インボイス・DXの補助金活用ガイド｜kintone×freee連携で実現する業務効率化
目次
「インボイス制度への対応で、請求書の確認や入力作業が増えてしまった」「デジタル庁が推進するDXに乗じてシステムを導入したいが、コストが心配」
多くの企業が、法対応のために新たなツールを導入しています。しかし、ツール単体を入れただけでは「kintoneに入力して、またfreeeにも入力する」といった二重入力の手間が発生し、かえって現場が疲弊するケースが後を絶ちません。
本記事では、IT導入補助金などの公的支援制度を賢く活用しつつ、kintoneとfreeeを連携させて「入力業務そのものをなくす」ための具体的な手法を解説します。
インボイス制度で増えた業務負担と「隠れコスト」
デジタル庁主導で進むインボイス制度や電子帳簿保存法対応ですが、現場では以下のような「見えないコスト」が発生していませんか？
- 二重入力の負担: 案件管理（kintone）と会計ソフト（freee）の両方に同じ数字を入力している。
- 締め作業の遅延: インボイスの登録番号確認や税率チェックに追われ、月次決算が遅れる。
- 属人化のリスク: 「どのデータをいつ連携したか」が担当者しか分からず、引き継ぎができない。
これらを放置すると、単なる残業代の増加だけでなく、「請求漏れ」や「税務リスク」といった経営課題に直結します。
補助金を活用した解決策：kintone×freee連携の全体像
こうした課題を解決するために推奨されるのが、IT導入補助金等を活用して「kintone」と「freee」を自動連携させるアプローチです。
なぜこの組み合わせなのか？
それぞれの「得意分野」を繋ぐことで、最強の業務フローが完成します。
| システム | 得意な業務（役割） |
|---|---|
| kintone （フロント） |
「現場の入力・承認」が得意 スマホで日報入力、経費申請、案件管理、社内承認フロー |
| freee （バックエンド） |
「計算・書類作成」が得意 インボイス対応請求書の発行、仕訳の自動登録、決算処理 |
解決策のポイント：
kintoneで現場が入力したデータを、ボタン一つ（または自動）でfreeeに流し込むことで、「経理担当者の入力作業」をゼロにすることが可能です。
導入費用の負担を軽減する「補助金」の活用
政府は中小企業のDXを推進するため、「IT導入補助金」などでクラウドツールの導入や連携費用の支援を行っています。インボイス対応類型などが適用できる場合、費用の大部分を補助金で賄える可能性があります。
※補助金の種類や公募時期は変動します。最新情報は公式HPや支援事業者へご確認ください。
具体的な連携パターンと削減効果の試算
実際にどのような連携を行うのか、代表的なパターンと効果を紹介します。
パターンA：請求・売上連携（インボイス対応）
仕組み: kintoneで管理している「案件データ（顧客名・金額・税率）」をfreeeへ送信し、適格請求書を自動発行する。
効果:
- kintone上の承認が降りたデータのみ連携されるため、誤請求を防止。
- インボイス登録番号の確認などはfreee側で自動判定。
パターンB：経費精算・仕訳連携
仕組み: kintoneで申請された「交通費・経費」データを、承認後にfreeeの「未決済取引（仕訳）」として自動登録する。
効果:
- 領収書の確認と入力作業が不要に。
- 電子帳簿保存法に対応した運用がスムーズに実現。
導入効果の試算（従業員50名規模）
kintone×freee連携を導入した場合のコスト削減効果の目安です。
📉 月間のコスト削減効果
- 転記作業の削減：月20時間 → 月2時間（90%削減）
- 締め作業残業の削減：月30時間 → 月10時間
- 年間換算：約130万円以上のコスト削減効果 + 請求漏れ防止
失敗しない導入ステップとスケジュール
補助金を活用する場合でも、実際の導入は計画的に進める必要があります。
-
現状整理と要件定義
「どの業務で二重入力が発生しているか」を特定します。まずは「請求連携」か「経費連携」のどちらか一方から始めるのが成功の秘訣です。
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連携ツールの選定
kintoneとfreeeをつなぐためのプラグインや連携ツールを選定します。補助金対象のツールを選ぶことが重要です。
-
テスト運用（パイロット展開）
いきなり全社展開せず、特定の部署やプロジェクトで1ヶ月ほどテスト運用し、データの整合性を確認します。
-
本番運用とマニュアル化
運用ルールを固め、現場向けのマニュアルを作成して展開します。
運用のリアル：セキュリティと内部統制
連携システムを運用する際は、セキュリティと統制（ガバナンス）の観点も重要です。
- 承認フローの強制：kintone側で「上長の承認済み」ステータスにならないと、連携ボタンが押せないように制御します。
- ログの監視：「いつ、誰が、どのデータを連携したか」のログを自動保存し、週次でエラーがないか確認するフローを組みます。
- 権限分離：連携設定を触れるのはシステム管理者のみとし、現場担当者は「申請・承認」のみに権限を絞ります。
よくある質問（FAQ）
Q. 補助金の申請サポートはしてもらえますか？
A. はい、連携パートナーを通じてサポート可能です。
補助金の活用には、認定を受けた「IT導入支援事業者」との連携が必要です。弊社では支援事業者と協力し、ツール導入から補助金申請までトータルでご案内できる体制を整えています。
Q. 既存のExcel管理からすぐに移行できますか？
A. 段階的な移行をおすすめします。
まずは「請求書発行」だけシステム化するなど、業務を切り出して移行することで、現場の混乱を最小限に抑えられます。
Q. インボイス制度の変更にも対応できますか？
A. freeeなどのクラウド会計は法対応が迅速です。
制度変更があっても、基本的にはSaaS側（freee）がアップデートで対応するため、自社で改修コストをかける必要がありません。
まとめと定額支援のご案内
デジタル庁が推進するDXやインボイス制度への対応は、単なる「法対応」ではなく、業務プロセスそのものをスリム化する絶好の機会です。
IT導入補助金などの公的支援をうまく活用し、kintoneとfreeeを連携させることで、コストを抑えながら「二重入力のない快適な業務フロー」を手に入れることができます。
はてなベース株式会社では、最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した伴走支援を行っています。「うちの場合、補助金は使える？」「現状の業務フローで連携できる？」といった疑問をお持ちの方は、ぜひ無料相談をご活用ください。
御社の実際の画面や業務フローを見ながら、最適な導入プランをご提案いたします。
