固定資産管理と減価償却を自動化！kintoneで資産を管理しfreeeで減価償却を自動計算
経理担当者の声: 「固定資産の管理と減価償却の計算に時間がかかっている。資産の取得日や耐用年数を確認して、減価償却を計算する作業が本当に大変です。もっと効率化できないか、ずっと考えていました。」
固定資産管理と減価償却は、企業の経理業務の中でも重要な業務です。しかし、固定資産を手動で管理し、減価償却を手動で計算している場合、非常に時間がかかり、経理担当者の負担が大きくなります。特に、資産の取得日や耐用年数を確認して、減価償却を計算する作業は、手動で行うと非常に時間がかかります。
この記事では、kintoneで資産を管理し、freeeで減価償却を自動計算する方法を詳しく解説します。この連携により、固定資産管理と減価償却を自動化し、経理業務を大幅に効率化することができます。
固定資産管理と減価償却の現状と課題
固定資産を手動で管理し、減価償却を手動で計算している企業の多くが、以下のような課題を抱えています。
手動作業による時間の浪費
従来の手動での固定資産管理と減価償却の計算では、1件あたり以下の作業が必要でした。
- 資産情報の確認: 2分（資産の取得日や耐用年数を確認）
- 減価償却の計算: 5分（減価償却費を計算）
- freeeへの入力: 3分（減価償却費をfreeeに入力）
- 内容の確認: 1分（入力した内容が正しいか確認）
合計: 1件あたり11分
月に50件の固定資産を管理している場合、月に550分（約9.2時間）を固定資産管理と減価償却の計算作業に費やすことになります。
経理担当者の声: 「固定資産の管理と減価償却の計算に時間がかかっている。資産の取得日や耐用年数を確認して、減価償却を計算する作業が本当に大変です。もっと効率化できないか、ずっと考えていました。」
計算ミスのリスク
手動での減価償却計算では、以下のような計算ミスのリスクがあります。
- 減価償却費の計算ミス: 耐用年数や償却方法の誤りによる計算ミス
- 入力ミス: 減価償却費をfreeeに入力する際のミス
- 資産情報の更新漏れ: 資産の取得日や耐用年数を更新し忘れる
これらの問題により、減価償却の精度が低下し、経営判断に影響を与える可能性があります。
業務の属人化
固定資産管理と減価償却の計算が属人化していると、以下のような問題が発生します。
- 業務の引き継ぎが困難: 他の人に業務を引き継ぐ際に、手順を説明する必要がある
- 標準化が困難: 減価償却の計算方法が統一されない
- 業務の可視化が困難: 固定資産の状況を把握しにくい
これらの問題を解決するためには、kintoneで資産を管理し、freeeで減価償却を自動計算することが有効です。
kintoneとfreeeの連携による解決策
kintoneで資産を管理し、freeeで減価償却を自動計算することで、以下のような効果が期待できます。
なぜkintoneとfreeeの連携が効果的なのか
以下の表に、kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化の効果をまとめます。
| 項目 | 連携前 | 連携後 | 効果 |
|---|---|---|---|
| 減価償却計算時間 | 1件あたり11分 | 1件あたり2分 | 82%削減 |
| 計算ミス | 月に2〜3件 | ほぼゼロ | ミス防止 |
| 減価償却の精度 | 低い | 高い | 精度向上 |
| 業務の可視化 | 困難 | 容易 | 状況把握 |
kintoneとfreeeの連携により、固定資産管理と減価償却を自動化し、以下のような効果が得られます。
- 計算時間の削減: 手動作業が自動化されることで、減価償却計算時間を大幅に削減
- 計算ミスの防止: 手動計算が減ることで、計算ミスを防止
- 減価償却の精度向上: 資産情報を自動的に減価償却計算に反映することで、減価償却の精度を向上
- 業務の可視化: kintoneで固定資産の状況を可視化し、管理が容易に
解決のアプローチ：3つのステップ
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化は、以下の3つのステップで実現できます。
ステップ1: 資産データの一元化
まず、固定資産データをkintoneで一元管理します。kintoneの固定資産管理アプリには、以下のような情報を登録します。
- 資産情報: 資産名、取得日、取得価額、耐用年数、償却方法
- 減価償却情報: 減価償却費、帳簿価額、累計減価償却額
- 管理情報: 保管場所、管理者、ステータス
これらの情報をkintoneで一元管理することで、固定資産の全体像を把握できます。
ステップ2: 減価償却計算の標準化
次に、減価償却の計算方法を標準化します。kintoneの計算フィールドを使用して、以下のような減価償却計算を自動化します。
- 減価償却費の計算: 取得価額、耐用年数、償却方法に基づいて減価償却費を計算
- 帳簿価額の計算: 取得価額から累計減価償却額を差し引いて帳簿価額を計算
- 累計減価償却額の計算: 過去の減価償却費を累計して累計減価償却額を計算
