【受託開発ソフトウェア業】営業から入金まで、バラバラだった業務を一元化。B社のバックオフィス改革成功の裏側

「営業で案件を獲得してから、請求書を作成し、入金確認をするまで、複数のシステムを行き来する必要があった……」
「案件ごとの収益性を把握するのに、複数のシステムからデータを集めて、手作業で計算する必要があり、1案件あたり15分以上かかっていた……」
「反社チェックも手動で行っており、見落としのリスクが常にあった……」

IT企業として事業を展開するB社様は、営業から請求・入金まで一連の業務プロセスが分断されており、手作業による二重入力と属人化が深刻な課題となっていました。特に、案件別の収益性管理が困難で、反社チェック等のリスク管理も手動で行われており、業務効率化が急務となっていました。

弊社はkintone営業・案件管理統合システムの導入を通じて、B社様の業務効率化をサポート。導入後、営業から請求・入金まで一連の流れを統合し、二重入力と属人化を解消できました。今回は、導入前に抱えていた課題、そして統合システムを実現するまでのプロセスについて、担当者様にお話を伺いました。

営業から請求・入金まで分断された業務プロセスに悩む日々

ーまずは弊社にご相談いただく前の状況について教えてください。

B社様：営業から請求・入金まで一連の業務プロセスが分断されており、多くの課題を抱えていました。

営業で案件を獲得してから、請求書を作成し、入金確認をするまで、複数のシステムを行き来する必要がありました。同じ情報を何度も入力する必要があり、本当に大変でした。

ー具体的にはどのような作業が発生していたのでしょうか？

B社様：主な手作業は以下の通りでした：

• 営業で獲得した案件情報を、別のシステムに手動で入力する作業
• 見積書作成時に、顧客情報を再度入力する作業
• 請求書作成時に、freeeに手動で取引を登録する作業
• 入金確認時に、kintoneに手動で反映する作業
• 反社チェックを手動で行い、Excelで管理する作業

月に数十件の案件があるとすると、1件あたりの作業時間は30分以上かかっていました。これに加えて、案件ごとの収益性を把握するために、複数のシステムからデータを集めて、手作業で計算する必要がありました。

ー属人化の課題もあったと伺っていますが、どのような懸念があったのでしょうか？

B社様：特定の担当者しか処理できない業務が多く、業務の継続性にリスクがありました。

特に、反社チェックの手順や、案件ごとの収益性計算の方法が、特定の担当者の頭の中にしかなく、その担当者が不在の時は業務が滞ってしまう状況でした。また、承認プロセスも複数のシステムに分散しており、誰が承認すべきかが分かりにくい状況でした。

今のうちに統合しておく必要があると考えていました。組織が拡大すれば、手作業も比例して増えていくので、今のうちに対策を講じる必要があると感じていました。

営業から請求・入金まで統合できる柔軟性が決め手

ーどのような経緯で弊社にたどり着いたのでしょうか？

B社様：営業から請求・入金まで一連の業務プロセスを統合する方法を探していました。いくつかのツールを検討する中で、はてなベースさんのkintone営業・案件管理統合システムを知りました。

ー何が決め手となって弊社のソリューションを選んでいただいたのでしょうか？

B社様：まず、営業から請求・入金まで一連の業務プロセスを統合管理できる点が魅力的でした。kintoneなら、必要な機能を追加できる柔軟性があり、既存の業務フローに合わせてカスタマイズできる点が大きかったです。

さらに、外部サービスとの連携が可能な点も重要な決め手となりました。freee、クラウドサイン、GreatSign、Slackなど、既存のサービスと連携できることで、段階的に導入していける点も魅力的でした。

ー導入に対する不安はありませんでしたか？

B社様：最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、はてなベースさんの担当者が、私たちの業務をしっかり理解して、最適なソリューションを提案してくださったことも大きな安心材料でした。

特に、反社チェック等のリスク管理を自動化できる点も魅力的でした。手動での確認作業を減らし、見落としのリスクを低減できると考えました。また、案件別の収益性をリアルタイムで把握できるダッシュボードがあることで、経営判断が迅速になると考えました。

