経費精算の自動仕訳連携を導入する前に、まず現状の課題を明確に理解することが重要です。多くの企業では、以下のような課題に直面しています。

手動仕訳入力による時間の浪費

kintoneで経費申請を行っている企業では、経費申請が承認された時点で、その情報をfreeeに手動で仕訳入力する必要があります。この作業は、一見簡単に見えますが、実際には以下のような複雑なプロセスを経ています。

1. 経費申請データの確認: kintoneの経費申請アプリから、承認済みの経費申請を特定し、金額や勘定科目を確認する
2. freeeへの手入力: 確認した情報をfreeeの仕訳入力画面に入力する
3. 金額の再確認: 入力した金額が正しいか、再度kintoneのデータと照合する
4. 領収書画像の管理: 領収書の画像をkintoneとfreeeの両方で管理する必要がある

この一連の作業は、1件あたり5分程度かかります。月間200件の経費申請を処理する場合、月16.7時間、年間200時間以上が仕訳入力作業に費やされていることになります。

現場の声: 「毎月末になると、経理担当者が残業してまで仕訳入力を行っています。経費申請数が増えると、どうしても仕訳ミスが発生してしまい、後から修正するのが大変です。」（従業員50名規模のIT企業、経理担当者）

ヒューマンエラーによるリスク

手動での仕訳入力作業は、ヒューマンエラーが発生しやすい作業です。実際、以下のようなミスが頻繁に発生しています。

• 仕訳ミス: kintoneのデータとfreeeの仕訳の金額が不一致になる
• 勘定科目の誤り: 経費の種類に応じた勘定科目を間違える
• 入力漏れ: 経費申請が承認されたにもかかわらず、freeeに仕訳を入力し忘れる
• 領収書画像の管理ミス: 領収書の画像がkintoneとfreeeで一致しない

これらのミスは、決算時にまとめて修正する必要があるため、経理担当者の負担はさらに増大します。また、仕訳ミスによる会計データの不整合は、内部統制上のリスクにもなります。

領収書画像の管理の煩雑さ

経費申請には、領収書の画像を添付する必要があります。手動での仕訳入力の場合、以下のような課題が発生します。

• 二重管理: kintoneとfreeeの両方で領収書画像を管理する必要がある
• 検索性の低さ: どちらのシステムで領収書を確認すべきか分からない
• 保管コスト: 領収書画像を複数のシステムで保管するため、ストレージコストが増加する

残業時間の増加と業務負担の増大

手動での仕訳入力作業は、経理担当者の残業時間を増加させます。実際、以下のような影響が発生しています。

• 月末の集中作業: 月末にまとめて仕訳入力を行うため、残業時間が増加する
• 決算時の修正作業: 仕訳ミスによる修正作業が決算時にまとめて発生する
• 業務の属人化: 仕訳入力のノウハウが特定の担当者に集中し、業務の属人化が進む

このような課題を解決するためには、kintoneとfreeeを連携させ、承認後の経費申請データを自動でfreeeへ仕訳連携することが不可欠です。

kintoneとfreeeを連携させることで、経費精算の自動仕訳連携を実現できます。ここでは、どのような連携方法があるのか、そしてどのような効果が得られるのかを詳しく解説します。

なぜkintoneとfreeeの連携が効果的なのか

kintoneとfreeeを連携させることで、以下のような効果が得られます。

解決のアプローチ：3つのステップ

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携は、以下の3つのステップで実現できます。

ステップ1: データの一元化

kintoneで経費申請を行い、承認フローを経て承認された経費申請データを一元管理します。領収書画像もkintoneで管理し、freeeへの連携時に自動的に添付されます。

ステップ2: 承認フローの標準化

kintoneの承認フローを標準化し、承認済みの経費申請データのみをfreeeへ連携します。これにより、未承認の経費申請がfreeeへ連携されることを防ぎます。

ステップ3: 自動連携と処理

承認済みの経費申請データを自動的にfreeeへ連携し、仕訳を自動生成します。領収書画像も自動的に添付され、freee側で確認できるようになります。

導入の全体像：5つのプロセス

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携は、以下の5つのプロセスで構成されます。

【プロセス1: 経費申請の入力】
従業員がkintoneで経費申請を行い、領収書画像を添付する
    ↓
【プロセス2: 承認フロー】
経理担当者がkintoneで経費申請を承認する
    ↓
【プロセス3: 自動連携】
承認済みの経費申請データが自動的にfreeeへ連携される
    ↓
【プロセス4: 仕訳の自動生成】
freee側で仕訳が自動生成され、領収書画像も自動的に添付される
    ↓
【プロセス5: 確認と修正】
経理担当者がfreee側で仕訳を確認し、必要に応じて修正する

