freee請求書を導入している多くの企業で、以下のような課題が発生しています。

請求書発行に時間がかかりすぎる

従来の請求書発行プロセスでは、以下のような作業が必要になります。

• 案件データの確認: 請求対象の案件データを確認し、請求金額を計算する（2分）
• 請求書の作成: freee請求書で請求書を作成し、必要事項を入力する（5分）
• 金額の再確認: 請求金額が正しいか再確認する（2分）
• PDF化とメール送付: 請求書をPDF化し、メールで送付する（1分）

従業員50名規模の企業の場合、月間100件の請求書を発行すると仮定すると、1件あたり10分かかると、月16.7時間の請求書発行時間が必要になります。時給3,000円と仮定すると、月5万円、年間60万円のコストが発生しています。

経理担当者の声: 「毎月100件以上の請求書を発行しているのですが、1件あたり10分かかっており、月に16時間以上も請求書発行に時間を費やしています。特に、同じ内容の請求書を毎月作成するのが大変で、テンプレートを活用して効率化したいのですが、freee請求書でどのように設定すればよいか分かりません。」

同じ内容の請求書を毎月作成する手間

継続的な取引先に対して、毎月同じ内容の請求書を発行している企業では、以下のような問題が発生しています。

• 毎月同じ作業の繰り返し: 毎月同じ内容の請求書を作成するため、作業が単調で時間がかかる
• 入力ミスのリスク: 毎月手動で入力するため、入力ミスが発生する可能性がある
• テンプレートの活用が不十分: freee請求書のテンプレート機能を活用できていない

従業員50名規模の企業の場合、継続的な取引先が30社あると仮定すると、毎月30件の請求書を手動で作成する必要があり、月5時間の作業時間が必要になります。

請求書のテンプレート設定が分からない

freee請求書のテンプレート機能を活用したいものの、以下のような問題が発生しています。

• テンプレートの設定方法が分からない: テンプレートの設定方法が分からず、適切な設定ができない
• カスタムテンプレートの作成が難しい: カスタムテンプレートの作成方法が分からず、標準テンプレートしか使えない
• テンプレートの活用方法が分からない: テンプレートを設定しても、どのように活用すればよいか分からない

これらの問題を解決するためには、freee請求書のテンプレート機能を適切に設定し、自動発行機能を活用することが有効です。

freee請求書の自動発行機能とテンプレート機能を活用することで、請求書発行時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることができます。この自動化により、請求書発行プロセスを効率化できます。

なぜfreee請求書の自動発行とテンプレート活用が効果的なのか

freee請求書の自動発行とテンプレート活用が効果的な理由を、以下の表にまとめます。

この表から分かるように、freee請求書の自動発行とテンプレート活用により、請求書発行時間を80%削減し、年間48万円のコスト削減が期待できます。

解決のアプローチ：3つのステップ

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を実現するためには、以下の3つのステップを実行します。

ステップ1：テンプレートの作成と設定

まず、請求書のテンプレートを作成し、freee請求書に設定します。このステップでは、以下の作業を行います。

• 標準テンプレートの選択: freee請求書の標準テンプレートから、自社に適したテンプレートを選択
• カスタムテンプレートの作成: 標準テンプレートで対応できない場合は、カスタムテンプレートを作成
• テンプレートの項目設定: 請求書に必要な項目（請求先、請求金額、支払期限など）を設定

ステップ2：自動発行機能の設定

次に、freee請求書の自動発行機能を設定します。このステップでは、以下の作業を行います。

• 作成予約の設定: 定期請求書の作成予約を設定し、自動的に請求書を作成
• API連携の設定: 外部システムと連携し、請求データを自動的に取得して請求書を作成
• メール送付の自動化: 請求書作成後、自動的にメール送付する設定

ステップ3：運用の最適化

最後に、運用を最適化し、継続的に改善します。このステップでは、以下の作業を行います。

• テンプレートの見直し: 運用状況を確認し、テンプレートを改善
• 自動発行の精度向上: 自動発行の精度を向上させ、手動修正を削減
• 効果測定: 自動発行とテンプレート活用による効果を測定し、改善点を特定

