「いつもお世話になっております。〇〇株式会社の……」
「請求書を添付いたします。ご確認のほど……」

毎日毎日、同じような挨拶、同じような断りメール、同じような日報メールを一から手入力していませんか？
辞書登録で短縮している人もいるかもしれませんが、件名や宛先まではカバーできません。

今回は、意外と知られていないテンプレート機能の設定方法と、ビジネスで使える活用事例を紹介します。

1. 「テンプレート機能」を使う準備（設定をONにする）

この機能は、デフォルトでは「オフ」になっていることが多い隠れ機能です。

1. Gmailの設定（歯車）→「すべての設定を表示」。
2. 「詳細」タブをクリック。
3. 「テンプレート」の項目を「有効にする」にチェック。
4. 最下部の「変更を保存」をクリック。

これで、メール作成画面にテンプレートメニューが出現します。

2. 【登録編】よく使うメールをテンプレートとして保存する手順

1. 「新規作成」画面を開き、保存したい件名と本文を入力します。
2. 右下の「︙（オプション）」をクリック。
3. 「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択。
4. わかりやすい名前（例：【定型】請求書送付）を付けて保存します。

注意：署名は自動で入るので、テンプレートには含めない方が無難です（二重署名になります）。

3. 【実践編】保存したテンプレートを呼び出して秒速送信

1. 「新規作成」または「返信」画面を開く。
2. 右下の「︙」→「テンプレート」をクリック。
3. 使いたいテンプレート名をクリック。

これだけで、件名と本文が一瞬で入力されます。あとは宛先を入れて送信ボタンを押すだけです。

4. ビジネスで使えるテンプレート活用事例3選

5. フィルタと組み合わせて「完全自動返信」を作る裏ワザ

テンプレート機能の真骨頂は、「フィルタ」との連携です。

1. フィルタ作成画面で、条件を指定（例：Subject 資料請求）。
2. 次の画面で「テンプレートを送信」にチェックを入れ、送りたいテンプレートを選択。
3. フィルタを作成。

6. Google Workspaceならテンプレートをチームで共有できる？

標準機能ではテンプレートは「個人」のものですが、Google Workspaceの拡張機能や、ドキュメントに文面をまとめて共有ドライブに置くことで、チーム全体で「勝ちパターン」の文面を統一できます。
新人が入っても、ベテランと同じ品質のメールが書けるようになります。

まとめ：ルーチンワークは徹底的に自動化せよ

「毎回手で打つ方が心がこもっている」というのは幻想です。
定型的な業務はテンプレートで瞬殺し、浮いた時間で、本当に心を込めるべき「トラブル対応」や「提案メール」に時間を使いましょう。