Chatworkとkintoneを活用した顧客管理・生産性向上の成功事例徹底解説

1.導入前の課題・背景

近年、DX推進の必要性が高まる中、税理士法人を含む多くの士業事務所では、顧客管理や業務の効率化が大きな課題となっています。

たとえば、法人/個人事業主からの"確定申告依頼"や"月次決算業務"、契約更新管理、書類受渡しなど、複雑に絡み合う大量の案件・顧客対応が日々発生します。しかし、

• 顧客情報が「Excel台帳・紙の顧客カード・担当者メモ」などに分散し最新情報が分かりづらい
• 案件の進捗状況、対応履歴がバラバラで「いま何がどこまで進んでいるか」管理職ですら把握困難
• 様々なタスク（資料回収、申告内容確認、e-Tax提出など）の"抜け漏れ"や二重作業が発生
• 口頭・メール連絡による「言った言わない」「伝わっていない」が現場のストレス・ミスの一因

こうした事態は、担当者の残業・ストレス増大や顧客満足度の低下、業績面でのロスにも直結してしまっています。

2.Chatworkとkintoneの特徴と連携の重要性

kintoneの強み — 案件や顧客情報の一元管理

kintone（キントーン）は、顧客管理や案件進捗を自社業務に最適化したアプリで"柔軟に一元管理"できるクラウドサービスです。

• クライアント一覧・契約状況・昨年申告内容・資料受渡記録・対応履歴などすべての情報を1つの画面で見える化
• 進捗ステータス（資料未回収・書類作成中・申告待ち・完了など）や担当者をリアルタイム更新・検索しやすい
• 権限管理やアクセス履歴も完備、不正アクセスやうっかりミスも防止

Chatworkの強み — 業務コミュニケーション&タスクの可視化

Chatworkは、たとえば

• 担当スタッフごとの"申告準備タスク"や"資料回収依頼"をグループチャットやタスク一覧で共有
• タスク完了チェックや、期日になったら自動リマインド通知
• 担当交代や、外部専門家（税務顧問/社労士など）との情報連携もスムーズ

といった運用に優れており、"メールよりも迅速・確実なコミュニケーション基盤"を構築できます。

kintone×Chatwork連携の効果

• kintoneの案件情報・進捗が更新されたタイミングで、「Chatworkで担当者やリーダーへ自動通知」
• 「書類提出の受付」「e-Tax送信手順の開始」「顧客への確認依頼」など特定の工数・タスク発生を自動でChatwork上にタスクとして発行

これによって、「伝達ミス」「タスク漏れ」「二重作業」「確認遅れ」といった士業業界特有のヒューマンエラーを大幅に減らせます。また管理職やリーダーも複数案件の棚卸や、進捗冒頭の全体把握が劇的にやりやすくなります。

3.税理士法人での成功事例

事例：税理士法人Aのケース

課題

• "年間200社の顧客"をExcelベースで管理し、申告期・契約更新時に毎回「資料提出状況」確認・担当者への催促で大混乱。
• 申告書類作成やe-Tax提出など"多数のタスク"が紙・口頭ベースで割り振られていたため、毎年最大10件以上のタスク/進捗漏れが発生→クレームや納税遅延リスクも。
• 管理者からの進捗把握依頼や、緊急対応の連絡が「メールで埋もれる」「状況が即座に見えない」という情報共有の遅れが慢性化。

導入と施策

• kintoneで「顧客管理・申告案件進捗アプリ」を構築。各クライアントの申告種別・担当・進捗（資料提出待ち/申告書作成中/提出完了）、契約情報まで一元化。
• ChatworkとAPI連携し、「進捗ステータス変更」時に該当作業者や管理者グループへ自動通知・タスク登録。
  • 例：顧客が指定資料をアップロード→即座に担当者にChatwork通知/タスクが飛ぶ
  • 「申告チェック完了→e-Tax送信タスク」をタイムリーにリーダーへ通知

成果

• 「タスク漏れ・進捗遅延」は"年度で1件以下"に減少（前年比95％削減）
• 管理職による案件確認・督促の"作業時間が従来の3分の1"に短縮
• 案件対応件数が年150件→2年で250件へ増加しながら"残業月間20時間分を削減"
• 顧客からの「進捗問い合わせ」「対応遅延」に関するクレームが8割減少

現場・管理者の声

「進捗棚卸や情報共有が"Chatwork通知一本で済む"ので、確認・催促工数が圧倒的に減った」

「タスクが明文化・自動通知されるので、担当者交代や引継ぎがしやすい。スタッフのストレスも減った」

「ミス・対応漏れがほぼ根絶でき、顧客満足度が目に見えてアップした」

4.効果の見える化と運用の工夫

タスク・通知のカスタマイズ

• 「進捗状況が"未回収→回収済み"に切り替わったときだけ特定メンバーに通知」
• Chatwork通知に「顧客名・申告期限・次アクション」が分かるテンプレートでミス予防

効果測定

• タスク漏れ件数（月別推移）・作業時間（1案件あたり）を定量評価
• 「残業時間」「進捗報告件数」「クレーム数」なども可視化して社内改善を議論

現場評価

5.顧客視点＆利用者視点のメリット

• 初動対応や進捗連絡が早く、申告書書類のやりとりもスムーズ→「迅速かつ正確な対応」＝顧客安心
• 「誰がどの工程を処理したか記録が残る」ので、トラブル対応・説明責任も万全
• タスクや通知の自動化で担当者の手間やストレスが減り、働きやすい環境・離職防止にも

6.まとめと今後の展望

「Chatwork×kintone連携」は、税理士法人を含む士業現場における"情報分散・進捗混乱"の根本的解決策として、今後ますます重要視されます。

まず「課題の可視化」→「ツール導入」→「現場運用/定着化」の三段階定着を地道に進めることが成功の近道です。

今後は「AIによる資料整理や文書チェック自動化」「より細かい作業割当の自動最適化」もトレンドとなるでしょう。