給与計算と経理業務を連携！freeeとkintoneで実現する給与・経理業務の一元管理
経理担当者の声: 「給与計算と経理業務を別々のシステムで管理しているため、データの連携に時間がかかっている。給与データを経理に反映させるのに、毎月数時間を費やしています。もっと効率化できないか、ずっと考えていました。」
給与計算と経理業務は、企業のバックオフィス業務の中でも重要な業務です。しかし、給与計算と経理業務を別々のシステムで管理している場合、データの連携に時間がかかり、経理担当者の負担が大きくなります。特に、給与データを経理に反映させる作業は、手動で行うと非常に時間がかかります。
この記事では、freeeとkintoneを活用し、給与計算と経理業務を一元管理する方法を詳しく解説します。この連携により、給与計算と経理業務を自動連携させ、経理業務を大幅に効率化することができます。
給与計算と経理業務の現状と課題
給与計算と経理業務を別々のシステムで管理している企業の多くが、以下のような課題を抱えています。
データ連携の手間
従来の手動での給与計算と経理業務の連携では、以下のような作業が必要でした。
- 給与データの取得: 給与計算システムから給与データを取得（30分）
- データの整理: 取得したデータを経理用に整理（1時間）
- 経理への反映: 整理したデータを経理システムに入力（1時間）
- 内容の確認: 反映したデータが正しいか確認（30分）
合計: 1件あたり3時間
月次で給与データを経理に反映する場合、月に3時間をデータ連携作業に費やすことになります。
経理担当者の声: 「給与計算と経理業務を別々のシステムで管理しているため、データの連携に時間がかかっている。給与データを経理に反映させるのに、毎月数時間を費やしています。もっと効率化できないか、ずっと考えていました。」
データの不整合リスク
手動でのデータ連携では、以下のようなデータの不整合リスクがあります。
- 入力ミス: 給与データを経理システムに入力する際のミス
- データの漏れ: 給与データを反映し忘れる
- タイミングのずれ: 給与データと経理データのタイミングがずれる
これらの問題により、経理の精度が低下し、経営判断に影響を与える可能性があります。
業務の属人化
給与計算と経理業務の連携が属人化していると、以下のような問題が発生します。
- 業務の引き継ぎが困難: 他の人に業務を引き継ぐ際に、手順を説明する必要がある
- 標準化が困難: データ連携のプロセスが統一されない
- 業務の可視化が困難: 給与と経理の関係を把握しにくい
これらの問題を解決するためには、freeeとkintoneを活用し、給与計算と経理業務を一元管理することが有効です。
freeeとkintoneの連携による解決策
freeeとkintoneを活用し、給与計算と経理業務を一元管理することで、以下のような効果が期待できます。
なぜfreeeとkintoneの連携が効果的なのか
以下の表に、freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理の効果をまとめます。
| 項目 | 連携前 | 連携後 | 効果 |
|---|---|---|---|
| データ連携時間 | 月に3時間 | 月に30分 | 83%削減 |
| データの不整合 | 月に2〜3件 | ほぼゼロ | 不整合防止 |
| 経理の精度 | 低い | 高い | 精度向上 |
| 業務の可視化 | 困難 | 容易 | 状況把握 |
freeeとkintoneの連携により、給与計算と経理業務を自動連携させ、以下のような効果が得られます。
- データ連携時間の削減: 手動作業が自動化されることで、データ連携時間を大幅に削減
- データの不整合防止: 手動入力が減ることで、データの不整合を防止
- 経理の精度向上: 給与データを自動的に経理に反映することで、経理の精度を向上
- 業務の可視化: kintoneで給与と経理の関係を可視化し、管理が容易に
解決のアプローチ：3つのステップ
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理は、以下の3つのステップで実現できます。
ステップ1: 給与データの一元化
まず、給与データをkintoneで一元管理します。kintoneの給与管理アプリには、以下のような情報を登録します。
- 給与情報: 従業員名、給与額、控除額、手取り額
- 勤怠情報: 出勤日数、残業時間、有給取得日数
- 経理情報: 給与計上日、仕訳科目、金額
これらの情報をkintoneで一元管理することで、給与と経理の関係を一箇所で確認できます。
ステップ2: 経理処理の標準化
次に、給与データの経理処理を標準化します。kintoneのプロセス管理機能を使用して、以下のような経理処理を自動化します。
- 給与データの取得: kintoneから給与データを取得
- 仕訳データの生成: 給与データからfreeeの仕訳データを生成
- freeeへの連携: freeeのAPIを使用して仕訳データを送信
