「Outlookのようにフォルダを作ってメールを分類したい」
「Gmailにフォルダがないから使いにくい」

他のメールソフトからGmailに移行した人が最初に戸惑うのが、「フォルダがない」ことです。
しかし、Googleがフォルダを作らなかったのには理由があります。

今回は、フォルダ思考を捨てて「ラベル思考」に切り替えるメリットと、メール整理を完全自動化する「フィルタ設定」の鉄板レシピを紹介します。

1. 「フォルダ」と「ラベル」の決定的な違い

2. なぜラベルの方が優れているのか？

ビジネスメールは複雑です。「A社のプロジェクトBに関する請求書」が届いた時、フォルダ管理だと破綻します。
ラベルなら、[A社] [プロジェクトB] [請求書] という3枚の付箋を貼っておけば、どの切り口から探しても一発で見つかります。

この「検索性の高さ」こそが、Gmailがビジネスで選ばれる理由の一つです。

3. 手動は卒業！「フィルタ」で自動振り分けを設定する手順

ラベルを手動で貼っていては日が暮れます。条件に合わせて自動で貼ってくれる「フィルタ」機能を使いましょう。

【設定手順】

1. 検索窓の右端にある「調整アイコン（スライダーのマーク）」をクリック。
2. 条件を入力（例：Fromに boss@company.com）。
3. 「フィルタを作成」をクリック。
4. 「ラベルを付ける」にチェックを入れ、貼りたいラベルを選択。
5. 「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にもチェックを入れると、トレイを経ずに直接ラベル箱に入ります（メルマガ整理に便利）。
6. 「フィルタを作成」ボタンで完了。

4. コピペで使える！ビジネスで役立つ「最強フィルタレシピ」3選

5. ラベルが増えすぎて逆に見づらい時の整理テクニック

ラベルを作りすぎると、左メニューがカオスになります。

• 親ラベル・子ラベル（階層化）を活用する：
  [プロジェクト] という親ラベルの下に、[A案件] [B案件] をぶら下げるとスッキリします。
• 色分けをする：
  重要なラベルを「赤」、完了系を「グレー」にするなど、視覚的に区別しましょう。ラベル横の「︙」から色変更できます。

6. Google Workspaceなら「共有ラベル」も夢じゃない？

Google Workspaceの拡張機能や連携ツールを使えば、チームでラベルを共有したり、問い合わせ対応のステータス管理（未対応・対応中・完了）をGmail上で行ったりすることも可能です。
個人だけでなく、組織全体でメールの「見える化」が進みます。

まとめ：整理整頓はAIとシステムに任せよう

「メールをフォルダに入れる」という作業に、1日何秒使っていますか？
その作業自体は、1円の利益も生み出しません。

ラベルとフィルタを一度設定してしまえば、あとはGmailが勝手に整理整頓してくれます。
あなたは「読むこと」と「書くこと」だけに集中すればいいのです。