具体的な連携パターン

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携には、以下の2つのパターンがあります。

パターンA: freee for kintoneプラグインを使用する方法

freee for kintoneプラグインを使用することで、kintoneとfreeeを簡単に連携できます。この方法は、設定が簡単で、非エンジニアでも運用できるというメリットがあります。

メリット:
– 設定が簡単で、すぐに運用を開始できる
– 非エンジニアでも運用できる
– freeeとkintoneの公式連携のため、サポートが充実している

デメリット:
– カスタマイズの自由度が低い
– 複雑な仕訳ルールには対応できない場合がある

パターンB: API連携を使用する方法

kintone REST APIとfreee APIを使用して、独自の連携システムを構築する方法です。この方法は、カスタマイズの自由度が高く、複雑な仕訳ルールにも対応できるというメリットがあります。

メリット:
– カスタマイズの自由度が高い
– 複雑な仕訳ルールにも対応できる
– 自社の業務フローに合わせた連携が可能

デメリット:
– 開発コストがかかる
– エンジニアのスキルが必要
– 運用・保守の負担が大きい

連携による効果の試算

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携により、以下のような効果が期待できます。

従業員50名規模の企業の場合

現状の作業プロセス:
– 月間200件の経費申請を処理
– 1件あたり5分の仕訳入力時間（データ確認1分、手入力3分、再確認1分）
– 月16.7時間、年間200時間が仕訳入力作業に費やされている

自動連携後の作業プロセス:
– 月間200件の経費申請を処理
– 1件あたり30秒の確認時間（自動連携された仕訳の確認のみ）
– 月2時間、年間24時間が確認作業に費やされる

効果の試算:
– 仕訳入力時間の削減: 年間176時間（200時間 – 24時間）
– 時給3,000円と仮定すると、年間52.8万円のコスト削減
– 仕訳ミスによる修正作業の削減: 年間15時間〜30時間
– 時給3,000円と仮定すると、年間4.5万円〜9万円のコスト削減
– 合計で年間57.3万円〜61.8万円のコスト削減

従業員100名規模の企業の場合

従業員100名規模の企業では、経理担当者が2名必要になるため、効果は約2倍になります。

効果の試算:
– 仕訳入力時間の削減: 年間352時間
– 時給3,000円と仮定すると、年間105.6万円のコスト削減
– 仕訳ミスによる修正作業の削減: 年間30時間〜60時間
– 時給3,000円と仮定すると、年間9万円〜18万円のコスト削減
– 合計で年間114.6万円〜123.6万円のコスト削減

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携を導入するには、以下のステップを順番に実行します。

ステップ0: 現状の課題の整理

導入を開始する前に、現状の課題を整理します。

• [ ] 月間の経費申請件数を確認する
• [ ] 1件あたりの仕訳入力時間を計測する
• [ ] 仕訳ミスの発生頻度を確認する
• [ ] 残業時間の増加を確認する
• [ ] 領収書画像の管理方法を確認する

ステップ1: 連携方法の選定

kintoneとfreeeの連携方法を選定します。

freee for kintoneプラグインを使用する場合:
– [ ] freee for kintoneプラグインの導入を検討する
– [ ] プラグインの機能を確認する
– [ ] 自社の業務フローに適合するかを確認する

API連携を使用する場合:
– [ ] kintone REST APIとfreee APIの仕様を確認する
– [ ] 開発体制を整備する
– [ ] 連携システムの設計を行う

ステップ2: kintoneアプリの設計

経費申請アプリを設計します。

• [ ] 経費申請アプリのフィールドを設計する（申請日、金額、勘定科目、領収書画像など）
• [ ] 承認フローを設計する
• [ ] 領収書画像の添付方法を設計する

ステップ3: 連携設定の実施

kintoneとfreeeの連携設定を実施します。

freee for kintoneプラグインを使用する場合:
– [ ] freee for kintoneプラグインをインストールする
– [ ] freeeアカウントと連携する
– [ ] 経費申請アプリとfreeeの連携を設定する

API連携を使用する場合:
– [ ] kintone REST APIの認証情報を取得する
– [ ] freee APIの認証情報を取得する
– [ ] 連携システムを開発・構築する

ステップ4: テスト運用の実施

小規模なテスト運用を実施します。

• [ ] 1チーム（5〜10名）でテスト運用を開始する
• [ ] 連携の動作を確認する
• [ ] 仕訳の正確性を確認する
• [ ] 問題点を洗い出し、改善する

