タイムカードの保管期間は5年！ただし「税法上は7年」の罠に注意【2025最新】

1. タイムカード保管期間：法律ごとの違い一覧表

タイムカードや出勤簿の保管期間について、実は「労働基準法」と「法人税法」でルールが異なります。
多くの解説サイトでは労基法しか触れられていませんが、企業の実務担当者は「長い方に合わせる」のが鉄則です。

2. 「5年（当面3年）」という労基法の経過措置とは

2020年4月の法改正により、労働基準法第109条における記録の保存期間は以下のように変更されました。

• 改正前：3年
• 改正後：5年（当分の間は3年とする）

現在は「当分の間」という経過措置期間中であるため、労働基準監督署の調査においては「3年分」あれば是正勧告は受けません。
しかし、「未払い残業代の請求時効」も3年（将来的には5年）に延びているため、リスク管理の観点からは既に5年保存体制にしておく企業が増えています。

3. 見落とし厳禁！法人税法では「7年保存」が義務

前述の通り、経理・税務の観点では「7年保存」が必要です。
もし労基法に合わせて3年で廃棄してしまうと、4〜7年前の税務調査が入った際に「人件費の根拠書類がない」として、経費計上を否認される（＝追徴課税される）リスクがあります。

結論：会社を守るためには、タイムカードは「7年保存」が正解です。

4. いつ捨てていい？正しい「起算日」と廃棄タイミング

「7年保存」といっても、いつから7年なのでしょうか？
起算日（カウント開始日）は、その記録に関連する「賃金の支払期日」です。

つまり、「従業員が退職した日」や「年度末」ではなく、毎月の給料日ごとに保存期限が到来する仕組みです。紙で管理している場合、月ごとに廃棄作業を行うのは非常に煩雑になります。

5. 紙で7年保存は危険！リスク回避のための電子化

「全従業員分のタイムカードを7年間分、湿気や紛失のリスクなく保管し続ける」。
これを物理的な「紙」で行うのは、以下のようなリスクがあります。

• ❌
  印字が消える：感熱紙タイプのタイムカードは、数年で文字が薄くなり読めなくなる。
• ❌
  検索できない：「5年前のAさんの勤怠が見たい」となった時、段ボールの山から探すのに何時間もかかる。
• ❌
  保管コスト：倉庫代や管理の手間が無駄にかかる。

現在は、クラウド勤怠管理システムを利用し、データをサーバー上に長期保存するのが一般的です。
電子帳簿保存法にも対応しており、税務調査や労基署の調査があっても、管理画面からすぐにデータを出力できます。