士業向けkintoneパッケージ導入事例

税理士法人として事業を展開するA社様（従業員数：200名規模）は、マネーフォワード会計、マネーフォワード請求書、日本システム収納の3つのシステムが独立しており、データの手動転記が必要な状況に直面していました。特に、月次決算が15日～20日と遅く、経営陣がリアルタイムで業績を把握できないことが課題となっていました。

今回は、月次決算を15日から7日に短縮し、3年間のROI218%を実現したkintone業務統合システムの導入事例について、A社様にお話を伺いました。

【課題】導入前の悩み：システム分散と手動転記に忙殺される日々

システム分散による業務効率の低下

A社様では、マネーフォワード会計、マネーフォワード請求書、日本システム収納の3つのシステムが独立しており、多くの課題を抱えていました。

「3つのシステムが独立していて、データの手動転記が必要でした。同じ顧客情報を複数システムに個別に入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合も頻発していました」と、当時の状況を振り返ります。

具体的な課題は以下の通りでした：

• 連携不足: マネーフォワード会計、マネーフォワード請求書、日本システム収納の3つのシステムが独立しており、データの手動転記が必要
• 重複作業: 同じ顧客情報を複数システムに個別に入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合が頻発
• リアルタイム性の欠如: 各システムの更新タイミングが異なるため、最新の情報を把握するのに時間がかかる
• 情報の散在: 顧客情報が担当者の頭の中、Excelシート、各システムに分散しており、必要な情報を探すのに時間がかかる
• 引き継ぎの困難: 担当者変更時に情報の引き継ぎが不十分で、業務の継続性に支障をきたす
• 検索の非効率性: 過去の案件情報や顧客履歴を検索するのに複数のシステムを確認する必要がある

「月次決算が15日～20日と遅く、経営陣がリアルタイムで業績を把握できませんでした。データの集計に時間がかかり、迅速な経営判断ができない状況でした」と、当時の苦労を語ります。

経営判断の遅延

さらに、以下のような課題も発生していました：

• 月次決算の遅延: 月次決算が15日～20日と遅く、経営陣がリアルタイムで業績を把握できない
• KPIの可視化不足: 重要な経営指標が各システムに分散しており、統合的な分析が困難
• 意思決定の遅れ: データの集計に時間がかかるため、迅速な経営判断ができない状況

「経営判断に必要なデータがすぐに揃わず、意思決定が遅れていました。でも、システムが分散していて、統合的な分析ができない状況でした」と、経営判断の遅延の課題を説明します。

【転機】なぜkintone業務統合システムを選んだのか？

業務統合と内製化支援が決め手

多くのツールを検討する中で、kintone業務統合システムを選んだ理由について、以下のように説明します。

「まず、kintoneなら、顧客・案件・請求・工数管理を一元化できる点が魅力的でした。マネーフォワード連携により、データの自動同期ができる点が大きかったです」

さらに、社内エンジニアを活用した内製化支援が可能な点も重要な決め手となりました。

導入に対する不安については、「最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、導入計画を一緒に検討していただき、まずは顧客情報の一元管理から着手し、その後案件管理、請求管理、経営可視化と順を追って機能を追加していく流れで進められたので安心できました」と、導入プロセスへの信頼を語ります。

Looker Studioによる経営可視化

「Looker Studioによる経営レポートの自動生成機能があることで、経営状況をリアルタイムで把握できるようになると考えました。事業部別売上・利益レポートや顧客別収益ランキングが自動生成されるので、経営判断が迅速になると考えました」と、経営可視化の価値を強調します。

【効果】導入後の劇的ビフォーアフター

月次決算を15日から7日に短縮！3年間のROI218%を実現

kintone業務統合システムの導入により、劇的な変化が生まれました。

定量的効果

• 業務効率化: 手作業による二重入力を解消
• 意思決定の迅速化: リアルタイムな経営データの可視化
• 月次決算の早期化: 15日→7日程度に短縮
• 社内エンジニアの活用: 既存人材を最大限活用した内製化の実現
• 3年間のROI: 218%
• 投資回収期間: 約1.5年
• 年間コスト削減効果: 約720万円

「以前は、月次決算が15日～20日かかっていましたが、今は7日程度で完了します。データ連携が自動化されたので、手作業が大幅に削減でき、本当に楽になりました」と、業務効率化の実感を語ります。

定性的効果

• 顧客情報の一元管理: 顧客マスタの統合管理、案件情報の詳細管理、契約情報の電子化により、顧客別売上・利益の自動集計を実現
• 業務フローの統一と効率化: 多段階承認フローの電子化、自動通知機能、業務ルールの標準化により、ワークフロー進捗の可視化を実現
• 経営情報の可視化: 事業部別売上・利益レポートの自動生成、顧客別収益ランキングの表示、月次・年次比較分析により、リアルタイムダッシュボードを実現
• 月次決算の早期化: データ連携の自動化、仕訳データの自動集計、月次レポートの自動生成により、決算期間を大幅に短縮

