「案件ごとの収益が見えない」を解消。IT企業G社がkintone×freee連携で手に入れたリアルタイム予実管理

IT企業として事業を展開するG社様（従業員数：50名規模）は、freee販売の操作性に問題があり、明細の作成が煩雑で、案件や取引先全体の予実管理が困難な状況に直面していました。特に、会計知識のない社員による入力でミスが発生し、データ連携の自動化ができていないことが課題となっていました。

今回は、予実管理をリアルタイム化し、業務効率と意思決定スピードを向上させたfreee×kintone連携システムの導入事例について、G社様にお話を伺いました。

【課題】導入前の悩み：操作性の問題と予実管理の困難に直面する日々

freee販売の操作性問題と予実管理の困難

G社様では、freee販売を使用していましたが、操作性に問題があり、多くの課題を抱えていました。

「freee販売の明細作成が煩雑で、案件や取引先全体の予実管理が困難でした。会計知識のない社員が入力するため、ミスも発生しやすく、本当に困っていました」と、当時の状況を振り返ります。

具体的な課題は以下の通りでした：

• freee販売の操作性問題: 明細の作成が煩雑で、作業に時間がかかる
• 予実管理が困難: 案件や取引先全体の予実管理が困難で、経営判断が遅れる
• 入力ミスの発生: 会計知識のない社員による入力でミスが発生しやすく、修正作業に時間を要する
• データ連携の自動化不足: データ連携の自動化ができておらず、手作業による転記が必要
• リアルタイム性の欠如: 予実管理がリアルタイムで把握できず、意思決定が遅れる

「案件ごとの収益性を把握するのに、複数のシステムからデータを集めて、手作業で計算する必要がありました。これだけで本当に時間がかかっていました」と、当時の苦労を語ります。

データ品質の課題

さらに、以下のような課題も発生していました：

• データの不整合: 複数のシステム間でデータが同期されておらず、整合性が保てない
• 入力品質のばらつき: 会計知識のない社員による入力で、品質にばらつきがある
• 承認プロセスの複雑化: 承認プロセスが複数のシステムに分散しており、管理が困難

「会計知識のない社員が入力するため、勘定科目や税区分の入力ミスが発生しやすく、修正作業も大変でした」と、データ品質の課題を説明します。

【転機】なぜfreee×kintone連携システムを選んだのか？

操作性の向上と予実管理の可視化が決め手

多くのツールを検討する中で、freee×kintone連携システムを選んだ理由について、以下のように説明します。

「まず、kintoneなら操作性が良く、会計知識のない社員でも簡単に入力できる点が魅力的でした。また、freee会計と連携できることで、データの二重入力を解消できる点が大きかったです」

さらに、Looker Studioによる管理会計ダッシュボードが可能な点も重要な決め手となりました。

導入に対する不安については、「最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、導入計画を一緒に検討していただき、まずは取引先管理から着手し、その後案件管理、取引管理と順次機能を追加していく流れで進められたので安心できました」と、導入プロセスへの信頼を語ります。

承認フローによる品質管理

「多段階承認フローを設定できることで、入力ミスを事前に防げる点も魅力的でした。会計知識のない社員が入力しても、承認者が確認することで、品質を担保できると考えました」と、承認フローによる品質管理の価値を強調します。

【効果】導入後の劇的ビフォーアフター

予実管理をリアルタイム化！業務効率と意思決定スピードを向上

freee×kintone連携システムの導入により、劇的な変化が生まれました。

定量的効果

• 業務効率向上: 手作業の削減とプロセス自動化により、作業時間を大幅に短縮
• 予実管理精度向上: リアルタイムな財務状況把握により、予実管理の精度が向上
• 意思決定スピード向上: 即座に確認できる管理画面により、意思決定が迅速に
• ミス削減: 承認フローによる品質管理により、入力ミスを大幅に削減

「以前は、案件ごとの収益性を把握するのに時間がかかっていましたが、今はダッシュボードでリアルタイムに確認できます。本当に楽になりました」と、業務効率化の実感を語ります。

定性的効果

• 取引先管理の一元化: freee取引先マスタからの一方向連携により、データの整合性を確保
• 案件管理の可視化: 案件登録、予実管理、freee会計セグメント1への連携により、案件別の収益性をリアルタイムで把握
• 取引管理の自動化: 売上・仕入の取引登録、多段階承認、freee会計への連携により、手作業を削減
• 経費精算管理の統合: freee経費精算からの一方向連携により、経費情報を一元管理
• マスタ管理の標準化: 品目・勘定科目・税区分等の管理により、入力品質を向上

「もう以前のやり方には戻れません。kintoneなら操作性が良く、会計知識のない社員でも簡単に入力できますし、承認フローで品質も担保できます」と、システム導入の価値を強調します。

投資対効果

「案件別の費用予測を新規案件作成時に入力し、実際原価との比較ができるようになりました。また、freee販売からの移行により、出戻り時の対処も効率化できました。データ品質も向上し、本当に投資してよかったと思います」と、投資対効果の実感を語ります。

【展望】今後の目標とメッセージ

さらなる業務効率化と経営の可視化を目指して

今後の展望について、以下のように語ります。

「現在は基本的な取引管理ができていますが、今後はさらに機能を拡張したいですね。また、AIを活用して、より精度の高い需要予測やリスク分析ができるようにしたいです」

さらに、「データが一元管理されているので、経営分析も容易になりました。今後は、このデータを活用して、より戦略的な経営判断ができるようになりたいです」と、経営への貢献を期待します。

同じ悩みを抱える企業へのメッセージ

「freee販売の操作性に問題があったり、予実管理が困難な企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に進めていくことで、必ず効果を実感できるはずです。私たちも、予実管理をリアルタイム化でき、業務効率と意思決定スピードを向上させることができました。この差は本当に大きいです」

そして、「はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと同じように満足していただけると思います」と、支援への感謝を述べます。