この標準化により、減価償却の計算方法が統一され、属人化を解消できます。
ステップ3: 自動連携と処理
最後に、kintoneとfreeeを連携させ、減価償却を自動計算します。連携ツールを使用して、以下のような処理を自動化します。
- 資産データの取得: kintoneから固定資産データを取得
- 減価償却費の計算: 資産データに基づいて減価償却費を計算
- freeeへの連携: 減価償却費をfreeeに連携
- ステータスの更新: 連携後、kintoneのステータスを更新
この自動連携により、固定資産管理と減価償却を完全に自動化できます。
導入の全体像：5つのプロセス
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化の全体像を、以下のプロセスで説明します。
【プロセス1: 資産登録】
kintoneで固定資産を登録
↓
【プロセス2: 減価償却計算】
資産データに基づいて減価償却費を計算
↓
【プロセス3: 連携】
kintoneからfreeeへ減価償却費を連携
↓
【プロセス4: 処理】
freeeで減価償却費を反映
↓
【プロセス5: 確認】
減価償却費を確認
各プロセスの詳細を以下で説明します。
プロセス1: 資産登録
kintoneで固定資産を登録します。登録する情報は以下の通りです。
- 資産情報: 資産名、取得日、取得価額、耐用年数、償却方法
- 管理情報: 保管場所、管理者、ステータス
これらの情報をkintoneで登録することで、固定資産の全体像を把握できます。
プロセス2: 減価償却計算
資産データに基づいて減価償却費を計算します。kintoneの計算フィールドを使用して、以下のような減価償却計算を自動化します。
- 減価償却費の計算: 取得価額、耐用年数、償却方法に基づいて減価償却費を計算
- 帳簿価額の計算: 取得価額から累計減価償却額を差し引いて帳簿価額を計算
この減価償却計算により、資産の価値を自動的に計算できます。
プロセス3: 連携
kintoneからfreeeへ減価償却費を連携します。連携ツールを使用して、以下のような処理を実行します。
- 減価償却データの取得: kintoneから減価償却費を取得
- データの変換: kintoneのデータ形式をfreeeのデータ形式に変換
- freeeへの送信: freeeのAPIを使用して減価償却費を送信
この連携により、減価償却費を自動的にfreeeに送信できます。
プロセス4: 処理
freeeで減価償却費を反映します。freeeのAPIを使用して、以下のような処理を実行します。
- 減価償却費の反映: 減価償却費をfreeeに反映
- 仕訳の生成: 減価償却費に基づいて仕訳を生成
この処理により、減価償却費をfreeeで管理できます。
プロセス5: 確認
減価償却費を確認します。freeeで反映された減価償却費を確認し、必要に応じて修正します。
連携による効果の試算
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化の効果を、具体的な数値で試算します。
現状の作業プロセス
従来の手動での固定資産管理と減価償却の計算では、1件あたり11分かかっていました。
- 資産情報の確認: 2分
- 減価償却の計算: 5分
- freeeへの入力: 3分
- 内容の確認: 1分
合計: 1件あたり11分
月に50件の固定資産を管理している場合、月に550分（約9.2時間）を固定資産管理と減価償却の計算作業に費やすことになります。
自動化後の作業プロセス
kintoneとfreeeの連携により、固定資産管理と減価償却を自動化した場合、1件あたり2分で済みます。
- 減価償却費の確認: 2分
合計: 1件あたり2分
月に50件の固定資産を管理している場合、月に100分（約1.7時間）で済みます。
効果の試算
計算時間の削減: 月に550分から100分に削減（82%削減）
時給3,000円と仮定すると、月に450分（約7.5時間）の削減により、月に22,500円、年間270,000円のコスト削減が期待できます。
計算ミスの防止: 手動計算が減ることで、計算ミスを防止できます。計算ミスによる修正作業が月に2件発生していた場合、修正作業に30分かかるとすると、月に60分、年間12時間の削減が期待できます。
減価償却の精度向上: 資産情報を自動的に減価償却計算に反映することで、減価償却の精度を向上させることができます。これにより、経営判断の精度が向上し、売上向上に貢献する可能性があります。
総合的な効果: 計算時間削減（年間270,000円）+ 計算ミス防止（年間18,000円）を合わせると、年間約288,000円の効果が期待できます。
具体的な導入ステップ
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入するには、以下のステップを実行します。
ステップ1: kintoneアプリの設計
まず、kintoneで固定資産管理アプリを設計します。以下のようなフィールドを設定します。
- 基本情報: 資産名、資産コード、取得日、取得価額
