原価把握を爆速化！kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する方法

「プロジェクトの原価が把握できず、利益が出ているのか損をしているのか分からない。工数の集計に時間がかかりすぎて、月次決算までに原価が把握できない……」

このような悩みを抱えている経理担当者や経営者の方は多いのではないでしょうか。プロジェクト型の企業では、工数管理と原価把握が経営の根幹をなす重要な業務です。しかし、手動での工数集計や原価計算は、時間がかかりすぎるだけでなく、ミスが発生しやすいという深刻な問題を引き起こします。

実際、従業員50名規模のIT企業では、月間20プロジェクトの工数を集計する場合、1プロジェクトあたり30分の作業時間が必要です。これは、工数データの確認（10分）、freeeへの手入力（15分）、原価計算（5分）の合計です。月間20プロジェクトであれば、月10時間、年間120時間以上が工数集計作業に費やされていることになります。さらに深刻なのは、工数データの集計が遅れることで、原価把握が遅れ、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できないことです。

このような課題を解決するためには、kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する仕組みを構築することが不可欠です。本記事では、原価把握を自動化し、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できるようになる方法を詳しく解説します。

なぜ工数管理と原価把握が重要なのか？現状の課題を深掘り

工数管理と原価把握が適切に行われていない場合、以下のような深刻な問題が発生します。

手動での工数集計による時間の浪費

kintoneで工数管理を行っている企業では、工数データをfreeeに手動で転記して原価計算を行う必要があります。この作業は、一見簡単に見えますが、実際には以下のような複雑なプロセスを経ています。

工数データの確認: kintoneの工数アプリから、各プロジェクトの工数データを確認する
freeeへの手入力: 確認した工数データをfreeeの工数管理画面に入力する
原価計算: freeeで原価計算を行い、プロジェクトの収益性を確認する
レポート作成: 原価レポートを作成し、経営陣に報告する

この一連の作業は、1プロジェクトあたり30分程度かかります。月間20プロジェクトであれば、月10時間、年間120時間以上が工数集計作業に費やされていることになります。

現場の声: 「毎月末になると、経理担当者が残業してまで工数を集計しています。プロジェクト数が増えると、どうしても集計が遅れてしまい、原価把握が月次決算までに間に合いません。」（従業員50名規模のIT企業、経理担当者）

原価把握の遅延による経営判断の遅れ

工数データの集計が遅れることで、原価把握が遅れ、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できないという問題が発生します。実際、以下のようなケースで経営判断が遅れます。

プロジェクトの収益性が分からない: 工数データの集計が遅れることで、プロジェクトが利益を出しているのか損をしているのか分からない
予算との比較ができない: 実績工数と予算工数の比較ができないため、予算オーバーの早期発見ができない
経営判断の遅れ: 原価データが遅れることで、経営判断が遅れ、機会損失が発生する

工数データの不整合による原価計算の誤り

手動での転記作業では、工数データの不整合が発生することがあります。実際、以下のようなミスが頻繁に発生しています。

kintoneのデータとfreeeのデータが不一致: 手入力の際に、工数を間違えて入力してしまう
プロジェクトの紐付けミス: 間違ったプロジェクトに工数を紐付けてしまう
日付の誤り: 工数の日付が間違っているため、原価計算が正しく行われない

これらのミスは、単なる作業ミスではありません。プロジェクトの収益性を誤って判断する可能性があり、最悪の場合、損失プロジェクトを継続してしまうことになります。

原価把握の遅延による機会損失

原価把握が遅れることで、以下のような機会損失が発生します。

損失プロジェクトの早期発見ができない: 原価データが遅れることで、損失プロジェクトを早期に発見できない
予算オーバーの早期発見ができない: 実績工数と予算工数の比較ができないため、予算オーバーを早期に発見できない
経営判断の遅れ: 原価データが遅れることで、経営判断が遅れ、機会損失が発生する

kintoneとfreee工数管理の連携で実現できること：原価把握自動化の全体像

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期することで、上記の課題を根本的に解決できます。ここでは、原価把握自動化によって実現できることと、その効果について詳しく解説します。

なぜkintoneとfreee工数管理の連携が効果的なのか

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期することで、以下のような効果が期待できます。

課題	連携前	連携後	効果
工数集計時間	月10時間（1プロジェクトあたり30分×月20プロジェクト）	月1時間（確認作業のみ）	90%削減
原価把握の遅延	平均10日	即日	100%改善
工数データの不整合	月1〜2件	0件	100%防止
経営判断の遅れ	平均5日	即日	100%改善
残業時間	月20時間	月3時間	85%削減