ステップ5: 全社展開

テスト運用で問題がなければ、全社展開します。

• [ ] 全社員に経費申請の方法を周知する
• [ ] 経理担当者に連携システムの使い方を説明する
• [ ] 運用マニュアルを作成する

ステップ6: 運用と改善

運用を開始し、継続的に改善します。

• [ ] 月次で連携の動作を確認する
• [ ] 仕訳ミスの発生状況を確認する
• [ ] 運用上の問題点を洗い出し、改善する

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携を導入した企業の実務事例を紹介します。

成功事例1: 従業員50名規模のIT企業

企業概要:
– 業種: IT企業
– 従業員数: 50名
– 導入前の課題: 月間200件の経費申請を処理する際、仕訳入力に月16.7時間かかっていた

導入プロセス:
1. 要件整理: 経費申請の承認フローを整理し、自動仕訳連携の要件を定義
2. システム設計: kintoneの経費申請アプリを設計し、freee for kintoneプラグインを使用した連携を設計
3. テスト運用: 営業部門の1チーム（10名）で2ヶ月間のテスト運用を実施
4. 全社展開: テスト運用で問題がなかったため、全社展開を実施

導入後の効果:
– 仕訳入力時間が月16.7時間から月2時間に削減（88%削減）
– 仕訳ミスが月5〜10件から0件に削減（100%削減）
– 残業時間が月16.7時間から月2時間に削減（88%削減）
– 導入から3ヶ月で効果を実感し、年間約57.3万円のコスト削減を実現

導入時の工夫やポイント:
– まず1チームでテスト運用を行い、問題点を洗い出してから全社展開した
– 経理担当者に連携システムの使い方を丁寧に説明し、運用マニュアルを作成した
– 月次で連携の動作を確認し、問題点を継続的に改善した

成功事例2: 従業員100名規模のコンサルティング企業

企業概要:
– 業種: コンサルティング企業
– 従業員数: 100名
– 導入前の課題: 月間400件の経費申請を処理する際、仕訳入力に月33.3時間かかっていた

導入プロセス:
1. 要件整理: 経費申請の承認フローを整理し、API連携を使用した自動仕訳連携の要件を定義
2. システム設計: kintoneの経費申請アプリを設計し、kintone REST APIとfreee APIを使用した連携システムを設計
3. 開発・構築: 連携システムを開発・構築し、2ヶ月間のテスト運用を実施
4. 全社展開: テスト運用で問題がなかったため、全社展開を実施

導入後の効果:
– 仕訳入力時間が月33.3時間から月4時間に削減（88%削減）
– 仕訳ミスが月10〜20件から0件に削減（100%削減）
– 残業時間が月33.3時間から月4時間に削減（88%削減）
– 導入から3ヶ月で効果を実感し、年間約114.6万円のコスト削減を実現

導入時の工夫やポイント:
– API連携を使用することで、自社の業務フローに合わせた連携を実現した
– 複雑な仕訳ルールにも対応できるよう、カスタマイズを実施した
– 経理担当者に連携システムの使い方を丁寧に説明し、運用マニュアルを作成した

失敗事例とその原因・対策

失敗事例: 従業員30名規模の製造業

何が失敗したのか:
– 最初に全社展開を試みたが、データマッピングの不備により連携エラーが多発
– kintoneのフィールド名とfreeeの項目名の不一致により、仕訳が正しく生成されなかった
– 領収書画像の添付方法が適切でなく、freee側で確認できない場合があった

なぜ失敗したのか:
– テスト運用を行わずに全社展開したため、問題点を事前に洗い出せなかった
– データマッピングの設計が不十分で、kintoneとfreeeのデータ構造の違いを考慮していなかった
– 領収書画像の添付方法について、freee側の仕様を確認していなかった

どのように解決したのか:
– まず1チームでテスト運用を行い、データマッピングを確認してから全社展開することで解決
– kintoneとfreeeのデータ構造の違いを考慮し、データマッピングを再設計した
– 領収書画像の添付方法について、freee側の仕様を確認し、適切な方法を採用した

よくある課題と解決方法

課題1: データマッピングの不備

問題: kintoneのフィールド名とfreeeの項目名の不一致により、仕訳が正しく生成されない

解決方法:
– テスト運用でデータマッピングを確認し、問題点を洗い出す
– kintoneとfreeeのデータ構造の違いを考慮し、データマッピングを再設計する
– データマッピングの設定を文書化し、運用マニュアルに記載する

課題2: 領収書画像の添付方法

問題: 領収書画像がfreee側で確認できない場合がある

解決方法:
– freee側の仕様を確認し、適切な画像形式（JPEG、PNGなど）を使用する
– 画像のサイズ制限を確認し、適切なサイズにリサイズする
– 画像の添付方法をテスト運用で確認し、問題点を洗い出す

課題3: APIレート制限

問題: freee APIのレート制限に引っかかって連携が失敗する

解決方法:
– APIレート制限を確認し、連携の頻度を調整する
– バッチ処理を使用して、一度に複数の経費申請を連携する
– エラーハンドリングを実装し、レート制限エラーが発生した場合にリトライする