導入の全体像：5つのプロセス

freee請求書の自動発行とテンプレート活用の導入プロセスを、以下の図解で説明します。

【導入プロセスの全体像】

1. テンプレート作成
   ↓
2. 請求データの準備
   ↓
3. 自動発行の設定
   ↓
4. 請求書の作成・送付
   ↓
5. 効果測定と改善

各プロセスの詳細を説明します。

プロセス1：テンプレート作成

freee請求書のテンプレートを作成し、自社の請求書フォーマットに合わせて設定します。標準テンプレートを選択するか、カスタムテンプレートを作成します。

プロセス2：請求データの準備

請求書に必要なデータ（請求先、請求金額、支払期限など）を準備します。外部システムと連携する場合は、API連携を設定します。

プロセス3：自動発行の設定

freee請求書の自動発行機能を設定します。作成予約を設定するか、API連携を設定します。

プロセス4：請求書の作成・送付

自動発行機能により、請求書が自動的に作成され、メールで送付されます。必要に応じて、手動で確認・修正します。

プロセス5：効果測定と改善

自動発行とテンプレート活用による効果を測定し、改善点を特定して継続的に改善します。

具体的な連携パターン

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を実現するためには、以下の連携パターンがあります。

パターンA：作成予約による定期請求書の自動発行

毎月同じ内容の請求書を発行する場合、freee請求書の作成予約機能を活用します。このパターンでは、以下の設定を行います。

• 作成予約の設定: 請求書の作成予約を設定し、毎月自動的に請求書を作成
• テンプレートの設定: 請求書のテンプレートを設定し、請求金額や支払期限を自動設定
• メール送付の自動化: 請求書作成後、自動的にメール送付

従業員50名規模の企業の場合、継続的な取引先が30社あると仮定すると、作成予約により、月30件の請求書を自動発行できます。1件あたりの作業時間が10分から2分に短縮されると、月5時間から1時間に削減され、月4時間、年間48時間の作業時間削減が期待できます。

パターンB：API連携による外部システムからの自動発行

外部システム（kintone、Salesforceなど）と連携し、請求データを自動的に取得して請求書を作成する場合、freee請求書のAPI連携機能を活用します。このパターンでは、以下の設定を行います。

• API連携の設定: 外部システムとfreee請求書を連携し、請求データを自動的に取得
• データマッピングの設定: 外部システムのデータをfreee請求書の項目にマッピング
• 自動発行の設定: 請求データ取得後、自動的に請求書を作成・送付

従業員50名規模の企業の場合、月間100件の請求書を発行すると仮定すると、API連携により、月100件の請求書を自動発行できます。1件あたりの作業時間が10分から2分に短縮されると、月16.7時間から3.3時間に削減され、月13.4時間、年間160.8時間の作業時間削減が期待できます。

連携による効果の試算

freee請求書の自動発行とテンプレート活用による効果を、企業規模別に試算します。

従業員50名規模の企業の場合

• 月間請求書発行数: 100件
• 従来の作業時間: 1件あたり10分 × 100件 = 16.7時間
• 自動発行後の作業時間: 1件あたり2分 × 100件 = 3.3時間
• 削減時間: 13.4時間/月
• 年間のコスト削減: 13.4時間 × 12ヶ月 × 時給3,000円 = 48.24万円

従業員100名規模の企業の場合

• 月間請求書発行数: 200件
• 従来の作業時間: 1件あたり10分 × 200件 = 33.3時間
• 自動発行後の作業時間: 1件あたり2分 × 200件 = 6.7時間
• 削減時間: 26.6時間/月
• 年間のコスト削減: 26.6時間 × 12ヶ月 × 時給3,000円 = 95.76万円

従業員200名規模の企業の場合

• 月間請求書発行数: 400件
• 従来の作業時間: 1件あたり10分 × 400件 = 66.7時間
• 自動発行後の作業時間: 1件あたり2分 × 400件 = 13.3時間
• 削減時間: 53.4時間/月
• 年間のコスト削減: 53.4時間 × 12ヶ月 × 時給3,000円 = 192.24万円