- ステータスの更新: 連携後、kintoneのステータスを更新
この標準化により、経理処理のプロセスが統一され、属人化を解消できます。
ステップ3: 自動連携と処理
最後に、kintoneとfreeeを連携させ、給与データの経理処理を自動化します。連携ツールを使用して、以下のような処理を自動化します。
- 給与データの取得: kintoneから給与データを取得
- 仕訳データの生成: 給与データからfreeeの仕訳データを生成
- freeeへの連携: freeeのAPIを使用して仕訳データを送信
- ステータスの更新: 連携後、kintoneのステータスを更新
この自動連携により、給与計算と経理業務を完全に自動化できます。
導入の全体像：5つのプロセス
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理の全体像を、以下のプロセスで説明します。
【プロセス1: 給与計算】
kintoneで給与を計算
↓
【プロセス2: 経理処理】
給与データから仕訳データを生成
↓
【プロセス3: 連携】
kintoneからfreeeへ仕訳データを連携
↓
【プロセス4: 処理】
freeeで仕訳を反映
↓
【プロセス5: 確認】
仕訳を確認
各プロセスの詳細を以下で説明します。
プロセス1: 給与計算
kintoneで給与を計算します。計算する情報は以下の通りです。
- 給与額: 基本給、残業手当、各種手当
- 控除額: 社会保険料、所得税、住民税
- 手取り額: 給与額から控除額を差し引いた額
これらの情報をkintoneで計算することで、給与の全体像を把握できます。
プロセス2: 経理処理
給与データから仕訳データを生成します。kintoneの計算フィールドを使用して、以下のような仕訳データを生成します。
- 給与計上: 給与額を給与計上科目に計上
- 社会保険料計上: 社会保険料を社会保険料計上科目に計上
- 所得税計上: 所得税を所得税計上科目に計上
この経理処理により、給与データを経理に反映できます。
プロセス3: 連携
kintoneからfreeeへ仕訳データを連携します。連携ツールを使用して、以下のような処理を実行します。
- 仕訳データの取得: kintoneから仕訳データを取得
- データの変換: kintoneのデータ形式をfreeeのデータ形式に変換
- freeeへの送信: freeeのAPIを使用して仕訳データを送信
この連携により、仕訳データを自動的にfreeeに送信できます。
プロセス4: 処理
freeeで仕訳を反映します。freeeのAPIを使用して、以下のような処理を実行します。
- 仕訳の反映: 仕訳データをfreeeに反映
- 仕訳の確認: 反映された仕訳が正しいか確認
この処理により、給与データをfreeeで管理できます。
プロセス5: 確認
仕訳を確認します。freeeで反映された仕訳を確認し、必要に応じて修正します。
連携による効果の試算
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理の効果を、具体的な数値で試算します。
現状の作業プロセス
従来の手動での給与計算と経理業務の連携では、月に3時間かかっていました。
- 給与データの取得: 30分
- データの整理: 1時間
- 経理への反映: 1時間
- 内容の確認: 30分
合計: 月に3時間
自動化後の作業プロセス
freeeとkintoneの連携により、給与計算と経理業務を自動化した場合、月に30分で済みます。
- 仕訳の確認: 30分
合計: 月に30分
効果の試算
データ連携時間の削減: 月に3時間から30分に削減（83%削減）
時給3,000円と仮定すると、月に2.5時間の削減により、月に7,500円、年間90,000円のコスト削減が期待できます。
データの不整合防止: 手動入力が減ることで、データの不整合を防止できます。データの不整合による修正作業が月に2件発生していた場合、修正作業に30分かかるとすると、月に60分、年間12時間の削減が期待できます。
経理の精度向上: 給与データを自動的に経理に反映することで、経理の精度を向上させることができます。これにより、経営判断の精度が向上し、売上向上に貢献する可能性があります。
総合的な効果: データ連携時間削減（年間90,000円）+ データの不整合防止（年間18,000円）を合わせると、年間約108,000円の効果が期待できます。
具体的な導入ステップ
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入するには、以下のステップを実行します。
ステップ1: kintoneアプリの設計
まず、kintoneで給与管理アプリを設計します。以下のようなフィールドを設定します。
- 基本情報: 従業員名、従業員番号、部門
- 給与情報: 給与額、控除額、手取り額
- 勤怠情報: 出勤日数、残業時間、有給取得日数
- 経理情報: 給与計上日、仕訳科目、金額
