kintone導入で業務改善を実現: 田村直大公認会計士税理士事務所の成功事例
多くの士業事務所が直面する「情報の属人化」と「手作業による非効率」。田村直大公認会計士税理士事務所様もまた、事業の成長に伴い、従来の管理方法に限界を感じていました。今回、クラウド型業務アプリ構築ツール「kintone」を導入し、顧客管理の刷新と業務プロセスの自動化を実現。その結果、業務効率、顧客満足度、そして従業員満足度のすべてが劇的に向上しました。本記事では、田村所長に直接伺った導入の背景から具体的な改善内容、そして未来の展望までを、詳細なインタビューと共にご紹介します。
なぜDXが必要だったのか？ 導入前のリアルな課題
事業が順調に拡大する一方で、田村様の事務所ではバックオフィス業務にいくつかの深刻な課題が浮上していました。これらは、多くの成長企業や士業事務所が共通して抱える問題点でもあります。
- 顧客情報の管理が限界に
顧客情報は複数のスプレッドシートで管理されていました。しかし、ファイルが増えるにつれて「どのファイルが最新か分からない」「同じ情報を何度も入力している」といった非効率が発生。担当者ごとに管理方法も異なり、情報の属人化が進んでいました。 - 手作業による定型業務のミスと遅延
見積書や契約書の作成は、過去のファイルをコピーして手作業で修正していました。これにより、ケアレスミスが発生しやすく、作成に時間もかかっていました。 - 商談機会の損失リスク
ウェブサイトからの商談申し込みがチャットツールにリアルタイムで共有されず、担当者の確認が遅れることがありました。これにより、見込み客へのスピーディな対応ができず、機会損失につながるリスクを抱えていました。 - 顧客対応品質のばらつき
従業員の増加に伴い、商談後のフォローアップ（お礼メールの送付や進捗確認など）のタイミングや内容に個人差が生じ、顧客体験の標準化ができていませんでした。 - 複雑な勤怠管理と請求業務
従業員の勤怠情報を手作業で集計し、それをもとに請求書を作成するプロセスは非常に煩雑で、月末の大きな負担となっていました。
「このままでは、いずれ業務が回らなくなってしまう。サービスの品質を維持し、さらに成長していくためには、根本的な業務プロセスの見直しが不可欠だと感じていました」と、田村様は当時を振り返ります。
課題をどう解決したか？ kintoneによる5つの処方箋
これらの課題を解決するため、弊社はkintoneを中核とした業務改善をご提案。具体的な解決策は以下の通りです。
- 【処方箋1】顧客情報の一元化と見える化
まず、散在していた顧客情報をkintoneの「顧客マスタアプリ」に集約。社名や担当者といった基本情報に加え、契約内容、対応履歴、請求情報などを一元管理できるようにしました。これにより、誰でも、いつでも、正確な顧客情報にアクセスできる体制を構築しました。 - 【処方箋2】定型業務の自動化
見積書作成は、kintoneと会計ソフトfreeeをAPI連携させることで自動化。「議事録管理アプリ」に金額や内容を入力するだけで、freeeで見積書が自動作成され、そのPDFをkintone上でダウンロードできるようになりました。 - 【処方箋3】商談アポイントのリアルタイム通知
ウェブサイトのフォームとkintone、そしてコミュニケーションツールであるSlackを連携。商談申し込みが行われた瞬間に、kintoneに顧客情報が登録されると同時に、Slackの「商談アポ」チャンネルに自動で通知が飛ぶ仕組みを整備しました。 - 【処方箋4】顧客対応プロセスの標準化
kintoneのプロセス管理機能とアクションボタンを活用。商談後はボタン一つで定型のお礼メールが自動送信されたり、次のフォローアップタスクが担当者に自動で割り振られたりする仕組みを導入。これにより、対応漏れを防ぎ、均一で質の高い顧客対応を実現しました。 - 【処方箋5】勤怠管理と請求業務の効率化
kintone上に「勤怠管理アプリ」を構築。従業員が日々入力した勤怠情報は自動で集計され、月末にはボタン一つで顧問先への請求書データが作成されるように。これにより、経理担当者の月末の作業負荷が大幅に軽減されました。
【お客様の声】kintone導入で得られた具体的な効果とは？
Q: kintone導入後、最も変化を感じたのはどの部分ですか？
田村様：「一番は、顧客に関するあらゆる情報がkintoneを見れば即座に分かるようになったことです。以前は、『あのクライアントの契約内容、どのスプレッドシートだっけ？』と探す時間が発生していましたし、担当者でなければ分からない情報も多々ありました。今は、顧客マスタを見れば過去の対応履歴から請求状況まで全てが紐付いている。この安心感とスピード感は革命的です。情報共有がリアルタイムになったことで、チーム全体の業務効率が格段に向上しました。」
Q: 業務の自動化による効果はいかがでしたか？
田村様：「見積書作成や請求業務の自動化は、期待以上の効果でした。手作業がなくなったことで、単純なミスがゼロになったのはもちろん、何より『作業に追われる』という精神的な負担から解放されたのが大きいですね。特に月末の勤怠集計と請求書発行は、以前は数日かかっていたものが、今ではワンクリックで完了します。創出できた時間で、お客様への提案内容をじっくり考えたり、新しいサービスを企画したりと、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。これは従業員の満足度向上にも直結していると感じます。」
Q: 顧客対応の面で変化はありましたか？
田村様：「顧客対応の品質が標準化されたことで、お客様からの信頼がさらに厚くなったと感じます。商談後のフォローが迅速かつ的確になり、『対応が早くて助かります』と直接お褒めの言葉をいただく機会も増えました。kintoneが秘書のように次のアクションを教えてくれるので、担当者による対応のムラがなくなり、組織としてのサービスレベルが確実に上がったと実感しています。」
なぜパートナーにはてなベースを選んだのか？
多くのベンダーが存在する中、なぜ弊社をパートナーとして選んでいただけたのか、その理由についても伺いました。
「最大の決め手は、会計や税務といった我々の業界に対する深い理解と、それをシステムに落とし込む技術力の両方を兼ね備えていた点です。単にkintoneを導入するだけでなく、『会計事務所の業務フローはどうあるべきか』という視点から、freeeとの連携も含めて最適な形を提案してくれました。こちらの専門用語が通じる安心感と、的確な提案力が素晴らしかったです」
今後の展望とメッセージ
最後に、今後の展望についてお聞きしました。
「今後は、kintoneに蓄積されたデータをさらに活用していきたいと考えています。例えば、顧客ごとの売上高や利益率を管理し、BIツールと連携させて経営状況をリアルタイムに可視化する。また、各種税務申告書の作成進捗を管理したり、顧問先への月次レポートを自動生成したりと、まだまだやれることはたくさんあります。kintoneという柔軟な基盤ができたことで、今後のさらなる業務改善にも夢が広がりますね」
「もし、かつての私たちのように、情報の属人化や手作業の多さに悩んでいる税理士事務所様がいれば、ぜひ一度kintoneの導入を検討してみてほしいです。それは単なるツール導入ではなく、事務所の未来を創るための投資になるはずです」
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