「もう以前のやり方には戻れません。データが一元管理されているので、必要な情報をすぐに見つけられますし、経営状況もリアルタイムで把握できます。月次決算も7日程度で完了するようになり、経営判断が迅速になりました」と、システム導入の価値を強調します。

構築した主要機能の詳細

A社様では、kintoneによる業務統合システムを構築し、月次決算の早期化と経営の可視化を実現しました。主な機能は以下の通りです。

顧客・案件管理機能

• 顧客マスタの統合管理: マネーフォワード会計、マネーフォワード請求書、日本システム収納の3つのシステムから顧客情報を統合し、一元管理を実現
• 案件情報の詳細管理: 案件ごとの詳細情報（契約内容、見積金額、実績金額、進捗状況など）を管理し、案件別の収益性を可視化
• 契約情報の電子化: 契約書の電子管理により、契約情報の検索・参照が容易に。契約更新のアラート機能も実装
• 顧客別売上・利益の自動集計: 顧客ごとの売上・利益を自動集計し、顧客別の収益性をリアルタイムで把握

業務フロー管理機能

• 多段階承認フローの電子化: 請求書、契約書などの承認プロセスを電子化し、承認状況を可視化。承認遅延のアラート機能も実装
• 自動通知機能: 承認依頼、承認完了、期限切れなどの自動通知により、業務の見落としを防止
• 業務ルールの標準化: 業務ルールをシステムに組み込み、標準化された業務フローを実現
• ワークフロー進捗の可視化: 各業務の進捗状況をダッシュボードで可視化し、ボトルネックを特定

経営情報の可視化機能

• 事業部別売上・利益レポートの自動生成: Looker Studioによる事業部別の売上・利益レポートを自動生成し、事業部ごとの収益性を把握
• 顧客別収益ランキングの表示: 顧客ごとの収益性をランキング形式で表示し、重点顧客を特定
• 月次・年次比較分析: 月次・年次の比較分析により、トレンドを把握し、経営判断に活用
• リアルタイムダッシュボード: 経営に必要なKPIをリアルタイムで表示し、迅速な意思決定を支援

月次決算の早期化機能

• データ連携の自動化: マネーフォワード会計、マネーフォワード請求書、日本システム収納とのデータ連携を自動化し、手動転記を解消
• 仕訳データの自動集計: 各システムから取得したデータを自動的に仕訳データに変換し、集計作業を自動化
• 月次レポートの自動生成: 月次決算に必要なレポートを自動生成し、決算作業を大幅に短縮
• エラーチェック機能: データの不整合やエラーを自動検知し、決算前に対応可能

内製化支援機能

• 社内エンジニアの活用: 既存の社内エンジニアを活用した内製化支援により、長期的に自分たちで運用できる体制を構築
• カスタマイズの柔軟性: 業務の変化に応じて、システムを柔軟にカスタマイズ可能
• ドキュメント整備: システムの運用方法をドキュメント化し、引き継ぎを容易に

「これらの機能により、月次決算が15日から7日に短縮され、経営判断が迅速になりました。特に、データ連携の自動化により、手作業による二重入力が解消され、データの整合性も100%確保できています。また、Looker Studioによる経営ダッシュボードにより、リアルタイムで経営状況を把握できるようになり、意思決定のスピードが大幅に向上しました」と、構築した機能の価値を説明します。

投資対効果

「3年間のROIが218%で、投資回収期間が約1.5年でした。年間コスト削減効果が約720万円あり、本当に投資してよかったと思います」と、投資対効果の実感を語ります。

【展望】今後の目標とメッセージ

さらなる業務効率化と経営の可視化を目指して

今後の展望について、以下のように語ります。

「現在は基本的な業務統合ができていますが、今後はさらに機能を拡張したいですね。また、AIを活用して、より精度の高い需要予測やリスク分析ができるようにしたいです」

さらに、「データが一元管理されているので、経営分析も容易になりました。今後は、このデータを活用して、より戦略的な経営判断ができるようになりたいです」と、経営への貢献を期待します。

同じ悩みを抱える企業へのメッセージ

「システムが分散していて、データの手動転記に悩んでいる企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に進めていくことで、必ず効果を実感できるはずです。私たちも、月次決算を15日から7日に短縮でき、3年間のROI218%を実現できました。この差は本当に大きいです」

そして、「はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと同じように満足していただけると思います」と、支援への感謝を述べます。