電子帳簿保存法のスキャナ保存要件は、2024年1月から更なる要件緩和が行われましたが、多くの企業では、以下のような問題が発生しています。

法対応の複雑さと業務負担の増加

従来の紙帳簿の保存では、以下のようなプロセスが必要でした。

1. 書類の受け取り: 取引先から書類を受け取る
2. 書類の保管: 書類を紙で保管する
3. 書類の検索: 必要に応じて書類を検索する

しかし、スキャナ保存要件では、以下のような追加要件が発生します。

• タイムスタンプの付与: スキャナ保存データにタイムスタンプを付与する
• 解像度の確保: スキャナ保存データの解像度を確保する
• 検索機能の実装: スキャナ保存データを検索できる機能を実装する
• データの整合性確保: スキャナ保存データの整合性を確保する

この追加要件により、以下のような問題が発生しています。

• 業務負担の増加: 手動での対応により、業務負担が増加する
• ミスの発生: 手動での対応により、ミスが発生しやすい
• コストの増加: 対応に伴うコストが増加する

現場の声: 「電子帳簿保存法のスキャナ保存要件への対応が必要だけど、どうすればいいか分からない。法対応は必須だけど、業務効率が落ちてしまうのではないか。このままでは、経理業務がさらに大変になってしまう」

スキャナ保存要件対応の重要性

スキャナ保存要件への対応は、法的に必須となっています。スキャナ保存要件への対応ができない場合、以下のようなリスクが発生します。

• 税務調査での指摘: 税務調査で指摘され、追加納税が必要になる可能性
• 保管方法の不備: スキャナ保存データの保管方法が不備の場合、税務上の問題が発生する可能性
• 検索機能の不備: 検索機能が不備の場合、税務上の問題が発生する可能性

しかし、適切に対応することで、以下のような効果が期待できます。

• 法対応の確実性: スキャナ保存要件を確実に満たし、法対応を確実にする
• 業務効率の向上: 電子化により、業務効率を向上させる
• コストの削減: 電子化により、コストを削減できる

スキャナ保存要件への対応と業務効率化を両立するためには、kintoneとfreeeを連携させる必要があります。以下の表に、kintoneとfreeeの連携による効果をまとめます。

kintoneとfreeeを連携させることで、以下のような効果が期待できます。

スキャナ保存データの自動管理

kintoneとfreeeを連携させることで、スキャナ保存データを自動管理できます。これにより、以下のような効果が期待できます。

• タイムスタンプの自動付与: kintoneでスキャナ保存データにタイムスタンプを自動付与
• データの自動連携: kintoneのスキャナ保存データをfreeeに自動連携
• 検索機能の自動化: スキャナ保存データを自動で検索できる機能を実装

データの一元管理

kintoneでスキャナ保存データを一元管理することで、以下のような効果が期待できます。

• データの一元管理: スキャナ保存データをkintoneで一元管理
• データの整合性確保: freeeとkintoneのデータが常に一致し、データの不整合が発生しない
• 更新の自動化: スキャナ保存データが更新された場合、自動でfreeeに反映

検索機能の実装

kintoneの検索機能を活用することで、スキャナ保存データを効率的に検索できます。これにより、以下のような効果が期待できます。

• 検索の容易さ: スキャナ保存データを効率的に検索できる
• 検索機能の自動化: 検索機能を自動化し、業務効率を向上させる
• 検索履歴の管理: 検索履歴をkintoneで一元管理

スキャナ保存要件への対応と業務効率化を両立するためには、以下の5つのプロセスを実行します。

【導入の全体像：5つのプロセス】

1. 受領
   └─ 取引先から書類を受け取る
   └─ 書類をスキャンしてデジタル化

2. 保存
   └─ スキャナ保存データにタイムスタンプを付与
   └─ kintoneでスキャナ保存データを保存

3. 連携
   └─ kintoneのスキャナ保存データを自動でfreeeに連携
   └─ データの整合性を確認

4. 検索
   └─ スキャナ保存データを検索
   └─ 検索結果を確認

5. 確認
   └─ スキャナ保存データの保存状況を確認
   └─ データの整合性を確認
   └─ 税務申告に活用

プロセス1：受領

取引先から書類を受け取り、書類をスキャンしてデジタル化します。このプロセスでは、以下のような作業を行います。

• 書類の受け取り: 取引先から書類を受け取る
• 書類のスキャン: 書類をスキャンしてデジタル化
• データの確認: スキャンしたデータを確認し、誤りがあれば修正

