生成AI活用で引き継ぎ時間50%短縮・提案書作成60%削減！kintone統合基盤導入事例

税理士法人として事業を展開するA社様（従業員数：100名規模）は、顧客情報、案件情報、文書管理が独立したシステムで運用されており、必要な情報を探すのに時間を要する状況に直面していました。特に、業務の引き継ぎが特定の担当者に依存しており、過去の情報を活用できないことが課題となっていました。

今回は、引き継ぎ時間を50%短縮し、提案書作成時間を60%削減したkintone統合基盤強化と生成AI活用プロジェクトの導入事例について、A社様にお話を伺いました。

【課題】導入前の悩み：システム分断と引き継ぎの困難に直面する日々

システム分断による業務効率の低下

A社様では、顧客情報、案件情報、文書管理が独立したシステムで運用されており、多くの課題を抱えていました。

「顧客情報、案件情報、文書管理がそれぞれ別のシステムで管理されていて、必要な情報を探すのに時間がかかっていました。同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合も頻発していました」と、当時の状況を振り返ります。

具体的な課題は以下の通りでした：

• 情報の分散: 顧客情報、案件情報、文書管理が独立したシステムで運用されており、必要な情報を探すのに時間を要する
• 重複入力の発生: 同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合が頻発
• リアルタイム性の欠如: 各システムの更新タイミングが異なるため、最新の情報を把握するのに時間がかかる
• 知識の属人化: 業務の引き継ぎが特定の担当者に依存しており、担当者変更時に業務の継続性に支障をきたす
• 情報の散在: 引き継ぎに必要な情報が各システムに分散しており、包括的な情報の把握が困難
• 引き継ぎ時間の長期化: 十分な情報が整理されていないため、引き継ぎに多くの時間を要する

「担当者が変わると、引き継ぎに本当に時間がかかりました。必要な情報が各システムに分散していて、包括的な情報を把握するのが困難でした」と、当時の苦労を語ります。

過去情報の活用不足と生成AI活用の遅れ

さらに、以下のような課題も発生していました：

• 検索の非効率性: 過去の案件情報や顧客履歴を検索するのに複数のシステムを確認する必要がある
• 知識の活用不足: 過去の成功事例や失敗事例が体系化されておらず、新しい案件に活かせない
• 提案品質のばらつき: 過去の情報を十分に活用できていないため、提案の品質にばらつきが生じる
• 生成AI活用の遅れ: NotebookLM、Geminiなどの生成AIツールの効果的な活用方法が分からない

「過去の成功事例や失敗事例を新しい案件に活かせず、提案の品質にばらつきがありました。でも、情報が分散していて、検索も困難でした」と、過去情報の活用不足の課題を説明します。

前回プロジェクトからの学び

実は、A社様では以前にもkintone導入プロジェクトを実施していましたが、以下のような課題がありました：

• 要件定義の不十分さ: 要件定義が不十分で要件が膨張し、プロジェクトが複雑化
• 現場ニーズの把握不足: 現場スタッフのニーズを十分にヒアリングできていなかった
• プロジェクト管理の課題: 開発範囲が明確でなく、予算とスケジュールが超過

「前回のプロジェクトでは、要件がどんどん膨らんでしまい、プロジェクトが複雑化してしまいました。今回は、要件定義フェーズを重視し、現場のニーズをしっかりと把握してから開発に入る方針で進めました」と、前回の経験を踏まえた改善点を説明します。

【転機】なぜkintone統合基盤と生成AIを選んだのか？

統合基盤と生成AI活用が決め手

多くのツールを検討する中で、kintone統合基盤と生成AIを選んだ理由について、以下のように説明します。

「まず、kintoneなら、顧客情報、案件情報、文書管理を統合管理できる点が魅力的でした。統合ハブアプリを構築することで、必要な情報をすぐに見つけられるようになると考えました」

さらに、生成AI活用が可能な点も重要な決め手となりました。

導入に対する不安については、「最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、段階的に導入していく計画を立てていただき、まずは統合基盤から始めて、徐々に生成AI機能を拡張していくアプローチで安心できました」と、導入プロセスへの信頼を語ります。

