「転記作業ゼロ」で組織拡大に備える。SES企業A社がkintone×freee連携で築いた“盤石な”バックオフィス

「kintoneの請求データをfreeeに手動で転記する作業に、毎月多くの時間を費やしていた……」
「入金管理や従業員データの同期も手動で、データの不整合が頻発していた……」

IT・システム開発事業を展開するA社様（従業員数：40名規模）は、kintoneとfreeeを別々に使用していましたが、データ連携が手動で行われており、月次処理に多くの時間を費やしていました。特に、入金管理や従業員データ管理、勤怠データ管理が手動で行われており、データの不整合やリアルタイム性の欠如が課題となっていました。

弊社はkintone×freee完全自動連携システムの導入を通じて、A社様の業務効率化をサポート。導入後、請求書・入金データの転記作業が不要になり、データ整合性を100%確保できるようになりました。今回は、導入前に抱えていた課題、そして自動連携を実現するまでのプロセスについて、担当者様にお話を伺いました。

月次処理に多くの時間を費やしていた手動連携の日々

ーまずは弊社にご相談いただく前の状況について教えてください。

A社様：kintoneとfreeeを別々に使用していましたが、データ連携が手動で行われており、多くの課題を抱えていました。

特に、kintoneの請求データをfreeeの取引に手動で変換する必要があり、作業に時間がかかっていました。同じ情報を複数のシステムに入力する必要があり、入力ミスやデータ不整合も頻発していました。

ー具体的にはどのような作業が発生していたのでしょうか？

A社様：主な手作業は以下の通りでした：

• kintoneの請求データをfreeeの取引に手動で変換する作業
• freeeの入金データをkintoneに手動で反映する作業
• freeeの従業員情報をkintoneのメンバー管理に手動で連携する作業
• freeeの勤怠データをkintoneの勤怠管理に手動で反映する作業

月次処理だけで本当に時間がかかっていました。請求書の作成から入金管理、従業員データの同期まで、すべて手動で行う必要があり、本当に大変でした。

ー組織拡大への不安もあったと伺っていますが、どのような懸念があったのでしょうか？

A社様：現在、従業員数は40名規模ですが、今後さらに組織を拡大していく計画があります。その際、手作業でのデータ連携では対応できなくなることが明確でした。

手作業のノウハウが特定の担当者に集中し、業務の属人化が進んでいました。また、定型的な手作業に時間を取られ、本来の業務に集中できない状況でした。

今のうちに自動化しておく必要があると考えていました。組織が拡大すれば、手作業も比例して増えていくので、今のうちに対策を講じる必要があると感じていました。

手作業業務の効率化と組織拡大への備えが決め手

ーどのような経緯で弊社にたどり着いたのでしょうか？

A社様：kintoneとfreeeの連携を自動化する方法を探していました。いくつかのツールを検討する中で、はてなベースさんのkintone×freee完全自動連携システムを知りました。

ー何が決め手となって弊社のソリューションを選んでいただいたのでしょうか？

A社様：まず、kintoneとfreeeの完全自動連携ができる点が魅力的でした。手動でのデータ変換や連携作業を完全に自動化できることで、作業時間を大幅に削減できると考えました。

さらに、手作業業務の効率化が急務だったことも重要な決め手となりました。月次処理に多くの時間を費やしている現状を改善し、本来の業務に集中できる環境を作りたかったんです。特に、請求書作成や入金管理、従業員データの同期など、定型的な作業を自動化することで、担当者の負担を大幅に減らせると考えました。

ー導入に対する不安はありませんでしたか？

A社様：最初は本当にうまくいくのか不安でした。でも、はてなベースさんの担当者が、私たちの業務をしっかり理解して、最適なソリューションを提案してくださったことも大きな安心材料でした。

データの整合性を100%確保できる点も魅力的でした。手動での連携では、データの不整合が発生しやすかったのですが、自動連携により、整合性を完全に確保できると考えました。また、組織が拡大しても、システムが自動で対応してくれるので、将来への投資としても価値があると感じました。

丁寧なヒアリングから始まった導入プロセス

ープロジェクトはどのように進んでいったのでしょうか？

A社様：まず、はてなベースさんの担当者が、私たちの業務フローを詳しくヒアリングしてくださいました。kintoneとfreeeをどのように使っているか、どのような手作業が発生しているか、課題は何かなど、細かく聞いていただきました。