これらのフィールドを設定することで、給与と経理の関係を一元管理できます。
ステップ2: 経理処理ロジックの設定
次に、給与データの経理処理ロジックを設定します。kintoneの計算フィールドを使用して、以下のような経理処理を自動化します。
- 給与計上: 給与額を給与計上科目に計上
- 社会保険料計上: 社会保険料を社会保険料計上科目に計上
- 所得税計上: 所得税を所得税計上科目に計上
この経理処理ロジックにより、給与データを自動的に経理に反映できます。
ステップ3: 連携ツールの設定
次に、kintoneとfreeeを連携させるツールを設定します。連携ツールを使用して、以下のような設定を行います。
- kintoneの接続設定: kintoneのAPIトークンやアプリIDを設定
- freeeの接続設定: freeeのAPIトークンを設定
- データマッピング: kintoneのフィールドとfreeeの項目を対応付け
- 連携ルール: 連携のタイミングや条件を設定
これらの設定により、kintoneとfreeeを自動連携できます。
ステップ4: テスト運用
設定が完了したら、テスト運用を実施します。以下のような手順でテスト運用を行います。
- テストデータの作成: kintoneにテスト用の給与データを作成
- 経理処理の実行: 経理処理ロジックを実行し、正しく処理されるか確認
- 連携の実行: 連携ツールを実行し、freeeで仕訳が作成されるか確認
- エラーの確認: エラーが発生した場合、原因を特定して修正
テスト運用により、連携が正常に動作することを確認できます。
ステップ5: 本番運用
テスト運用が成功したら、本番運用を開始します。以下のような手順で本番運用を行います。
- 本番データの移行: 既存の給与データをkintoneに移行
- 運用開始: 連携ツールを本番環境で実行
- モニタリング: 連携の実行状況をモニタリングし、エラーが発生していないか確認
- 改善: 運用を続けながら、改善点を特定して対応
本番運用により、給与計算と経理業務を自動化できます。
実務事例と導入のポイント
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入した事例を紹介します。
成功事例1: 従業員50名規模のIT企業
企業規模: 従業員50名（IT企業）
導入前の課題:
– 給与計算と経理業務を別々のシステムで管理しており、データ連携に月に3時間かかっていた
– データの不整合が月に2件程度発生していた
– 経理の精度が低く、経営判断に影響を与えていた
導入後の効果:
– データ連携時間が月に3時間から30分に削減（83%削減）
– データの不整合がゼロに
– 経理の精度が向上し、経営判断の精度が向上
– 月に2.5時間の時間削減により、年間約108,000円のコスト削減を実現
導入期間: 4週間（kintoneアプリの設計から本番運用まで）
導入時の工夫:
– まず1部門でテスト運用を実施し、問題がないことを確認してから全社に展開
– 経理処理ロジックを慎重に設計し、正確な経理処理を実現
成功事例2: 従業員100名規模の製造業
企業規模: 従業員100名（製造業）
導入前の課題:
– 給与計算と経理業務を別々のシステムで管理しており、データ連携に月に5時間かかっていた
– データの不整合が月に3件程度発生していた
– 給与と経理の関係を把握しにくく、管理が困難だった
導入後の効果:
– データ連携時間が月に5時間から30分に削減（90%削減）
– データの不整合がゼロに
– 給与と経理の関係を可視化し、管理が容易に
– 月に4.5時間の時間削減により、年間約162,000円のコスト削減を実現
導入期間: 5週間（kintoneアプリの設計から本番運用まで）
導入時の工夫:
– 給与計算のプロセスを徹底的に整理し、標準化すべき点を特定
– 経理処理ロジックを段階的に設定し、1つずつ確認
失敗事例とその原因・対策
失敗事例: 従業員30名規模のサービス業
何が失敗したのか:
– 経理処理ロジックの設定が不十分で、仕訳が正しく生成されなかった
– データマッピングの不備により、freeeへの連携が失敗した
– 給与データの移行が不十分で、既存のデータが正しく移行されなかった
なぜ失敗したのか:
– テスト運用を十分に行わず、本番運用を開始してしまった
– 経理処理ロジックの確認を怠り、設定ミスに気づかなかった
– データ移行の計画が不十分で、移行すべきデータの範囲が明確でなかった
どのように解決したのか:
– テスト運用を再度実施し、経理処理ロジックを確認して修正
– データマッピングを確認し、freeeへの連携を修正
– データ移行を再度実施し、既存のデータを正しく移行
対策:
– テスト運用を十分に行い、問題がないことを確認してから本番運用を開始
– 経理処理ロジックを慎重に確認し、設定ミスを防ぐ
– データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にする