引き継ぎ機能の自動化

「引き継ぎチェックリストの自動生成機能があることで、引き継ぎ作業を大幅に効率化できる点も魅力的でした。業務履歴の可視化により、包括的な情報を把握できると考えました」と、引き継ぎ機能の自動化の価値を強調します。

2つのプロジェクトで段階的に解決

導入は、kintone統合基盤強化プロジェクトと生成AI活用推進プロジェクトの2つに分けて、段階的に進められました。

プロジェクト1：kintone統合基盤強化プロジェクト（6-9ヶ月）

• Phase 1: 要件定義フェーズ（1-2ヶ月）: 現場スタッフ全員への徹底的なヒアリングと要件整理・優先順位付け
• Phase 2: 統合ハブアプリ設計・開発（3-5ヶ月）: 案件管理をモデルとした統合基盤の構築、システム間連携強化、引き継ぎ機能の実装
• Phase 3: 導入・運用開始（1-2ヶ月）: 段階的導入、ユーザートレーニング、運用開始後のサポート

「要件定義フェーズを重視していただき、現場のニーズをしっかりと把握してから開発に入れたことが、成功の鍵でした。前回のプロジェクトでは要件が膨張してしまいましたが、今回は要件凍結により開発範囲を明確にできました」と、プロジェクト管理の重要性を語ります。

プロジェクト2：生成AI活用推進プロジェクト（継続的支援）

• Phase 1: 生成AI基礎教育（1-2ヶ月）: Gemini活用レクチャー、スタッフ向け研修プログラム
• Phase 2: NotebookLM導入・活用（2-3ヶ月）: 過去情報活用システム構築、情報検索の効率化
• Phase 3: 提案品質向上支援（3-6ヶ月）: AI支援提案書作成、継続的改善サポート

「生成AIの活用方法が分からなかったのですが、基礎教育から始めて、段階的に実務に適用していくアプローチで、無理なく導入できました。特に、NotebookLMで過去の情報をデータベース化できたことで、提案書作成が格段に効率化されました」と、生成AI活用の効果を実感しています。

【効果】導入後の劇的ビフォーアフター

引き継ぎ時間50%短縮・提案書作成60%削減を実現

kintone統合基盤強化と生成AI活用プロジェクトの導入により、劇的な変化が生まれました。

定量的効果

• 情報アクセス時間: 70%削減
• 引き継ぎ時間: 50%短縮
• システム間連携: 自動化率80%向上
• 業務効率: 全体30%向上
• 提案書作成時間: 60%削減
• 情報検索精度: 大幅向上

「以前は、必要な情報を探すのに時間がかかっていましたが、今は統合ハブアプリですぐに見つけられます。情報アクセス時間が70%削減でき、本当に楽になりました」と、業務効率化の実感を語ります。

定性的効果

• 統合ハブアプリの構築: 顧客情報ハブ、業務進捗ハブ、文書管理ハブ、コミュニケーションハブにより、情報を一元管理
• 引き継ぎ機能の自動化: 引き継ぎチェックリスト自動生成、業務履歴の可視化、担当者変更時の自動通知により、引き継ぎ作業を効率化
• 生成AI活用支援: Gemini活用レクチャー、NotebookLM導入・設定、過去情報データベース化、AI支援提案書作成により、業務を支援
• システム間連携強化: 既存アプリとの連携自動化、データの一元管理と自動同期、業務フローの可視化により、業務効率を向上

「もう以前のやり方には戻れません。統合ハブアプリで情報を一元管理できるので、必要な情報をすぐに見つけられますし、引き継ぎも大幅に効率化できました。生成AIを活用することで、提案書作成時間も60%削減でき、本当に助かっています」と、システム導入の価値を強調します。

提案品質の向上

「過去の成功事例や失敗事例をデータベース化し、生成AIを活用することで、提案の品質が向上しました。過去の情報を新しい案件に活かせるようになり、提案のばらつきも減りました」と、提案品質の向上の実感を語ります。