ヒアリングの際に、「請求データのfreeeへの転記は、完全に自動化できますよ」「入金データの同期もリアルタイムで対応可能です」など、具体的な提案をいただけたのが印象的でした。私たちが思いつかなかった改善点も指摘していただき、本当に助かりました。

ー導入はどのように進められたのでしょうか？

A社様：導入は段階的に進められました。最初は請求書・取引処理の自動化から始めました。まずは請求データの連携を確実にし、それが安定してから入金管理、従業員データの同期と順を追って機能を追加していく方針でした。これにより、一度に大きな変更を加えることなく、安心して導入を進められました。

各段階で、担当者の方が丁寧に説明してくださり、「請求データの連携は、このように自動で行われます」「データの不整合が発生した場合は、この画面で確認できます」など、具体的な使い方を教えていただきました。不明な点があれば、すぐに質問できたのも良かったです。

ーサポート体制についてはいかがでしたか？

A社様：導入後も、定期的にフォローアップの連絡をいただきました。「うまく動いていますか？」「何か困ったことはありませんか？」と、気にかけてくださるのが本当にありがたかったです。

一度、データの同期がうまくいかないことがあったのですが、すぐに担当者の方が対応してくださいました。リモートで画面共有しながら、原因を特定して、すぐに修正していただきました。この対応の速さと丁寧さには本当に感謝しています。

また、システムの使い方についても、マニュアルだけでなく、実際に画面を見ながら説明していただいたので、すぐに理解できました。技術的な話も、わかりやすく説明していただき、安心して使えています。

転記作業が不要に！完全自動連携を実現

ー導入後の変化について教えてください。

A社様：kintone×freee完全自動連携システムの導入により、劇的な変化が生まれました。

以前は、請求書をfreeeに転記する作業、入金データをkintoneに転記する作業、従業員データや勤怠データの転記作業など、すべて手動で行っていましたが、今はすべて自動化されました。転記作業が不要になり、本当に楽になりました。

ー具体的な効果を教えてください。

A社様：主な効果は以下の通りです：

• 請求書のfreeeへの転記：完全自動化（手動転記が不要に）
• 入金データのkintoneへの転記：リアルタイム自動更新（手動転記が不要に）
• 従業員データの転記：月1回の自動同期（手動転記が不要に）
• 勤怠データの転記：日次自動同期（手動転記が不要に）
• データ整合性：100%確保

もう以前のやり方には戻れません。すべてのデータ連携が自動化されているので、手作業が大幅に減り、データの整合性も100%確保できています。組織が拡大しても、このシステムがあれば安心して対応できます。

ーリアルタイム性の向上についてはいかがでしょうか？

A社様：入金管理がリアルタイムで自動更新されるようになったので、入金状況をすぐに把握できるようになりました。与信管理も容易になり、本当に助かっています。

以前は、freeeの入金データをkintoneに手動で反映する必要があったため、リアルタイム性が欠如していました。でも、今は自動でリアルタイム更新されるので、入金状況をすぐに確認できます。

さらなる業務効率化と経営の可視化を目指して

ー今後の展望について教えてください。

A社様：現在は基本的なデータ連携が自動化されていますが、今後はさらに機能を拡張したいですね。また、AIを活用して、より精度の高い需要予測やリスク分析ができるようにしたいです。

データが一元管理されているので、経営分析も容易になりました。今後は、このデータを活用して、より戦略的な経営判断ができるようになりたいです。

ー同じ悩みを抱える企業へのメッセージをお願いします。

A社様：kintoneとfreeeの連携が手動で、転記作業に時間がかかっている企業の皆さんには、ぜひ一度検討していただきたいです。最初は不安もあると思いますが、段階的に進めていくことで、必ず効果を実感できるはずです。私たちも、請求書や入金データの転記作業が不要になり、完全自動連携を実現できました。この差は本当に大きいです。

はてなベースさんのサポートが本当に丁寧で、私たちの業務を理解して、最適なソリューションを提案してくれました。同じような悩みを抱えている企業の皆さんも、きっと同じように満足していただけると思います。