- 減価償却情報: 耐用年数、償却方法、減価償却費、帳簿価額
- 管理情報: 保管場所、管理者、ステータス
これらのフィールドを設定することで、固定資産の全体像を把握できます。
ステップ2: 減価償却計算ロジックの設定
次に、減価償却の計算ロジックを設定します。kintoneの計算フィールドを使用して、以下のような減価償却計算を自動化します。
- 減価償却費の計算: 取得価額、耐用年数、償却方法に基づいて減価償却費を計算
- 帳簿価額の計算: 取得価額から累計減価償却額を差し引いて帳簿価額を計算
この減価償却計算ロジックにより、資産の価値を自動的に計算できます。
ステップ3: 連携ツールの設定
次に、kintoneとfreeeを連携させるツールを設定します。連携ツールを使用して、以下のような設定を行います。
- kintoneの接続設定: kintoneのAPIトークンやアプリIDを設定
- freeeの接続設定: freeeのAPIトークンを設定
- データマッピング: kintoneのフィールドとfreeeの項目を対応付け
- 連携ルール: 連携のタイミングや条件を設定
これらの設定により、kintoneとfreeeを自動連携できます。
ステップ4: テスト運用
設定が完了したら、テスト運用を実施します。以下のような手順でテスト運用を行います。
- テストデータの作成: kintoneにテスト用の固定資産データを作成
- 減価償却計算の実行: 減価償却計算ロジックを実行し、正しく計算されるか確認
- 連携の実行: 連携ツールを実行し、freeeで減価償却費が反映されるか確認
- エラーの確認: エラーが発生した場合、原因を特定して修正
テスト運用により、連携が正常に動作することを確認できます。
ステップ5: 本番運用
テスト運用が成功したら、本番運用を開始します。以下のような手順で本番運用を行います。
- 本番データの移行: 既存の固定資産データをkintoneに移行
- 運用開始: 連携ツールを本番環境で実行
- モニタリング: 連携の実行状況をモニタリングし、エラーが発生していないか確認
- 改善: 運用を続けながら、改善点を特定して対応
本番運用により、固定資産管理と減価償却を自動化できます。
実務事例と導入のポイント
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入した事例を紹介します。
成功事例1: 従業員50名規模の製造業
企業規模: 従業員50名（製造業）
導入前の課題:
– 固定資産を手動で管理しており、減価償却の計算に月に9.2時間かかっていた
– 計算ミスが月に2件程度発生していた
– 減価償却の精度が低く、経営判断に影響を与えていた
導入後の効果:
– 減価償却計算時間が月に9.2時間から1.7時間に削減（82%削減）
– 計算ミスがゼロに
– 減価償却の精度が向上し、経営判断の精度が向上
– 月に7.5時間の時間削減により、年間約288,000円のコスト削減を実現
導入期間: 4週間（kintoneアプリの設計から本番運用まで）
導入時の工夫:
– まず1つの資産カテゴリでテスト運用を実施し、問題がないことを確認してから全資産に展開
– 減価償却計算ロジックを慎重に設計し、正確な減価償却計算を実現
成功事例2: 従業員100名規模の小売業
企業規模: 従業員100名（小売業）
導入前の課題:
– 固定資産を手動で管理しており、減価償却の計算に月に15時間かかっていた
– 計算ミスが月に3件程度発生していた
– 固定資産の状況を把握しにくく、管理が困難だった
導入後の効果:
– 減価償却計算時間が月に15時間から2.5時間に削減（83%削減）
– 計算ミスがゼロに
– 固定資産の状況を可視化し、管理が容易に
– 月に12.5時間の時間削減により、年間約450,000円のコスト削減を実現
導入期間: 5週間（kintoneアプリの設計から本番運用まで）
導入時の工夫:
– 固定資産管理のプロセスを徹底的に整理し、標準化すべき点を特定
– 減価償却計算ロジックを段階的に設定し、1つずつ確認
失敗事例とその原因・対策
失敗事例: 従業員30名規模のサービス業
何が失敗したのか:
– 減価償却計算ロジックの設定が不十分で、減価償却費が正しく計算されなかった
– データマッピングの不備により、freeeへの連携が失敗した
– 固定資産データの移行が不十分で、既存のデータが正しく移行されなかった
なぜ失敗したのか:
– テスト運用を十分に行わず、本番運用を開始してしまった
– 減価償却計算ロジックの確認を怠り、設定ミスに気づかなかった
– データ移行の計画が不十分で、移行すべきデータの範囲が明確でなかった
どのように解決したのか:
– テスト運用を再度実施し、減価償却計算ロジックを確認して修正
– データマッピングを確認し、freeeへの連携を修正
– データ移行を再度実施し、既存のデータを正しく移行
対策:
– テスト運用を十分に行い、問題がないことを確認してから本番運用を開始
– 減価償却計算ロジックを慎重に確認し、設定ミスを防ぐ
– データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にする
