段階的な導入ガイド！まずは経費精算から始めるペーパーレス入門
目次
「ペーパーレス化を進めたいが、どこから手を付ければいいかわからない」「いきなり全業務をデジタル化するのは現場の反発が怖い」
DX推進の掛け声とともにペーパーレス化に取り組む企業が増えていますが、一度にすべてを変えようとして失敗するケースが後を絶ちません。成功の鍵は、「小さく始めて、確実に効果を出すこと」にあります。
本記事では、ペーパーレス化の第一歩として最も推奨される「経費精算」に焦点を当て、kintoneとfreeeを活用した具体的な導入ステップと成功のポイントを解説します。
「全社一斉ペーパーレス」が失敗する理由
多くの企業が陥りがちなのが、稟議書、契約書、請求書など、あらゆる紙業務を同時にデジタル化しようとするパターンです。
- 現場の混乱: 操作方法を覚える負担が一気に増え、通常業務が滞る。
- システム連携の複雑化: 複数の業務フローが絡み合い、要件定義が長期化する。
- 費用対効果の曖昧さ: 投資額が大きくなりすぎ、効果測定が難しくなる。
なぜ「経費精算」が最初のステップに最適なのか？
ペーパーレス化の第一歩として「経費精算」をおすすめするのには、明確な理由があります。
- 全社員が関わる: 営業、事務、経営層まで全員が利用するため、DXの効果を社内全体で実感しやすい。
- スマホとの相性が良い: 「移動中にスマホで申請」というメリットがわかりやすく、現場の協力が得やすい。
- 法対応の必須項目: 電子帳簿保存法への対応が必要な分野であり、投資の正当性が高い。
kintone×freee連携で実現する「紙ゼロ」フロー
経費精算のペーパーレス化には、「入力・承認（kintone）」と「会計処理（freee）」を連携させる構成が最強です。
Before（従来の紙フロー）
領収書を台紙に糊付け → Excelで申請書作成 → 上長がハンコ承認 → 経理が会計ソフトへ手入力
After（kintone×freee連携）
スマホで領収書撮影（kintone） → 上長がスマホで承認 → 承認データがfreeeへ自動連携（仕訳作成）
| 工程 | kintoneの役割 | freeeの役割 |
|---|---|---|
| 申請 | スマホで領収書画像アップロード 交通費・経費の入力 |
– |
| 承認 | ワークフロー機能で承認 差し戻しやコメント機能 |
– |
| 経理処理 | 承認データの保管（電帳法対応） | 仕訳の自動登録 FBデータの作成（振込） |
具体的な導入ステップと削減効果
従業員50名規模の企業での導入シミュレーションです。
📉 導入効果の試算（月間）
- 申請者の作業時間：50時間 → 10時間（スマホ入力で隙間活用）
- 経理の入力時間：20時間 → 0時間（自動連携）
- 年間換算：約250万円相当の工数削減 + 領収書保管コストゼロ
導入の3ステップ
-
現状把握とルール見直し
「領収書の原本提出は必要か？（電帳法対応なら不要）」「承認ルートは適切か？」など、紙を前提としたルールを見直します。
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kintoneアプリ作成とテスト
「経費精算アプリ」を作成し、一部の部署（営業部など）で1ヶ月ほどテスト運用します。
-
全社展開とマニュアル化
テスト結果をもとにアプリを修正し、スマホでの撮影方法などをマニュアル化して全社に展開します。
運用のリアル：現場の抵抗をどう乗り越えるか
新しいシステムを入れると、必ず「前のやり方の方が良かった」という声が上がります。
- メリットを強調する: 「帰社してPCを開く必要がなくなる」「承認が早くなり振込が早まる」など、現場にとっての利益を伝えます。
- サポート体制を作る: 導入直後は質問専用のチャットグループを作るなど、手厚いフォローを行います。
- トップダウンで進める: 経営層から「これからはデジタルで行く」という強いメッセージを発信してもらいます。
よくある質問（FAQ）
Q. 領収書の原本は捨てていいのですか？
A. 電子帳簿保存法の要件を満たせば廃棄可能です。
ただし、スキャナ保存の要件（解像度、タイムスタンプ等）を満たす必要があります。kintoneやfreeeにはこれらの要件をクリアする機能や連携プラグインがあります。
Q. kintoneだけで会計処理までできませんか？
A. kintoneは会計ソフトではありません。
kintoneはあくまで「データベース」であり、複式簿記や決算書の作成機能はありません。餅は餅屋で、会計処理はfreeeなどの専用ソフトに任せるのが正解です。
まとめと定額支援のご案内
ペーパーレス化は一日にして成らず。まずは「経費精算」という身近な業務から成功体験を作り、徐々に他の業務へ広げていくのが王道です。
kintoneとfreeeの連携は、低コストで導入でき、効果が目に見えやすい最強の組み合わせです。
はてなベース株式会社では、ペーパーレス化の第一歩を踏み出す企業様を全力でサポートします。「自社の経費規定に合わせたアプリが作れるか？」「freeeとの連携設定だけ頼みたい」といったご相談も大歓迎です。
まずは無料相談で、現状の課題をお聞かせください。最適なステップをご提案いたします。
