「メールの最後に名前と連絡先を入れたいけど、毎回手入力するのは面倒」
「他社からのメールを見ると、おしゃれな署名が入っていて羨ましい」

ビジネスメールにおいて、「署名（シグネチャ）」はあなたの名刺代わりです。
会社名、部署、氏名、連絡先……これらが正しく、かつ見やすく記載されているだけで、相手に与える信頼感は大きく変わります。

Gmailでは、PCとスマホそれぞれに自動で署名を挿入する設定が可能です。

今回は、コピペして使える「署名のデザインテンプレート」と、シチュエーションによって署名を使い分けるテクニックを紹介します。

目次

1. 署名を設定する手順（PC・スマホ）

【PC版】

  1. 設定（歯車）→「すべての設定を表示」。
  2. 「全般」タブの下の方にある「署名」セクションへ。
  3. 「＋新規作成」をクリックし、名前（例：社外用）を付ける。
  4. エディタに署名を入力し、下部の「デフォルトの署名」で今作った署名を選択。
  5. 最下部の「変更を保存」をクリック。

【スマホアプリ版】

  1. メニュー（三本線）→「設定」→アカウントを選択。
  2. 「モバイル署名」をタップ。
  3. 署名を入力して保存。

※注意：スマホ版はPC版の署名とは同期されません。別途設定が必要です。

2. 【コピペOK】シンプルで好印象！基本のビジネス署名テンプレート

どんな相手にも失礼にならない、王道のデザインです。

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株式会社〇〇
営業部　〇〇 太郎（Yamada Taro）

〒100-0000
東京都千代田区〇〇1-2-3 〇〇ビル5F
TEL：03-1234-5678 / FAX：03-1234-5679
Mobile：090-0000-0000
Email：taro.yamada@example.com
URL：https://www.example.com
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  • ✅ ポイント：
  • 罫線（—や===）で区切って視認性を高める。
  • ふりがな（ローマ字）を入れると親切。

3. 【コピペOK】アピール力抜群！お知らせ・PR付き署名テンプレート

キャンペーン情報や夏季休業のお知らせなどを入れたい場合に有効です。

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株式会社〇〇　カスタマーサポート部
〇〇 花子

〒100-0000 東京都〇〇区...
Email: ...
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  • ✅ ポイント：
  • PR部分は一番上に持ってくるか、一番下に入れるか統一する。
  • URLは短縮URLを使わず、クリックしたくなる文言を添える。

4. 【コピペOK】英語メール対応！グローバル署名テンプレート

海外とのやり取りが多い方向けです。

Best regards,

Taro Yamada
Sales Manager
〇〇 Inc.

Address: 1-2-3, Otemachi, Chiyoda-ku, Tokyo, Japan
Phone: +81-3-1234-5678
Email: taro.yamada@example.com
Website: https://www.example.com/en
--------------------------------------------------
  • ✅ ポイント：
  • 電話番号には国番号（+81）を必ずつける。
  • 住所は英語表記の順序（番地→市区町村→都道府県→国）にする。

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5. 複数の署名を使い分ける「マルチ署名」テクニック

Gmailでは、署名を複数作成して保存できます。

  • 「社外用」： 住所や電話番号までしっかり書く。
  • 「社内用」： 部署名と内線番号だけのシンプル版。
  • 「英語用」： 海外のクライアント向け。

使い分け方：
メール作成画面の下部にある「ペン（署名を挿入）」アイコンをクリックすると、登録した署名リストが出てくるので、ワンクリックで切り替えられます。

6. 画像やロゴを入れる際の注意点

会社のロゴ画像を署名に入れたい場合、Gmailの設定画面から画像を挿入できます。
ただし、以下の点に注意してください。

⚠️ 容量に注意

画像が重いとメール全体の容量を圧迫します。小さくリサイズしましょう。

⚠️ 表示崩れに注意

相手のメールソフトによっては画像が表示されず「×」になることがあります。画像なしでも情報が伝わるようにテキストも併記するのが鉄則です。

まとめ：たかが署名、されど署名

署名は、メールの最後を締めくくる大切な要素です。
誤字脱字があったり、情報が古かったりすると、それだけで「細かいところに気が回らない人」と思われてしまいます。

一度テンプレートを設定してしまえば、あとは自動で挿入されます。
この機会に、あなたの「デジタル名刺」である署名を、プロフェッショナルなデザインにアップデートしましょう。