請求書発行から入金消込まで。freee会計で請求業務を"まるごと"自動化するテクニック

freee会計を導入することで、見積書作成から納品書、そして請求書発行までの一連のプロセスをスムーズに、かつ自動的に連携させることが可能になります。これにより、手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、業務時間を大幅に短縮できます。

1.1 見積・納品から請求書作成まで一気通貫

freee会計の帳票発行機能は、クラウド会計ソフトならではの優れた利便性を備えています。見積書、納品書、請求書、領収書といった主要な書類をfreeeの画面上で簡単に作成し、管理することができます。

書類作成のプロセスは非常に直感的です。各帳票メニューから「新規作成」を選択し、取引先や明細などの必要項目を入力するだけで作成が完了します。入力必須項目は「日付・勘定科目・金額」の3つと非常にシンプルであり、会計の専門知識がない担当者でも迷うことなく作業を進められます。請求内容や金額は「通常行」や「テキスト行」を使って入力でき、「数量」と「単価」を入力すれば「金額」が自動で計算されるため、計算ミスを防ぎます。さらに、明細行が複数にわたる場合でも、勘定科目や品目などを一括で入力できる機能が備わっており、入力の手間をさらに削減することが可能です。

作成した見積書は納品書や請求書に、また納品書は請求書に、それぞれ簡単に変換できる機能もfreee会計の大きな特長です。この機能により、同じ情報を複数の書類に何度も入力する手間が省け、転記ミスを防ぎます。この「入力は一度だけ」というコンセプトは、単にタイピング時間を節約するだけでなく、異なるシステム間で同じ情報を形を変えて入力する「転記作業」を根本的に排除します。これにより、作業の待ち時間やデータ間の整合性を確認する時間が不要となり、経理業務全体の速度と正確性が飛躍的に向上します。小規模事業者にとって、これは管理業務のオーバーヘッドを削減し、事業の核となる活動に集中できる貴重な時間を生み出すことに直結します。また、データの一貫性が保たれることで、関連する会計処理や法改正への対応もスムーズになり、正確な財務状況の把握に貢献します。

書類の見た目もプロフェッショナルに仕上げることが可能です。自社情報や振込先の設定はもちろん、社印やロゴを帳票に設定することもできます。特に、ロゴや社印は背景透過のPNG形式で準備すれば、会社名や住所などの文字情報の上に重ねて配置することも可能であり、貴社独自のブランディングを反映した請求書を簡単に作成・発行できます。消費税の表示方法や計算方法も詳細に設定でき、2023年10月に開始されたインボイス制度にも対応した適格請求書を簡単に作成・発行できるため、法令遵守の面でも安心です。

1.2 定期請求書機能でルーティン業務を効率化

毎月発生する顧問料やサービス利用料など、定期的な請求業務はfreee会計の「定期請求書」機能を利用することで大幅に効率化できます。

この機能では、あらかじめ設定した周期（例：毎月、四半期ごと）で、自動的に請求書が「下書き」として作成されます。この「下書き」ステータスは、一見すると完全な自動化ではないように思えるかもしれません。しかし、これはfreee会計が提供する重要なコントロールポイントです。作成された請求書は、最終的な内容確認を行った後、手動で「発行（取引登録）」し、取引先へメール送信する操作が必要です。この手動での発行プロセスを挟むことで、自動化の恩恵を受けつつも、サービス提供の最終確認や金額の微調整、顧客固有の要件への対応など、最終的な承認プロセスを確実に実施できます。特に小規模な同族会社においては、顧客との信頼関係が重要であり、誤った請求書が自動で送付されるリスクを回避できることは、顧客関係を維持する上で非常に価値があります。

定期請求書の設定は非常に柔軟です。請求日、発行月、発行日、売上計上日、期日などを細かく設定できるため、多様な請求サイクルに対応できます。さらに、請求内容の明細行や備考欄には「${m}（請求月）」のような変数を活用でき、毎月変わる請求月を自動で反映させることが可能です。これにより、請求書作成時の入力の手間をさらに削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減します。また、定期請求書が作成されると、請求書作成権限を持つメンバーにメールで通知されるため、発行忘れを防ぎ、業務の抜け漏れを防止することができます。この機能は、自動化による効率性と、人間による最終確認という重要なバランスを提供し、日々の請求業務の確実性を高めます。