プロセス2：保存

スキャナ保存データにタイムスタンプを付与し、kintoneでスキャナ保存データを保存します。このプロセスでは、以下のような作業を行います。

• タイムスタンプの付与: スキャナ保存データにタイムスタンプを自動付与
• データの保存: kintoneでスキャナ保存データを保存
• データの確認: 保存したデータを確認し、誤りがあれば修正

プロセス3：連携

kintoneのスキャナ保存データを自動でfreeeに連携し、データの整合性を確認します。このプロセスでは、以下のような作業を行います。

• データの自動連携: kintoneのスキャナ保存データを自動でfreeeに連携
• データの整合性確認: データの整合性を確認し、不整合があれば通知
• エラーハンドリング: エラーが発生した場合は、自動で通知

プロセス4：検索

スキャナ保存データを検索し、検索結果を確認します。このプロセスでは、以下のような作業を行います。

• 検索の実行: スキャナ保存データを検索
• 検索結果の確認: 検索結果を確認し、必要なデータを取得
• 検索履歴の管理: 検索履歴をkintoneで一元管理

プロセス5：確認

スキャナ保存データの保存状況を確認し、データの整合性を確認します。このプロセスでは、以下のような作業を行います。

• 保存状況の確認: スキャナ保存データの保存状況を確認
• データの整合性確認: freeeとkintoneのデータの整合性を確認
• 税務申告への活用: スキャナ保存データを税務申告に活用

kintoneとfreeeを連携することで、以下のような効果が期待できます。

スキャナ保存データ管理時間の削減

従来の手動でのスキャナ保存データ管理では、1件あたり10分かかっていました。これを自動化することで、1件あたり2分（確認のみ）に削減できます。

計算根拠:
– 従来の管理時間: 1件あたり10分（スキャン5分、タイムスタンプ付与2分、保存2分、確認1分）
– 自動化後: 1件あたり2分（確認のみ）

企業規模別の試算:
– 従業員50名規模の企業: 月間200件の書類がある場合、管理時間が月33.3時間から月6.7時間に削減。時給3,000円として、月8万円、年間96万円のコスト削減。
– 従業員100名規模の企業: 月間400件の書類がある場合、管理時間が月66.7時間から月13.3時間に削減。経理担当者が2名必要になるため、効果は約2倍の年間192万円のコスト削減。

タイムスタンプ付与の自動化

タイムスタンプの付与を自動化することで、付与時間を100%削減できます。

計算根拠:
– 従来の付与時間: 1件あたり2分（手動でタイムスタンプを付与）
– 自動化後: 0分（自動付与）

企業規模別の試算:
– 従業員50名規模の企業: タイムスタンプ付与時間が月6.7時間から0時間に削減。時給3,000円として、月2万円、年間24万円のコスト削減。
– 従業員100名規模の企業: タイムスタンプ付与時間が月13.3時間から0時間に削減。経理担当者が2名必要になるため、効果は約2倍の年間48万円のコスト削減。

検索機能の自動化

検索機能を自動化することで、検索時間を80%削減できます。

計算根拠:
– 従来の検索時間: 1件あたり5分（手動で検索）
– 自動化後: 1件あたり1分（自動検索）

企業規模別の試算:
– 従業員50名規模の企業: 検索時間が月16.7時間から月3.3時間に削減。時給3,000円として、月4万円、年間48万円のコスト削減。
– 従業員100名規模の企業: 検索時間が月33.3時間から月6.7時間に削減。経理担当者が2名必要になるため、効果は約2倍の年間96万円のコスト削減。

総合的な効果の試算

上記の効果を組み合わせると、以下のような総合的な効果が期待できます。

従業員50名規模の企業の場合:
– スキャナ保存データ管理時間削減: 年間96万円
– タイムスタンプ付与の自動化: 年間24万円
– 検索機能の自動化: 年間48万円
– 合計: 年間約168万円の効果