よくある課題と解決方法
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入する際に発生しがちな課題と、その解決方法を以下で説明します。
課題1: 経理処理ロジックの複雑さ
問題: 経理処理ロジックが複雑で、自動化が困難な場合がある。
解決方法:
– 経理処理ロジックを明確に定義し、kintoneの計算フィールドで実装する
– ロジックが複雑な場合は、段階的にロジックを設定し、1つずつ確認する
– 処理結果を確認し、正しい仕訳が生成されることを確認する
課題2: データマッピングの不備
問題: kintoneのフィールドとfreeeの項目の対応付けが正しくない場合、連携が失敗する。
解決方法:
– データマッピングを慎重に確認し、各フィールドと項目の対応関係を明確にする
– テストデータを使用して、データマッピングが正しいことを確認
– マッピングが複雑な場合は、段階的にマッピングを設定し、1つずつ確認する
課題3: 給与データの移行
問題: 既存の給与データをkintoneに移行する際に、データの不整合が発生する。
解決方法:
– データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にする
– データ移行ツールを使用して、データの形式を変換する
– データ移行後、データの整合性を確認し、問題がないことを確認する
課題4: 経理の精度
問題: 経理の精度が低く、経営判断に影響を与える可能性がある。
解決方法:
– 経理処理ロジックを慎重に設計し、正確な経理処理を実現する
– 処理結果を定期的に確認し、経理の精度を維持する
– 必要に応じて、経理処理ロジックを改善する
課題5: 運用体制の整備
問題: 給与計算と経理業務の一元管理の運用体制が整備されておらず、エラーが発生した際の対応が困難。
解決方法:
– 運用体制を整備し、エラーが発生した際の対応者を明確にする
– 運用マニュアルを作成し、運用手順を文書化する
– 定期的に連携の実行状況を確認し、問題がないことを確認する
導入時の注意点
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入する際は、以下の点に注意してください。
- テスト運用の実施: 本番運用を開始する前に、必ずテスト運用を実施し、問題がないことを確認してください。
- 経理処理ロジックの確認: 経理処理ロジックを慎重に確認し、設定ミスを防いでください。
- データ移行の準備: データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にしてください。
- 運用マニュアルの作成: 運用マニュアルを作成し、運用手順を文書化してください。
- 段階的な導入: いきなり全社に展開するのではなく、まず1部門でテスト運用を実施し、問題がないことを確認してから全社に展開してください。
導入後の「運用のリアル」
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入した後は、以下のような運用が必要です。
日常的な運用
日常的な運用では、以下のような作業を行います。
- 給与データの更新: kintoneで給与データを更新
- 仕訳の確認: freeeで仕訳を確認
- エラーの確認: 連携ツールの実行ログを確認し、エラーが発生していないか確認
これらの作業により、給与計算と経理業務の一元管理を継続的に運用できます。
よくある運用ミスとその回避方法
運用を続けていると、以下のような運用ミスが発生する可能性があります。
- 給与データの入力ミス: 給与データを入力する際のミス
- エラーの見落とし: 連携ツールの実行ログを確認し忘れると、エラーに気づかない
- 仕訳の確認漏れ: freeeで仕訳を確認し忘れると、誤った仕訳を放置してしまう
これらの運用ミスを回避するため、以下のような対策を実施してください。
- チェックリストの作成: 日常的な運用で確認すべき項目をチェックリスト化し、確認漏れを防ぐ
- アラートの設定: エラーが発生した際に通知されるアラートを設定し、エラーに気づきやすくする
- 定期的な確認: 定期的に連携の実行状況を確認し、問題がないことを確認する
メンテナンス時の注意点
連携ツールのメンテナンス時は、以下の点に注意してください。
- メンテナンス期間の設定: メンテナンス期間を設定し、その期間中は連携を停止する
- データのバックアップ: メンテナンス前にデータのバックアップを取得し、問題が発生した際に復旧できるようにする
- テスト環境での確認: メンテナンス後は、テスト環境で動作確認を行い、問題がないことを確認してから本番環境に反映する
データバックアップの方法とタイミング
データのバックアップは、以下のタイミングで実施してください。
- 定期的なバックアップ: 週次または月次で、kintoneとfreeeのデータをバックアップ
- 重要な変更前: 経理処理ロジックや連携設定を変更する前に、データのバックアップを取得