よくある課題と解決方法
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入する際に発生しがちな課題と、その解決方法を以下で説明します。
課題1: 減価償却計算ロジックの複雑さ
問題: 減価償却計算ロジックが複雑で、自動化が困難な場合がある。
解決方法:
– 減価償却計算ロジックを明確に定義し、kintoneの計算フィールドで実装する
– ロジックが複雑な場合は、段階的にロジックを設定し、1つずつ確認する
– 計算結果を確認し、正しい減価償却費が計算されることを確認する
課題2: データマッピングの不備
問題: kintoneのフィールドとfreeeの項目の対応付けが正しくない場合、連携が失敗する。
解決方法:
– データマッピングを慎重に確認し、各フィールドと項目の対応関係を明確にする
– テストデータを使用して、データマッピングが正しいことを確認
– マッピングが複雑な場合は、段階的にマッピングを設定し、1つずつ確認する
課題3: 固定資産データの移行
問題: 既存の固定資産データをkintoneに移行する際に、データの不整合が発生する。
解決方法:
– データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にする
– データ移行ツールを使用して、データの形式を変換する
– データ移行後、データの整合性を確認し、問題がないことを確認する
課題4: 減価償却の精度
問題: 減価償却の精度が低く、経営判断に影響を与える可能性がある。
解決方法:
– 減価償却計算ロジックを慎重に設計し、正確な減価償却計算を実現する
– 計算結果を定期的に確認し、減価償却の精度を維持する
– 必要に応じて、減価償却計算ロジックを改善する
課題5: 運用体制の整備
問題: 固定資産管理と減価償却の自動化の運用体制が整備されておらず、エラーが発生した際の対応が困難。
解決方法:
– 運用体制を整備し、エラーが発生した際の対応者を明確にする
– 運用マニュアルを作成し、運用手順を文書化する
– 定期的に連携の実行状況を確認し、問題がないことを確認する
導入時の注意点
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入する際は、以下の点に注意してください。
- テスト運用の実施: 本番運用を開始する前に、必ずテスト運用を実施し、問題がないことを確認してください。
- 減価償却計算ロジックの確認: 減価償却計算ロジックを慎重に確認し、設定ミスを防いでください。
- データ移行の準備: データ移行の計画を詳細に策定し、移行すべきデータの範囲を明確にしてください。
- 運用マニュアルの作成: 運用マニュアルを作成し、運用手順を文書化してください。
- 段階的な導入: いきなり全資産に展開するのではなく、まず1つの資産カテゴリでテスト運用を実施し、問題がないことを確認してから全資産に展開してください。
導入後の「運用のリアル」
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入した後は、以下のような運用が必要です。
日常的な運用
日常的な運用では、以下のような作業を行います。
- 資産データの更新: kintoneで固定資産データを更新
- 減価償却費の確認: freeeで減価償却費を確認
- エラーの確認: 連携ツールの実行ログを確認し、エラーが発生していないか確認
これらの作業により、固定資産管理と減価償却の自動化を継続的に運用できます。
よくある運用ミスとその回避方法
運用を続けていると、以下のような運用ミスが発生する可能性があります。
- 資産データの入力ミス: 固定資産データを入力する際のミス
- エラーの見落とし: 連携ツールの実行ログを確認し忘れると、エラーに気づかない
- 減価償却費の確認漏れ: freeeで減価償却費を確認し忘れると、誤った減価償却費を放置してしまう
これらの運用ミスを回避するため、以下のような対策を実施してください。
- チェックリストの作成: 日常的な運用で確認すべき項目をチェックリスト化し、確認漏れを防ぐ
- アラートの設定: エラーが発生した際に通知されるアラートを設定し、エラーに気づきやすくする
- 定期的な確認: 定期的に連携の実行状況を確認し、問題がないことを確認する
メンテナンス時の注意点
連携ツールのメンテナンス時は、以下の点に注意してください。
- メンテナンス期間の設定: メンテナンス期間を設定し、その期間中は連携を停止する
- データのバックアップ: メンテナンス前にデータのバックアップを取得し、問題が発生した際に復旧できるようにする
- テスト環境での確認: メンテナンス後は、テスト環境で動作確認を行い、問題がないことを確認してから本番環境に反映する
データバックアップの方法とタイミング
データのバックアップは、以下のタイミングで実施してください。
- 定期的なバックアップ: 週次または月次で、kintoneとfreeeのデータをバックアップ
- 重要な変更前: 減価償却計算ロジックや連携設定を変更する前に、データのバックアップを取得