丁寧なヒアリングから始まった導入プロセス

ープロジェクトはどのように進んでいったのでしょうか？

B社様：まず、はてなベースさんの担当者が、私たちの業務フローを詳しくヒアリングしてくださいました。営業から請求・入金までどのような流れになっているか、どのような手作業が発生しているか、課題は何かなど、細かく聞いていただきました。

ヒアリングの際に、「営業プロセスと請求プロセスの連携は、kintoneで統合できますよ」「反社チェックの自動化も実現できますね」など、具体的な提案をいただけたのが印象的でした。私たちが思いつかなかった改善点も指摘していただき、本当に助かりました。

ー導入はどのように進められたのでしょうか？

B社様：導入は段階的に進められました。最初は営業プロセスの統合から始めました。まずは営業プロセスを整備し、それが安定してから請求プロセス、そしてリスク管理機能と順次拡張していく方針でした。これにより、一度に大きな変更を加えることなく、安心して導入を進められました。

各段階で、担当者の方が丁寧に説明してくださり、「案件登録から請求書作成までの流れは、このように自動化されます」「反社チェックの結果は、この画面で確認できます」など、具体的な使い方を教えていただきました。不明な点があれば、すぐに質問できたのも良かったです。

ーサポート体制についてはいかがでしたか？

B社様：導入後も、定期的にフォローアップの連絡をいただきました。「うまく動いていますか？」「何か困ったことはありませんか？」と、気にかけてくださるのが本当にありがたかったです。

一度、freeeとの連携がうまくいかないことがあったのですが、すぐに担当者の方が対応してくださいました。リモートで画面共有しながら、原因を特定して、すぐに修正していただきました。この対応の速さと丁寧さには本当に感謝しています。

営業から請求・入金まで統合！二重入力と属人化を解消

ー導入後の変化について教えてください。

B社様：kintone営業・案件管理統合システムの導入により、劇的な変化が生まれました。

以前は、営業から請求・入金まで複数のシステムを行き来する必要がありましたが、今はkintoneで一連の流れを管理できるようになりました。二重入力が不要になり、本当に楽になりました。

ー具体的な効果を教えてください。

B社様：主な効果は以下の通りです：

• 営業プロセスの統合：新規案件・顧客情報入手から案件作成まで、一連の流れを統合管理（手作業時間：1案件あたり30分 → 5分に短縮）
• 案件管理・リスクチェックの自動化：反社チェックを含む案件ステータス管理を自動化（手作業時間：1案件あたり15分 → 自動化）
• 見積・請求プロセスの自動化：freee連携による見積・請求書作成から入金確認まで自動化（手作業時間：1案件あたり20分 → 自動化）
• タスク・コスト管理の自動化：工数管理と原価計算の自動化により、案件別の収益性をリアルタイムで把握（手作業時間：1案件あたり15分 → リアルタイム表示）
• 契約・社員マスタの一元管理：クラウドサイン連携と社員情報管理により、契約情報を一元化

もう以前のやり方には戻れません。営業から請求・入金まで一連の流れを統合管理できるので、必要な情報をすぐに見つけられますし、案件別の収益性もリアルタイムで把握できます。

ー属人化解消についてはいかがでしょうか？

B社様：特定の担当者に依存していた業務が、システム化されたことで、誰でも同じ品質で処理できるようになりました。承認プロセスも一元化されたので、誰が承認すべきかが明確になり、管理が容易になりました。

さらなる業務効率化と経営の可視化を目指して

ー今後の展望について教えてください。

B社様：現在は基本的な営業・案件管理ができていますが、今後はさらに機能を拡張したいですね。また、AIを活用して、より精度の高い需要予測やリスク分析ができるようにしたいです。

データが一元管理されているので、経営分析も容易になりました。今後は、このデータを活用して、より戦略的な経営判断ができるようになりたいです。

ー同じ悩みを抱える企業へのメッセージをお願いします。

B社様：営業から請求・入金まで分断されている企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に進めていくことで、必ず効果を実感できるはずです。私たちも、営業から請求・入金まで一連の流れを統合でき、二重入力と属人化を解消できました。この差は本当に大きいです。

はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと同じように満足していただけると思います。