課題4: 承認フローの複雑さ

問題: 承認フローが複雑で、自動仕訳連携が正しく動作しない

解決方法:
– 承認フローを簡素化し、承認済みの経費申請のみを連携する
– 承認フローの状態を確認し、適切なタイミングで連携する
– 承認フローの設定をテスト運用で確認し、問題点を洗い出す

課題5: 勘定科目の自動判定

問題: 経費の種類に応じた勘定科目の自動判定が難しい

解決方法:
– kintoneの経費申請アプリに勘定科目フィールドを追加し、申請時に選択する
– 経費の種類に応じた勘定科目のマッピングテーブルを作成する
– テスト運用で勘定科目の自動判定を確認し、問題点を洗い出す

導入時の注意点

注意点1: テスト運用の重要性

テスト運用を行わずに全社展開すると、問題点を事前に洗い出せず、連携エラーが多発する可能性があります。必ず1チームでテスト運用を行い、問題点を洗い出してから全社展開してください。

注意点2: データマッピングの設計

kintoneとfreeeのデータ構造の違いを考慮し、データマッピングを適切に設計してください。データマッピングの設定を文書化し、運用マニュアルに記載してください。

注意点3: 領収書画像の管理

領収書画像の添付方法について、freee側の仕様を確認し、適切な方法を採用してください。画像のサイズ制限を確認し、適切なサイズにリサイズしてください。

注意点4: 運用マニュアルの作成

経理担当者に連携システムの使い方を丁寧に説明し、運用マニュアルを作成してください。運用マニュアルには、データマッピングの設定、エラー時の対処方法、よくある質問などを記載してください。

kintoneとfreeeの連携による自動仕訳連携を導入した後、運用を継続するためのポイントを解説します。

月次での動作確認

月次で連携の動作を確認し、問題点を洗い出します。

• [ ] 連携された仕訳の件数を確認する
• [ ] 仕訳の正確性を確認する
• [ ] 連携エラーの発生状況を確認する
• [ ] 領収書画像の添付状況を確認する

エラーハンドリングの実装

連携エラーが発生した場合に、適切に処理できるようエラーハンドリングを実装します。

• [ ] 連携エラーのログを記録する
• [ ] エラー発生時に通知を送信する
• [ ] エラー発生時の対処方法を文書化する

データバックアップの実施

連携データのバックアップを実施し、データの損失を防ぎます。

• [ ] 連携データのバックアップを定期的に実施する
• [ ] バックアップデータの保管場所を確保する
• [ ] バックアップデータの復旧手順を文書化する

運用マニュアルの更新

運用マニュアルを定期的に更新し、最新の情報を反映します。

• [ ] 運用マニュアルを定期的に確認する
• [ ] 新しい問題点や対処方法を追加する
• [ ] 運用マニュアルを全社員に周知する

Q1: freee for kintoneプラグインとAPI連携の違いは何ですか？

A: freee for kintoneプラグインは、設定が簡単で非エンジニアでも運用できる一方、カスタマイズの自由度が低いという特徴があります。API連携は、カスタマイズの自由度が高く複雑な仕訳ルールにも対応できる一方、開発コストがかかりエンジニアのスキルが必要という特徴があります。

Q2: 領収書画像はどのように管理されますか？

A: 領収書画像は、kintoneで管理され、freeeへの連携時に自動的に添付されます。freee側でも領収書画像を確認できるため、一元管理が可能です。

Q3: 仕訳ミスが発生した場合、どのように対処すればよいですか？

A: 仕訳ミスが発生した場合、freee側で仕訳を修正してください。修正後、kintone側のデータも確認し、データの整合性を確保してください。

Q4: APIレート制限に引っかかった場合、どのように対処すればよいですか？

A: APIレート制限に引っかかった場合、連携の頻度を調整するか、バッチ処理を使用して一度に複数の経費申請を連携してください。エラーハンドリングを実装し、レート制限エラーが発生した場合にリトライするようにしてください。

Q5: テスト運用はどのくらいの期間実施すればよいですか？

A: テスト運用は、最低2ヶ月間実施することを推奨します。2ヶ月間のテスト運用で、月次の処理サイクルを確認し、問題点を洗い出すことができます。

Q6: 複雑な仕訳ルールにも対応できますか？

A: API連携を使用することで、複雑な仕訳ルールにも対応できます。ただし、開発コストがかかり、エンジニアのスキルが必要です。

Q7: 経費申請の承認フローが複雑な場合、自動仕訳連携は可能ですか？

A: 承認フローが複雑な場合でも、承認済みの経費申請のみを連携するように設定することで、自動仕訳連携は可能です。ただし、承認フローの状態を確認し、適切なタイミングで連携する必要があります。