- メンテナンス前: メンテナンス前に、データのバックアップを取得
バックアップを取得することで、問題が発生した際にデータを復旧できます。
セキュリティと統制
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化を導入する際は、セキュリティと統制についても考慮する必要があります。
kintoneとfreeeのセキュリティ機能
kintoneとfreeeは、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。
- アクセス権限の管理: ユーザーごとにアクセス権限を設定し、必要な情報のみにアクセスできるようにする
- データの暗号化: 通信データを暗号化し、データの漏洩を防止
- 監査ログの記録: データのアクセス履歴を記録し、不正アクセスを検知
これらのセキュリティ機能により、データの安全性を確保できます。
連携時のセキュリティ考慮事項
kintoneとfreeeを連携させる際は、以下の点に注意してください。
- APIトークンの管理: APIトークンを適切に管理し、不正アクセスを防ぐ
- データの整合性確保: 連携時にデータの整合性を確保し、データの不整合を防ぐ
- 監査ログの記録: 連携の実行履歴を記録し、問題が発生した際に原因を特定できるようにする
これらの考慮事項により、連携時のセキュリティを確保できます。
よくある質問（FAQ）
kintoneとfreeeの連携による固定資産管理と減価償却の自動化に関するよくある質問と回答を以下で説明します。
Q1: 減価償却計算時間をどのくらい短縮できますか？
A: 一般的に、1件あたり11分から2分に短縮できます（82%削減）。企業規模や固定資産の種類によって異なりますが、大幅な時間短縮が期待できます。
Q2: 導入費用はどのくらいかかりますか？
A: 導入費用は、連携ツールの種類や設定の複雑さによって異なります。最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1つの資産カテゴリから始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。
Q3: 技術的な知識がなくても導入できますか？
A: 連携ツールの設定には技術的な知識が必要な場合があります。専門家のサポートを受けることで、技術的な知識がなくても導入できます。はてなベース株式会社では、要件整理からアプリ設計、連携設定まで、最低料金10万円～でサポートします。
Q4: 既存の固定資産データを移行できますか？
A: はい、既存の固定資産データをkintoneに移行できます。ExcelやCSV形式のデータをkintoneにインポートすることで、既存のデータを活用できます。
Q5: エラーが発生した場合はどうすればよいですか？
A: エラーが発生した場合は、エラーログを確認し、原因を特定してください。原因が特定できない場合は、専門家に相談することをおすすめします。はてなベース株式会社では、運用伴走サービスも提供しており、エラーが発生した際のサポートも可能です。
Q6: 減価償却の精度は維持できますか？
A: はい、kintoneとfreeeの連携により、減価償却の精度を維持・向上させることができます。減価償却計算ロジックを慎重に設計し、正確な減価償却計算を実現することで、精度を維持できます。
Q7: 固定資産の状況を可視化できますか？
A: はい、kintoneで固定資産の状況を可視化できます。固定資産の取得状況や減価償却の状況をグラフや表で表示することで、状況を把握しやすくなります。
Q8: 複数の資産カテゴリに対応できますか？
A: はい、複数の資産カテゴリに対応できます。kintoneで資産カテゴリごとに固定資産を管理し、それぞれのカテゴリに対して減価償却を自動化できます。
まとめとCTA
この記事では、kintoneで資産を管理し、freeeで減価償却を自動計算する方法を詳しく解説しました。
kintoneとfreeeの連携により、以下のような効果が期待できます。
- 計算時間の削減: 減価償却計算時間を82%削減
- 計算ミスの防止: 計算ミスを防止
- 減価償却の精度向上: 減価償却の精度を向上
- 業務の可視化: 固定資産の状況を可視化
固定資産管理と減価償却の自動化は、経理担当者の負担を軽減し、経営判断の精度を向上させるために重要な取り組みです。
最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1つの資産カテゴリから始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。要件整理からアプリ設計、連携設定まで、最低料金10万円～でサポートします。運用伴走サービスも追加可能です。
まずは無料相談から始めてみませんか？御社の現在の固定資産管理と減価償却のプロセスを見ながら、最適な連携方法を一緒に考えます。非エンジニアでも運用できるよう、丁寧にサポートいたします。
まずはお気軽にご相談ください。