従業員100名規模の企業の場合:
– スキャナ保存データ管理時間削減: 年間192万円
– タイムスタンプ付与の自動化: 年間48万円
– 検索機能の自動化: 年間96万円
– 合計: 年間約336万円の効果

実際の導入事例を参考に、導入のポイントを解説します。

成功事例1：IT企業（従業員50名規模）

企業概要:
– 業種: IT企業
– 従業員数: 50名
– 月間書類処理件数: 200件

導入前の課題:
– スキャナ保存データの管理に月33.3時間かかっていた
– タイムスタンプ付与に月6.7時間かかっていた
– 検索機能が手動で、検索に月16.7時間かかっていた

導入後の効果:
– スキャナ保存データ管理時間が月6.7時間に削減（80%削減）
– タイムスタンプ付与時間が0時間になった（100%削減）
– 検索時間が月3.3時間に削減（80%削減）

導入期間: 1.5ヶ月（要件定義1週間、設定2週間、テスト運用1週間、本番運用開始）

導入時の工夫やポイント:
– まず、1つの部門でテスト運用を開始
– テスト運用で問題がなかったため、全社に展開
– タイムスタンプ付与をkintoneで自動化し、データの整合性を確保

成功事例: あるIT企業では、kintoneとfreeeを連携した結果、スキャナ保存データ管理時間が月33.3時間から月6.7時間に削減。タイムスタンプ付与時間が月6.7時間から0時間に削減。検索時間が月16.7時間から月3.3時間に削減。年間約168万円の効果を実現しました。

成功事例2：コンサルティング企業（従業員30名規模）

企業概要:
– 業種: コンサルティング企業
– 従業員数: 30名
– 月間書類処理件数: 120件

導入前の課題:
– スキャナ保存データの管理に月20時間かかっていた
– タイムスタンプ付与に月4時間かかっていた
– 検索機能が手動で、検索に月10時間かかっていた

導入後の効果:
– スキャナ保存データ管理時間が月4時間に削減（80%削減）
– タイムスタンプ付与時間が0時間になった（100%削減）
– 検索時間が月2時間に削減（80%削減）

導入期間: 1ヶ月（要件定義1週間、設定1.5週間、テスト運用0.5週間、本番運用開始）

導入時の工夫やポイント:
– 小規模な企業だったため、シンプルな実装で対応
– タイムスタンプ付与をkintoneで自動化し、データの整合性を確保
– 運用マニュアルを作成し、担当者に教育

成功事例: あるコンサルティング企業では、kintoneとfreeeを連携した結果、スキャナ保存データ管理時間が月20時間から月4時間に削減。タイムスタンプ付与時間が月4時間から0時間に削減。検索時間が月10時間から月2時間に削減。年間約100.8万円の効果を実現しました。

失敗事例：製造業（従業員100名規模）

企業概要:
– 業種: 製造業
– 従業員数: 100名
– 月間書類処理件数: 400件

失敗の内容:
– 最初に全社で一括導入を試みたが、タイムスタンプ付与の設定が不十分で、データの不整合が発生した
– スキャナ保存データの管理設定が不適切で、エラーが多発した
– 従業員への説明が不十分で、利用が進まなかった

失敗の原因:
– タイムスタンプ付与の設定が不適切だった
– スキャナ保存データの管理設定が不適切だった
– 従業員への説明が不十分だった

対策と結果:
– タイムスタンプ付与の設定を見直し、kintoneで自動化するように変更
– スキャナ保存データの管理設定を見直し、適切に設定
– 従業員への説明を充実させ、メリットを明確に伝えた
– 対策後、全社で展開し、問題なく運用できている

失敗事例: ある製造業では、最初に全社で一括導入を試みましたが、タイムスタンプ付与の設定が不十分で、データの不整合が発生。原因は、タイムスタンプ付与の設定が不適切だったことです。対策として、タイムスタンプ付与をkintoneで自動化するように変更することで解決しました。

