年間1,200時間の業務削減！コンサルF社がkintone×freee連携で実現した「IPO準備」と「効率化」の両立

コンサルティング事業・SES事業を展開するF社様（従業員数：50名規模）は、IPO準備を控え、業務効率化と経営の可視化が急務となっていました。特に、勤怠管理や請求書作成などのバックオフィス業務に多くの時間を費やし、本来の業務に集中できない状況が課題となっていました。

今回は、年間約1,200時間（人件費換算約360万円）の業務削減を実現し、IPO準備にも対応したkintone統合案件管理システムの導入事例について、F社様にお話を伺いました。

【課題】導入前の悩み：手作業による業務に忙殺される日々

月90時間もの時間を消費していたバックオフィス業務

F社様では、顧客管理・案件管理・勤怠管理・請求管理・メンバー管理・注文書管理がそれぞれ独立したシステムで運用されており、多くの課題を抱えていました。

「勤怠管理だけで月40時間もかかっていました。ジョブカンからCSVをダウンロードして、手作業で案件ごとに集計する作業が本当に大変で…」と、当時の状況を振り返ります。

具体的な課題は以下の通りでした：

• 勤怠管理業務: 月40時間の手作業が必要
• 契約更新管理: 月20時間を要し、更新漏れのリスクも
• 請求書作成: 月30時間かかり、締め作業が遅延
• データの分断: 各システムが独立しており、情報を探すのに時間がかかる
• 重複入力: 同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合が頻発
• リアルタイム性の欠如: 月次での一括処理のため、リアルタイムでの業績把握ができない

「IPO準備を控えている中で、内部統制や監査対応も必要でした。でも、データが散在していて、必要な情報を集めるだけでも一苦労でした」と、当時の苦労を語ります。

【転機】なぜkintoneを選んだのか？

柔軟性とfreee連携が決め手

多くのツールを検討する中で、kintoneを選んだ理由について、以下のように説明します。

「まず、自分たちでカスタマイズできる柔軟性が魅力的でした。既存の業務フローに合わせて、必要な機能を追加できる点が大きかったです」

さらに、freeeとの連携が可能な点も重要な決め手となりました。

導入に対する不安については、「最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、導入計画を一緒に立てていただき、まずは1つのアプリから着手し、それが安定してから他のアプリと順次統合していく方針で進められたので安心できました」と、導入プロセスへの信頼を語ります。

【効果】導入後の劇的ビフォーアフター

月90時間が月25時間に！年間1,200時間の削減を実現

kintone統合案件管理システムの導入により、劇的な変化が生まれました。

定量的効果

• 勤怠管理業務: 月40時間 → 月10時間（75%削減）
• 契約更新管理: 月20時間 → 月5時間（75%削減）
• 請求書作成: 月30時間 → 月10時間（67%削減）
• 年間削減効果: 約1,200時間（人件費換算約360万円）

「以前は、毎月の締め作業で残業が当たり前でした。でも今は、システムが自動で集計してくれるので、確認するだけです。本当に楽になりました」と、業務効率化の実感を語ります。

定性的効果

• リアルタイムKPI可視化: 案件別の収益性をリアルタイムで把握できるようになった
• データの一元管理: 顧客・案件・勤怠・請求の情報が一箇所に集約され、検索が容易に
• IPO準備対応: 内部統制・監査対応のための証跡管理が可能に
• 契約更新漏れの防止: 自動アラート機能により、契約更新の見落としを防止

「もう以前のやり方には戻れません。データが一箇所に集約されているので、必要な情報をすぐに見つけられますし、経営判断も迅速にできるようになりました」と、システム導入の価値を強調します。

【展望】今後の目標とメッセージ

さらなる業務効率化と経営の可視化を目指して

今後の展望について、以下のように語ります。

「現在は基本的な業務管理ができていますが、今後はBIダッシュボードを活用して、さらに経営の可視化を進めたいと考えています。また、Slack連携を強化して、通知機能を充実させたいですね」

さらに、「IPO準備も順調に進んでいます。内部統制の要件も満たせるようになり、監査対応もスムーズになりました。このシステムがなかったら、IPO準備はもっと大変だったと思います」と、IPO準備への貢献を評価します。

同じ悩みを抱える企業へのメッセージ

「手作業で業務に追われている企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に進めていくことで、必ず効果を実感できるはずです。私たちも、導入前は月90時間もかかっていた業務が、今では月25時間に削減できました。この差は本当に大きいです」

そして、「はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと同じように満足していただけると思います」と、支援への感謝を述べます。