生成AI活用の具体的な実現例

導入された生成AI活用の主な機能は以下の通りです：

• NotebookLMによる過去情報活用: 顧客案件資料、契約書、報告書、メール履歴、会議録を統合管理し、案件に関する質問に対して関連資料を横断検索。類似案件の成功事例・失敗事例も分析して提案
• Gemini活用による業務支援: 申告書チェック支援、税務相談回答支援、問い合わせ自動分類・振り分け、FAQ自動回答システムなど、多岐にわたる業務を支援
• 過去Q&Aデータベース化: 過去の質問回答を自動分類・構造化し、FAQ表を自動生成。重複質問や類似回答も自動統合
• AI支援提案書作成: 顧客別提案書の自動下書き、過去成功事例の自動引用、提案内容の整合性チェック

「特に、NotebookLMで過去の案件情報を統合管理できたことで、類似案件の成功事例をすぐに見つけられるようになりました。提案書作成時に、過去の成功事例を自動的に引用できるようになり、提案の説得力が格段に向上しました」と、生成AI活用の具体的な効果を説明します。

投資対効果

プロジェクトの投資対効果について、以下のような成果が実現されました：

• kintone統合基盤強化プロジェクト: 投資額300-480万円に対し、業務効率化による時間創出が年間500-800時間、人件費削減効果が年間250-400万円
• 生成AI活用推進プロジェクト: 月額15-25万円の継続投資により、提案書作成時間60%削減、提案成約率10-20%向上
• ROI期間: 約18-24ヶ月で投資回収を実現

「投資額は決して小さくありませんでしたが、業務効率化による時間創出と、提案成約率の向上により、十分な投資対効果を実感できています。特に、引き継ぎ時間の短縮により、新しい案件に取り組む時間が増えたことが大きいです」と、投資対効果の実感を語ります。

プロジェクト成功の要因

このプロジェクトが成功した要因について、以下の点が挙げられます：

• 要件定義の徹底: 現場スタッフ全員への徹底的なヒアリングにより、現場ニーズを正確に把握
• 段階的導入: リスクを最小化しながら効果を実感できる段階的な導入アプローチ
• 継続的サポート: 導入後も定着まで責任を持った支援を継続
• プロジェクト分離: kintone統合基盤と生成AI活用を分離し、各専門性を活かした効率的な推進
• 要件凍結による範囲管理: 要件膨張を防止し、予算とスケジュールを適切に管理

「はてなベースさんの担当者が、私たちの業務をしっかりと理解して、最適なソリューションを提案してくださったことが、成功の最大の要因だと思います。また、段階的に導入していくアプローチにより、リスクを最小化しながら効果を実感できました」と、プロジェクト成功の要因を語ります。

【展望】今後の目標とメッセージ

さらなる業務効率化と生成AI活用の拡大を目指して

今後の展望について、以下のように語ります。

「現在は基本的な統合基盤と生成AI活用ができていますが、今後はさらに機能を拡張したいですね。また、AIを活用して、より精度の高い税務相談や提案書作成ができるようにしたいです」

さらに、「データが一元管理されているので、経営分析も容易になりました。今後は、このデータを活用して、より戦略的な経営判断ができるようになりたいです」と、経営への貢献を期待します。

具体的な今後の展開として、以下のような機能拡張を検討しています：

• 申告書チェック支援AI: 確定申告・法人税申告の申告書データを自動チェックし、計算ミス・記入漏れ・法的要件の不備を自動検出
• 税務相談回答支援: 顧客からの税務相談に対して、FAQデータベースと過去の回答履歴を検索し、回答テンプレートを自動生成
• 年末調整業務自動化: 従業員からの申告書類をAIが自動で読み取り・データ化し、年末調整計算を自動実施
• 案件進捗予測AI: 過去データを分析し、各案件の進捗パターンや遅延リスクを自動予測

「現在は基本的な統合基盤と生成AI活用ができていますが、今後はさらに高度なAI機能を導入して、業務をさらに効率化したいと考えています。特に、申告書チェックや税務相談の自動化により、税理士の専門性をより高度な業務に集中できるようになると期待しています」と、今後の展開への期待を語ります。

同じ悩みを抱える企業へのメッセージ

「システムが分断されていて、引き継ぎや過去情報の活用に悩んでいる企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に導入していけば、必ず効果を実感できます。私たちも、引き継ぎ時間を50%短縮し、提案書作成時間を60%削減できました。この差は本当に大きいです」

そして、「はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと満足していただけると思います」と、支援への感謝を述べます。