導入時に発生しがちな問題と、その解決方法を解説します。

課題1：タイムスタンプ付与の設定が不十分

問題: タイムスタンプ付与の設定が不十分で、データの不整合が発生する

原因: タイムスタンプ付与の設定が不適切

解決方法:
– タイムスタンプ付与をkintoneで自動化する
– タイムスタンプ付与の設定を見直し、適切に設定する
– データの整合性チェック処理を実装する

課題2：スキャナ保存データの管理設定が不適切

問題: スキャナ保存データの管理設定が不適切で、エラーが多発する

原因: スキャナ保存データの管理設定が不適切

解決方法:
– スキャナ保存データの管理設定を見直し、適切に設定する
– エラーハンドリングを実装し、エラー発生時に自動で通知する
– テスト運用を実施し、問題がないことを確認する

課題3：従業員の利用が進まない

問題: 従業員が新しいシステムを利用せず、従来の方法を続けている

原因: 従業員への説明が不十分で、メリットが理解されていない

解決方法:
– 従業員への説明を充実させ、メリットを明確に伝える
– 操作手順を簡素化し、使いやすくする
– サポートを充実させ、問題があればすぐに対応する

課題4：検索機能の設定が不適切

問題: 検索機能の設定が不適切で、検索が困難

原因: 検索機能の設定が不適切

解決方法:
– 検索機能の設定を見直し、適切に設定する
– 検索機能を自動化し、業務効率を向上させる
– 検索履歴をkintoneで一元管理する

課題5：税務申告への活用が不十分

問題: スキャナ保存データを税務申告に活用できていない

原因: スキャナ保存データを税務申告に活用する方法が分からない

解決方法:
– スキャナ保存データをfreeeで集計し、税務申告に活用する
– 税務申告用のレポート機能を実装する
– 税理士との連携を強化し、データを共有する

導入後の運用で注意すべきポイントを解説します。

定期的なメンテナンス

システムの安定性を確保するため、定期的なメンテナンスを実施します。

メンテナンス項目:
– エラーログの確認
– データの整合性チェック
– APIの動作確認
– パフォーマンスの確認

エラー発生時の対応

エラー発生時は、迅速に対応します。

対応手順:
1. エラーログを確認
2. エラーの原因を特定
3. エラーの修正
4. 動作確認
5. 再発防止策の検討

データのバックアップ

データのバックアップを定期的に実施します。

バックアップ項目:
– kintoneのデータ
– freeeのデータ
– スキャナ保存データ
– 連携スクリプト
– 設定ファイル

運用マニュアルの作成

運用マニュアルを作成し、担当者に教育します。

マニュアル項目:
– システムの概要
– 操作方法
– エラー発生時の対応方法
– メンテナンス方法

Q1：スキャナ保存要件への対応は必須ですか？

A: はい、スキャナ保存要件への対応は法的に必須となっています。スキャナ保存要件への対応ができない場合、税務調査で指摘され、追加納税が必要になる可能性があります。

Q2：kintoneとfreeeを連携するには、どのくらいの期間が必要ですか？

A: 企業規模や要件によって異なりますが、一般的には1〜2ヶ月程度です。要件定義1週間、設計2〜3週間、テスト運用1〜2週間、本番運用開始という流れが一般的です。

Q3：タイムスタンプの付与はどのように行えばよいですか？

A: タイムスタンプ付与をkintoneで自動化することをおすすめします。kintoneで自動化することで、データの整合性を確保できます。

Q4：スキャナ保存データの検索はどのように行えばよいですか？

A: kintoneの検索機能を活用することをおすすめします。検索機能を自動化することで、業務効率を向上させることができます。

Q5：導入費用はどのくらいかかりますか？

A: 要件によって異なりますが、最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1つの部門から始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。

Q6：非エンジニアでも運用できますか？

A: はい、非エンジニアでも運用できます。運用マニュアルを作成し、担当者に教育することで、誰でも運用できるようになります。また、エラーハンドリングを充実させることで、エラー発生時も自動で対応できるようになります。

Q7：税務申告への活用はどのように行えばよいですか？

A: スキャナ保存データをfreeeで集計し、税務申告に活用することをおすすめします。税務申告用のレポート機能を実装することで、税務申告を効率化できます。