これらの試算から分かるように、企業規模が大きくなるほど、自動発行とテンプレート活用による効果が大きくなります。

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を実現するためには、以下のステップを実行します。

ステップ1：テンプレートの作成と設定

まず、freee請求書のテンプレートを作成し、自社の請求書フォーマットに合わせて設定します。

1-1. 標準テンプレートの選択

freee請求書の標準テンプレートから、自社に適したテンプレートを選択します。freee請求書には、40種類以上の豊富なテンプレートが用意されており、業種や用途に応じて選択できます。

標準テンプレートの選択手順:

1. freee請求書の管理画面にログイン
2. 「設定」→「テンプレート設定」を選択
3. 標準テンプレート一覧から、自社に適したテンプレートを選択
4. テンプレートのプレビューを確認し、問題がなければ設定を保存

1-2. カスタムテンプレートの作成

標準テンプレートで対応できない場合は、カスタムテンプレートを作成します。カスタムテンプレート機能を利用することで、請求書のレイアウトをゼロから自由にカスタマイズできます。

カスタムテンプレートの作成手順:

1. freee請求書の管理画面にログイン
2. 「設定」→「テンプレート設定」→「カスタムテンプレートを作成」を選択
3. テンプレートのレイアウトを設計（ロゴ、会社情報、請求項目など）
4. テンプレートのプレビューを確認し、問題がなければ設定を保存

1-3. テンプレートの項目設定

請求書に必要な項目（請求先、請求金額、支払期限など）を設定します。テンプレートの項目設定により、請求書作成時の入力項目を統一できます。

テンプレートの項目設定手順:

1. 作成したテンプレートを選択
2. 「項目設定」を選択
3. 請求書に必要な項目を設定（請求先、請求金額、支払期限、備考など）
4. 項目の必須/任意を設定
5. 設定を保存

ステップ2：自動発行機能の設定

次に、freee請求書の自動発行機能を設定します。

2-1. 作成予約の設定

定期請求書の作成予約を設定し、自動的に請求書を作成します。作成予約機能により、あらかじめ設定した周期毎に、自動で請求書を作成できます。

作成予約の設定手順:

1. freee請求書の管理画面にログイン
2. 「請求書」→「作成予約」を選択
3. 「新規作成予約」を選択
4. 請求先、請求金額、支払期限、作成周期を設定
5. テンプレートを選択
6. 設定を保存

作成予約の設定例:

• 請求先: A株式会社
• 請求金額: 月額10万円
• 支払期限: 月末日
• 作成周期: 毎月1日
• テンプレート: 標準テンプレート1

2-2. API連携の設定

外部システムと連携し、請求データを自動的に取得して請求書を作成する場合、freee請求書のAPI連携機能を設定します。

API連携の設定手順:

1. freee請求書の管理画面にログイン
2. 「設定」→「API連携」を選択
3. 「API連携を有効化」を選択
4. APIキーを取得
5. 外部システム側でAPI連携を設定
6. データマッピングを設定
7. テスト実行を行い、問題がなければ本番運用を開始

API連携の設定例:

• 外部システム: kintone
• 連携データ: 案件データ（案件名、請求金額、請求先など）
• 連携タイミング: 案件のステータスが「請求待ち」になった時
• データマッピング: kintoneの案件名 → freee請求書の件名、kintoneの請求金額 → freee請求書の請求金額

2-3. メール送付の自動化

請求書作成後、自動的にメール送付する設定を行います。メール送付の自動化により、請求書作成から送付までのプロセスを完全に自動化できます。

メール送付の自動化設定手順:

1. freee請求書の管理画面にログイン
2. 「設定」→「メール設定」を選択
3. 「自動送付」を有効化
4. メールテンプレートを設定
5. 送付先を設定
6. 設定を保存

ステップ3：運用の最適化

最後に、運用を最適化し、継続的に改善します。

3-1. テンプレートの見直し

運用状況を確認し、テンプレートを改善します。請求書のレイアウトや項目が適切かどうかを確認し、必要に応じてテンプレートを修正します。

テンプレートの見直しポイント:

• 請求書のレイアウトが適切か
• 請求項目が適切に設定されているか
• 請求書の見やすさは十分か
• 請求先からの問い合わせが多い項目はないか

3-2. 自動発行の精度向上

自動発行の精度を向上させ、手動修正を削減します。自動発行の精度を向上させるためには、以下の点に注意します。

自動発行の精度向上ポイント:

• 請求データの正確性を確保
• データマッピングの見直し
• エラーハンドリングの設定
• 定期的な動作確認

3-3. 効果測定

自動発行とテンプレート活用による効果を測定し、改善点を特定します。

効果測定の指標:

• 請求書発行時間の削減率
• 手動修正の発生率
• 請求書の作成件数
• コスト削減額

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を実現した企業の事例を紹介します。

成功事例1：IT企業での請求書自動発行の導入

企業概要:

• 業種: IT企業
• 従業員数: 50名
• 月間請求書発行数: 100件

導入前の課題:

• 毎月100件の請求書を手動で発行しており、1件あたり10分かかっていた
• 月16.7時間の請求書発行時間が必要で、経理担当者の負担が大きかった
• 同じ内容の請求書を毎月作成する手間がかかっていた

導入内容:

• freee請求書の作成予約機能を活用し、継続的な取引先30社の請求書を自動発行
• カスタムテンプレートを作成し、自社の請求書フォーマットに合わせて設定
• API連携により、kintoneの案件データから自動的に請求書を作成

導入後の効果:

• 請求書発行時間が1件あたり10分から2分に短縮（80%削減）
• 月13.4時間の作業時間削減を実現
• 年間48.24万円のコスト削減を実現
• 入力ミスがゼロになり、請求書の品質が向上

導入期間: 2ヶ月

導入時の工夫やポイント:

• まず1つの取引先でテスト運用を行い、問題がないことを確認してから全社展開
• テンプレートの見直しを定期的に行い、請求先からのフィードバックを反映
• 自動発行の精度を向上させるため、データマッピングを細かく設定

成功事例2：コンサルティング企業でのテンプレート活用

企業概要:

• 業種: コンサルティング企業
• 従業員数: 30名
• 月間請求書発行数: 50件

導入前の課題:

• プロジェクトごとに異なる請求書フォーマットを使用しており、統一性がなかった
• 請求書の作成に時間がかかり、経理担当者の負担が大きかった
• テンプレートの活用方法が分からなかった

導入内容:

• freee請求書のカスタムテンプレートを作成し、プロジェクトタイプ別に3種類のテンプレートを設定
• 作成予約機能を活用し、継続的なプロジェクトの請求書を自動発行
• メール送付の自動化を設定し、請求書作成から送付までのプロセスを自動化

導入後の効果:

• 請求書発行時間が1件あたり10分から2分に短縮（80%削減）
• 月6.7時間の作業時間削減を実現
• 年間24.12万円のコスト削減を実現
• 請求書の統一性が向上し、ブランドイメージが向上

導入期間: 1ヶ月

導入時の工夫やポイント:

• プロジェクトタイプ別にテンプレートを作成し、用途に応じて使い分け
• テンプレートの見直しを定期的に行い、プロジェクトマネージャーからのフィードバックを反映
• 自動発行の精度を向上させるため、プロジェクトデータの確認を徹底

失敗事例とその原因・対策

失敗事例: 製造業でのAPI連携の失敗

企業概要:

• 業種: 製造業
• 従業員数: 100名
• 月間請求書発行数: 200件

失敗の内容:

• API連携を設定したが、データマッピングの不備により、請求金額が正しく反映されなかった
• 請求書の作成に失敗するケースが多く、手動修正が必要になった
• 自動発行の精度が低く、期待した効果が得られなかった

失敗の原因:

• データマッピングの設定が不十分で、外部システムのデータ形式とfreee請求書の項目形式が一致していなかった
• テスト運用を十分に行わず、本番運用を開始してしまった
• エラーハンドリングの設定が不十分で、エラーが発生した際の対応ができなかった

対策と結果:

• データマッピングを細かく設定し、外部システムのデータ形式を確認してからfreee請求書の項目にマッピング
• テスト運用を1ヶ月間行い、問題がないことを確認してから本番運用を開始
• エラーハンドリングを設定し、エラーが発生した際に自動的に通知されるようにした

対策後の結果:

• データマッピングの精度が向上し、請求金額が正しく反映されるようになった
• テスト運用により、問題点を事前に発見でき、本番運用がスムーズに開始できた
• エラーハンドリングにより、エラーが発生した際に迅速に対応できるようになった

よくある課題と解決方法

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入する際に発生しがちな課題と、その解決方法を紹介します。

課題1：テンプレートの設定方法が分からない

問題: freee請求書のテンプレート機能を活用したいが、設定方法が分からない。

解決方法:

• freee請求書のヘルプセンターを参照し、テンプレートの設定方法を確認
• 標準テンプレートから始め、徐々にカスタムテンプレートに移行
• 必要に応じて、freee請求書のサポートに問い合わせ

課題2：API連携の設定が複雑

問題: 外部システムとAPI連携を設定したいが、設定が複雑で分からない。

解決方法:

• freee請求書のAPIドキュメントを参照し、API連携の設定方法を確認
• まずは簡単な連携から始め、徐々に複雑な連携に移行
• 必要に応じて、外部システムのサポートや専門家に相談

課題3：自動発行の精度が低い

問題: 自動発行を設定したが、請求金額が正しく反映されないなど、精度が低い。

解決方法:

• データマッピングを細かく設定し、外部システムのデータ形式を確認
• テスト運用を十分に行い、問題点を事前に発見
• エラーハンドリングを設定し、エラーが発生した際に迅速に対応

課題4：テンプレートの見た目が気に入らない

問題: 標準テンプレートの見た目が気に入らず、カスタムテンプレートを作成したいが、作成方法が分からない。

解決方法:

• カスタムテンプレート機能を活用し、自社の請求書フォーマットに合わせて設定
• 必要に応じて、デザイナーや専門家に依頼してテンプレートを作成
• テンプレートの見直しを定期的に行い、改善を継続

課題5：作成予約の設定が分からない

問題: 作成予約機能を活用したいが、設定方法が分からない。

解決方法:

• freee請求書のヘルプセンターを参照し、作成予約の設定方法を確認
• まずは1つの取引先でテスト運用を行い、問題がないことを確認してから全社展開
• 必要に応じて、freee請求書のサポートに問い合わせ

導入時の注意点

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入する際は、以下の点に注意してください。

データの正確性を確保

自動発行を設定する際は、請求データの正確性を確保することが重要です。データの正確性が確保されていないと、請求金額が正しく反映されないなどの問題が発生する可能性があります。

データの正確性を確保するためのポイント:

• 外部システムのデータ形式を確認し、freee請求書の項目形式と一致させる
• データマッピングを細かく設定し、データの変換ロジックを確認
• テスト運用を十分に行い、データの正確性を確認

テスト運用を徹底

本番運用を開始する前に、必ずテスト運用を行い、問題がないことを確認してください。テスト運用を十分に行わないと、本番運用で問題が発生する可能性があります。

テスト運用のポイント:

• まずは1つの取引先でテスト運用を行い、問題がないことを確認
• テスト運用期間は最低1ヶ月間とし、様々なケースを確認
• テスト運用で発見した問題点を修正し、本番運用を開始

エラーハンドリングの設定

自動発行を設定する際は、エラーハンドリングを設定し、エラーが発生した際に迅速に対応できるようにしてください。エラーハンドリングが設定されていないと、エラーが発生した際に気づかず、請求書が発行されないなどの問題が発生する可能性があります。

エラーハンドリングの設定ポイント:

• エラーが発生した際に自動的に通知されるように設定
• エラーログを確認し、エラーの原因を特定
• エラーが発生した際の対応手順を明確化

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入した後、実際の運用で気をつけるべきポイントを紹介します。

定期的な動作確認

自動発行を設定した後は、定期的に動作確認を行い、正常に動作していることを確認してください。動作確認を怠ると、エラーが発生した際に気づかず、請求書が発行されないなどの問題が発生する可能性があります。

動作確認のポイント:

• 毎月1回、自動発行が正常に動作していることを確認
• 請求書の内容が正しいことを確認
• エラーログを確認し、エラーが発生していないことを確認

テンプレートの見直し

テンプレートを設定した後は、定期的に見直しを行い、改善を継続してください。テンプレートの見直しを怠ると、請求書の品質が低下する可能性があります。

テンプレートの見直しポイント:

• 請求先からのフィードバックを反映
• 請求書のレイアウトや項目が適切か確認
• 必要に応じて、テンプレートを修正

データのバックアップ

自動発行を設定した後は、請求データのバックアップを定期的に行い、データの損失を防いでください。データのバックアップを怠ると、データが損失した際に復旧できない可能性があります。

データのバックアップポイント:

• 毎月1回、請求データのバックアップを取得
• バックアップデータを安全な場所に保管
• 必要に応じて、バックアップデータから復旧できることを確認

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入する際は、セキュリティと統制に注意する必要があります。

アクセス権限の管理

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入する際は、アクセス権限を適切に管理し、不正アクセスを防ぐ必要があります。freee請求書では、ユーザーごとにアクセス権限を設定でき、請求書の作成・編集・削除などの権限を細かく設定できます。

アクセス権限の管理ポイント:

• 請求書の作成権限は、必要な担当者のみに付与
• 請求書の編集権限は、承認者にのみ付与
• 請求書の削除権限は、管理者にのみ付与

データの整合性確保

自動発行を設定する際は、データの整合性を確保し、請求データが正しく反映されるようにする必要があります。freee請求書では、データの整合性を確保するため、データマッピングの設定やエラーハンドリングの設定が重要です。

データの整合性確保のポイント:

• データマッピングを細かく設定し、データの変換ロジックを確認
• エラーハンドリングを設定し、エラーが発生した際に迅速に対応
• 定期的にデータの整合性を確認

監査ログの記録

freee請求書の自動発行とテンプレート活用を導入する際は、監査ログを記録し、請求書の作成・編集・削除などの操作を記録する必要があります。freee請求書では、監査ログ機能により、請求書の操作履歴を記録できます。

監査ログの記録ポイント:

• 請求書の作成・編集・削除などの操作を記録
• 監査ログを定期的に確認し、不正な操作がないことを確認
• 必要に応じて、監査ログを外部システムにエクスポート

freee請求書の自動発行とテンプレート活用に関するよくある質問と回答を紹介します。

Q1: freee請求書のテンプレート機能は無料で使えますか？

A: はい、freee請求書の標準テンプレートは無料で使用できます。ただし、カスタムテンプレート機能は有料プランのみで利用可能です。詳細は、freee請求書の料金ページを確認してください。

Q2: 作成予約機能で、請求金額を自動計算できますか？

A: はい、作成予約機能では、請求金額を自動計算できます。ただし、請求金額の計算ロジックは、freee請求書の設定に依存します。詳細は、freee請求書のヘルプセンターを確認してください。

Q3: API連携を設定する際、プログラミング知識は必要ですか？

A: 基本的には、freee請求書のAPI連携機能を使用する際、プログラミング知識は必要ありません。ただし、複雑な連携を行う場合は、専門家に相談することをおすすめします。

Q4: 自動発行を設定した後、手動で請求書を作成することはできますか？

A: はい、自動発行を設定した後でも、手動で請求書を作成することは可能です。自動発行と手動作成を併用することで、柔軟な運用が可能です。

Q5: テンプレートを変更した場合、既存の請求書に影響はありますか？

A: テンプレートを変更した場合、既存の請求書には影響しません。ただし、今後の請求書作成時には、変更後のテンプレートが適用されます。

Q6: 自動発行が失敗した場合、どのように対応すればよいですか？

A: 自動発行が失敗した場合、freee請求書のエラーログを確認し、エラーの原因を特定してください。エラーの原因を特定した後、データマッピングの設定やエラーハンドリングの設定を見直し、問題を解決してください。

Q7: 複数のテンプレートを使い分けることはできますか？

A: はい、freee請求書では、複数のテンプレートを使い分けることができます。請求先やプロジェクトタイプに応じて、適切なテンプレートを選択できます。

Q8: 自動発行の精度を向上させるには、どのようにすればよいですか？

A: 自動発行の精度を向上させるためには、以下の点に注意してください。

• データマッピングを細かく設定し、外部システムのデータ形式を確認
• テスト運用を十分に行い、問題点を事前に発見
• エラーハンドリングを設定し、エラーが発生した際に迅速に対応