請求書の発行だけでなく、その後の入金確認と消込作業もfreee会計で劇的に効率化できます。銀行口座との連携や自動登録ルールを活用することで、手作業による確認作業を最小限に抑え、入金漏れや消込ミスを防ぎます。

2.1 銀行口座連携で入金明細を自動取得

freee会計の「自動で経理」機能の核となるのが、銀行口座やクレジットカードとの自動連携です。この連携機能は、日々の経理業務を大幅に簡素化します。

freee会計は、インターネットバンキングのログインIDやパスワードをfreee側に保存することなく、明細データを取得できるAPI連携方式に対応しています。このAPI連携は、セキュリティが強化され、より安定的に明細データを取得できるという大きな利点があります。API連携には、銀行の「残高照会」と「入出金明細照会」の2つの権限が必要となりますが、これにより安全かつ正確なデータ取得が保証されます。

銀行API連携の「安定性」は、単なる技術的な特徴に留まらず、経営上の大きな安心感をもたらします。特に小規模事業者や同族会社にとって、機密性の高い財務データが安全かつ確実に処理されることは、経営者の精神的な負担を大きく軽減します。ログイン情報の漏洩リスクを心配することなく、信頼性の高いデータ連携が実現されることで、日々の「自動で経理」のフローが中断されることなく、リアルタイムの財務状況が常に正確に保たれます。これにより、急な経営判断が必要な際にも、最新の正確なデータに基づいて迅速な意思決定が可能になります。また、経理の専門知識がない担当者でも、システムが自動で取得した信頼性の高い明細データに基づいて作業を進められるため、データ入力の正確性が向上し、安心して業務に取り組むことができます。この強固な基盤は、事業規模が拡大してもデータ整合性を損なうことなく、経理業務を円滑に運用していくための重要な要素となります。

銀行口座をfreee会計に「同期」設定することで、インターネットバンキングから取引明細が自動的に取り込まれます。取り込まれた明細は「自動で経理」機能で表示され、日付、金額、利用内容（摘要）などの情報をもとに、会計処理を効率的に進めることができます。これにより、手動での入力ミスや抜け漏れが起こりにくくなるため、経理初心者にも推奨される機能です。

2.2 「自動で経理」と消込ルールで手間を削減

取り込まれた銀行明細と未決済取引の消込作業も、freee会計の「自動で経理」機能と「自動登録ルール」を活用することで大幅に自動化できます。

「自動で経理」画面では、入金明細に対してfreeeが未決済の売掛金を自動的に推測し、候補として表示します。推測内容が正しければ、ワンクリックで消込が完了するため、手動での照合作業が格段に減ります。

振込手数料が差し引かれて入金された場合など、入金額と請求額に差額が生じることはよくあります。freee会計では、この差額を自動で処理するための「自動登録ルール」を設定できます。例えば、「〇〇株式会社からの入金で550円の差額がある場合は、それを『支払手数料』として自動で計上する」といった具体的なルールを設定可能です。これにより、手動での調整作業が不要になり、消込作業の精度と速度が向上します。さらに、過小入金（例：売上割戻し高）や過大入金など、複雑な差額処理にも対応できるプランも提供されています。

また、複数の請求分がまとめて入金された場合や、総合振込を行った場合でも、freee会計は該当する複数の未決済取引をまとめて選択し、一括で消込処理を行うことができます。これにより、大量の取引がある場合の消込作業も効率的に行えます。freee会計の法人アドバンスプラン以上では、単一の入金明細に対して複数の未決済取引を自動で推測する機能も備わっており、さらに高度な自動化が可能です。

freee会計を導入し、請求業務を「まるごと」自動化することで、小規模事業者は計り知れないメリットを享受できます。これは単なる業務効率化にとどまらず、経営そのものに大きな変革をもたらします。

3.1 劇的な時間削減と人的ミスの防止

手作業による請求書作成や入金消込は、多くの時間と労力を要し、人的ミスも発生しやすいものです。freee会計は、これらの課題を根本から解決します。

見積書から請求書への変換機能、銀行明細の自動取り込み、未決済取引の自動推測と消込ルールにより、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業が大幅に削減されます。これにより、入力漏れや計算ミス、転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えることができます。