この表から分かるように、kintoneとfreee工数管理を連携させることで、工数集計時間を90%削減し、原価把握の遅延を100%改善できます。また、経営判断の遅れを100%改善することで、機会損失も防止できます。

原価把握自動化のアプローチ：3つのステップ

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するためには、以下の3つのステップを順番に実行する必要があります。

ステップ1：工数データの一元管理

まず、kintoneで工数データを一元管理します。具体的には、以下のような方法があります。

工数アプリの構築: kintoneで工数管理アプリを構築し、工数データを一元管理する
プロジェクトとの紐付け: 工数データをプロジェクトに紐付ける
自動集計: プロジェクトごとに工数を自動集計する

これにより、工数データの一元管理を実現し、データの不整合を防止できます。

ステップ2：承認フローの標準化

次に、kintoneの承認フローを標準化します。具体的には、以下のような方法があります。

プロセス管理の活用: kintoneのプロセス管理機能を使用し、工数データのステータスを管理する
承認済み工数のみ連携: 承認が完了した工数データのみをfreeeに連携する
自動承認: 一定の条件を満たす工数データを自動承認する

これにより、承認プロセスを標準化し、未承認工数の連携を防止できます。

ステップ3：freee工数管理への自動連携

最後に、kintoneからfreee工数管理への自動連携を実現します。具体的には、以下のような方法があります。

API連携: kintoneのREST APIとfreee工数管理のAPIを使用し、データを自動連携する
連携ツールの活用: 連携ツールを使用し、非エンジニアでも運用できるようにする
エラーハンドリング: 連携エラーが発生した場合の処理を自動化する

これにより、手動での転記作業を完全に自動化し、工数データの不整合を防止できます。

原価把握自動化の全体像：5つのプロセス

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するためには、以下の5つのプロセスを順番に実行する必要があります。

【原価把握自動化の全体像：5つのプロセス】

1. 工数入力
   └─ kintoneで工数データを入力
      └─ プロジェクト、作業内容、工数を入力

2. 承認
   └─ kintoneの承認フローで承認
      └─ プロセス管理でステータスを「承認済み」に変更

3. 自動連携
   └─ 承認済み工数データをfreee工数管理に自動連携
      └─ API連携または連携ツールを使用

4. 原価計算
   └─ freee工数管理で原価計算を自動実行
      └─ 連携された工数データから原価を計算

5. 確認・レポート
   └─ 原価レポートを確認し、経営陣に報告
      └─ 連携ステータスやエラー情報を確認

このプロセスを実現するためには、認証設定、マスタ連携、機能連携の3つの設定が必要です。

具体的な実装パターン

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するには、以下のようなパターンがあります。

パターンA：freee for kintoneを使用した自動化

freeeが提供する「freee for kintone」を使用する方法です。この方法は、非エンジニアでも簡単に設定できることが特徴です。

メリット:
– 設定が簡単で、非エンジニアでも運用できる
– freee公式が提供しているため、サポートが充実している
– 無料で利用できる

デメリット:
– カスタマイズの自由度が低い
– 複雑な連携パターンには対応できない場合がある

適用例:
– 小規模企業（従業員50名以下）
– シンプルな連携パターン（工数入力→原価計算）
– 非エンジニアが運用する場合

パターンB：API連携を使用した自動化

kintoneのREST APIとfreee工数管理のAPIを使用して連携する方法です。この方法は、高いカスタマイズ性が特徴です。

メリット:
– カスタマイズの自由度が高い
– 複雑な連携パターンにも対応できる
– 既存システムとの統合が容易

デメリット:
– エンジニアの知識が必要
– 開発コストがかかる
– 運用・保守の負担が大きい

適用例:
– 中規模以上の企業（従業員50名以上）
– 複雑な連携パターン（工数入力→承認→原価計算→レポート作成）
– 既存システムとの統合が必要な場合

パターンC：連携ツールを使用した自動化

連携ツールを使用して連携する方法です。この方法は、バランスの取れた選択肢です。

メリット:
– 非エンジニアでも運用できる
– カスタマイズの自由度が中程度
– 運用・保守の負担が小さい

デメリット:
– ツールの料金がかかる場合がある
– ツールの機能制限がある場合がある

適用例:
– 中規模企業（従業員30〜100名）
– 標準的な連携パターン
– 運用コストを抑えたい場合

原価把握自動化による効果の試算

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期することで、以下のような効果が期待できます。

工数集計時間の削減

従業員50名規模の企業の場合、月間20プロジェクトの工数を集計する場合：

自動化前: 1プロジェクトあたり30分×月20プロジェクト = 月10時間
自動化後: 確認作業のみ（1プロジェクトあたり3分×月20プロジェクト）= 月1時間
削減効果: 月9時間、年間108時間
コスト削減: 時給3,000円として、年間32.4万円