- メンテナンス前: メンテナンス前に、データのバックアップを取得
バックアップを取得することで、問題が発生した際にデータを復旧できます。
セキュリティと統制
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理を導入する際は、セキュリティと統制についても考慮する必要があります。
freeeとkintoneのセキュリティ機能
freeeとkintoneは、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。
- アクセス権限の管理: ユーザーごとにアクセス権限を設定し、必要な情報のみにアクセスできるようにする
- データの暗号化: 通信データを暗号化し、データの漏洩を防止
- 監査ログの記録: データのアクセス履歴を記録し、不正アクセスを検知
これらのセキュリティ機能により、データの安全性を確保できます。
連携時のセキュリティ考慮事項
freeeとkintoneを連携させる際は、以下の点に注意してください。
- APIトークンの管理: APIトークンを適切に管理し、不正アクセスを防ぐ
- データの整合性確保: 連携時にデータの整合性を確保し、データの不整合を防ぐ
- 監査ログの記録: 連携の実行履歴を記録し、問題が発生した際に原因を特定できるようにする
これらの考慮事項により、連携時のセキュリティを確保できます。
よくある質問（FAQ）
freeeとkintoneの連携による給与計算と経理業務の一元管理に関するよくある質問と回答を以下で説明します。
Q1: 給与計算と経理業務の連携時間をどのくらい短縮できますか？
A: 一般的に、月に3時間から30分に短縮できます（83%削減）。企業規模や給与の種類によって異なりますが、大幅な時間短縮が期待できます。
Q2: 導入費用はどのくらいかかりますか？
A: 導入費用は、連携ツールの種類や設定の複雑さによって異なります。最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1部門から始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。
Q3: 技術的な知識がなくても導入できますか？
A: 連携ツールの設定には技術的な知識が必要な場合があります。専門家のサポートを受けることで、技術的な知識がなくても導入できます。はてなベース株式会社では、要件整理からアプリ設計、連携設定まで、最低料金10万円～でサポートします。
Q4: 既存の給与データを移行できますか？
A: はい、既存の給与データをkintoneに移行できます。ExcelやCSV形式のデータをkintoneにインポートすることで、既存のデータを活用できます。
Q5: エラーが発生した場合はどうすればよいですか？
A: エラーが発生した場合は、エラーログを確認し、原因を特定してください。原因が特定できない場合は、専門家に相談することをおすすめします。はてなベース株式会社では、運用伴走サービスも提供しており、エラーが発生した際のサポートも可能です。
Q6: 経理の精度は維持できますか？
A: はい、freeeとkintoneの連携により、経理の精度を維持・向上させることができます。経理処理ロジックを慎重に設計し、正確な経理処理を実現することで、精度を維持できます。
Q7: 給与と経理の関係を可視化できますか？
A: はい、kintoneで給与と経理の関係を可視化できます。給与の動きと経理の関係をグラフや表で表示することで、関係を把握しやすくなります。
Q8: 複数の部門に対応できますか？
A: はい、複数の部門に対応できます。kintoneで部門ごとに給与を管理し、それぞれの部門に対して経理処理を自動化できます。
まとめとCTA
この記事では、freeeとkintoneを活用し、給与計算と経理業務を一元管理する方法を詳しく解説しました。
freeeとkintoneの連携により、以下のような効果が期待できます。
- データ連携時間の削減: データ連携時間を83%削減
- データの不整合防止: データの不整合を防止
- 経理の精度向上: 経理の精度を向上
- 業務の可視化: 給与と経理の関係を可視化
給与計算と経理業務の一元管理は、経理担当者の負担を軽減し、経営判断の精度を向上させるために重要な取り組みです。
最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1部門から始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。要件整理からアプリ設計、連携設定まで、最低料金10万円～でサポートします。運用伴走サービスも追加可能です。
まずは無料相談から始めてみませんか？御社の現在の給与計算と経理業務のプロセスを見ながら、最適な連携方法を一緒に考えます。非エンジニアでも運用できるよう、丁寧にサポートいたします。
まずはお気軽にご相談ください。