3.2 リアルタイムな経営状況の可視化

freee会計は、入力された取引データを基に、常に最新の会社の財務状況をダッシュボードで「見える化」します。

銀行口座やクレジットカードの明細が自動で取り込まれ、入金・出金がリアルタイムで反映されるため、現在のキャッシュフロー状況をいつでも正確に把握できます。これにより、「今、会社にどれくらいのキャッシュがあるのか？」「今月の売上目標達成度は？」「どの部門の経費が多いのか？」といった経営上の重要な疑問が、いつでもどこでもクリアになります。

3.3 法改正（インボイス制度・電子帳簿保存法）への対応も安心

2023年10月に施行されたインボイス制度や、2024年1月から本格義務化された電子帳簿保存法は、全ての事業者に影響を与える重要な法改正です。freee会計はこれらの要件に「完全対応」しており、法令遵守を強力にサポートします。

インボイス制度への対応:

freee会計では、インボイス制度に対応した適格請求書を簡単に作成・発行できます。消費税（内税・外税）や源泉税も自動計算されるため、入力漏れや計算ミスを防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できます。適格請求書発行事業者は、交付した適格請求書の「控え」を7年間保存する義務がありますが、freee会計で作成した請求書は電子保存されるため、この保存義務にも自然に対応できます。また、受け取った適格請求書についても、freee会計のファイルボックス機能でインボイス情報を登録し、管理することが可能です。取引を登録する際、選択した勘定科目に応じて自動で税区分が選択され、インボイス制度導入後の計算方式にも対応しているため、税務処理の正確性が保たれます。

電子帳簿保存法への対応:

freee会計は、電子帳簿保存法の「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの主要な改正点全てに、全プランで対応しています。2024年1月以降、電子データで授受した請求書や領収書などの取引情報は、電子データのまま保存することが義務付けられました。freee会計にアップロードするだけで、要件を満たした状態で自動保存されるため、紙でプリントアウトする必要がなくなります。

電子帳簿保存法には、「真実性の確保」と「可視性の確保」という二つの重要な要件があります。真実性の確保とは、保存したデータが削除・改ざんされていないことを保証する要件であり、freee会計は訂正や削除の履歴が残るシステムであるため、この要件を満たします。可視性の確保とは、保存したデータを検索・表示できるようにする要件であり、freee会計は、取引年月日、取引先、取引金額の3項目での検索や、複数の項目を組み合わせた検索に対応しており、税務調査時にもスムーズな対応が可能です。

freee会計 請求・入金業務 効率化メリット一覧

freee会計 請求・入金業務関連機能と自動化ポイント

freee会計の導入は、貴社の請求業務を劇的に変革し、経営を次のステージへと引き上げる大きな一歩です。しかし、会計ソフトの選定から導入、日々の運用、そして法改正への対応まで、専門的な知識やノウハウが必要となる場面も少なくありません。

私たち「はてなベース税理士事務所」は、「IT×会計」の専門家として、freee会計の導入・運用を強力にサポートし、貴社のバックオフィス業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進します。

freee会計の導入支援から運用サポート、その後の税務顧問までを一貫して提供し、貴社の状況に合わせた最適な経理フローの構築をサポートします。freee会計の操作方法はもちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法への具体的な対応、そして貴社に最適な経理フローの構築まで、あらゆる疑問や課題にきめ細やかに対応いたします。

さらに、freee会計とCRMツール「kintone」の連携に特化し、顧客情報や案件の状況、経費精算などを一元管理し、営業部門と経理部門間の情報連携をスムーズにします。これにより、二重入力の撲滅や業務効率の大幅な向上を実現します。また、「Hatena,BI.」という独自のBIツールサービスも提供しており、freee会計の仕訳データを活用し、取引先別売上高推移やキャッシュフローの推移など、経営者が今ほしい情報をリアルタイムでレポートとして出力し、経営判断の精度を高める支援も行っています。

freee会計の導入を検討している、あるいは現在の運用を最適化したいとお考えの小規模事業者の皆様は、ぜひ「はてなベース税理士事務所」にご相談ください。貴社の「はてな」を解決し、事業成長を力強くサポートいたします。