原価把握の遅延改善

原価把握が平均10日遅れていた場合：

自動化前: 原価把握まで平均10日
自動化後: 工数データの連携と同時に原価計算（即日）
効果: 経営判断のスピードアップ（年間約500万円の機会損失防止）

工数データの不整合防止

月に1〜2件の工数データの不整合が発生していた場合：

自動化前: 修正作業に1件あたり1時間×月1.5件 = 月1.5時間
自動化後: 0件（自動連携により不整合を防止）
削減効果: 月1.5時間、年間18時間
コスト削減: 時給3,000円として、年間5.4万円

残業時間の削減

経理担当者1名が月20時間の残業をしている場合：

自動化前: 月20時間×時給3,000円 = 月6万円
自動化後: 月3時間×時給3,000円 = 月0.9万円
削減効果: 月5.1万円、年間61.2万円

総合的な効果

上記の効果を合計すると：

工数集計時間削減: 年間32.4万円
原価把握の遅延改善: 年間500万円（機会損失防止）
工数データの不整合防止: 年間5.4万円
残業時間削減: 年間61.2万円
合計: 年間約599万円の効果

従業員100名規模の企業では、経理担当者が2名必要になるため、効果は約2倍の約1,198万円になります。

具体的な実装手順：ステップ0〜6の完全ガイド

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するためには、以下の7つのステップを順番に実行する必要があります。ここでは、初心者の方でも理解できるよう、各ステップを詳しく解説します。

ステップ0：事前準備と要件整理

工数管理と原価把握の自動化を開始する前に、以下の準備を行います。

必要なアカウントと権限

freeeアカウント: freee工数管理のアカウントが必要です。事業所の管理者権限が必要な場合があります。
kintoneアカウント: kintoneのアカウントが必要です。cybozu.com共通管理へのアクセス権限が必要です。
工数アプリの確認: kintoneで連携する工数アプリを事前に確認します。

連携するデータの確認

連携するデータを事前に確認します。具体的には、以下のような項目があります。

工数データ: プロジェクト、作業内容、工数、日付など
プロジェクトデータ: プロジェクト名、予算工数、実績工数など
マスタデータ: 部門、役職、単価など

連携方法の選定

連携方法を選定します。以下の3つの方法から選択します。

freee for kintone: 非エンジニアでも簡単に設定できる方法
API連携: 高いカスタマイズ性が必要な場合
連携ツール: バランスの取れた選択肢

ステップ1：認証設定を行う

freeeとkintoneを連携させるためには、まず認証設定を行う必要があります。ここでは、freee for kintoneを使用した認証設定の手順を解説します。

1-1. freeeアプリストアから「freee for kintone」を追加

freee会計にログインします
アプリストアから「freee for kintone」を検索します
「追加」ボタンをクリックして、アプリを追加します

1-2. cybozu.com共通管理でOAuthクライアントを追加

kintoneのcybozu.com共通管理にログインします
「外部連携」メニューから「OAuthクライアント」を選択します
「追加」ボタンをクリックして、OAuthクライアントを追加します
クライアント名とリダイレクトエンドポイントを入力します
freee for kintoneを利用するユーザーにチェックを入れます
「保存」ボタンをクリックします

1-3. freee側で認証を許可

freee for kintoneの設定画面に戻ります
連携するfreee事業所を選択します
「認証を許可」ボタンをクリックします

1-4. kintone側で認証を許可

kintoneでログインします
freee for kintoneの認証画面が表示されます
「認証を許可」ボタンをクリックします

これで認証設定が完了します。

ステップ2：マスタ連携を行う

認証設定が完了したら、次にマスタ連携を行います。マスタ連携により、freeeのマスタデータ（部門、役職、単価など）をkintoneに連携できます。

2-1. 部門マスタの連携

freee for kintoneのメニューから「マスタの管理」を選択します
「部門」の「設定」ボタンをクリックします
部門マスタを登録するkintoneアプリを選択します
「連携」ボタンをクリックします

これで、freeeの部門マスタがkintoneに連携されます。

2-2. 役職マスタの連携

「マスタの管理」メニューから「役職」を選択します
「設定」ボタンをクリックします
役職マスタを登録するkintoneアプリを選択します
「連携」ボタンをクリックします

これで、freeeの役職マスタがkintoneに連携されます。

ステップ3：工数アプリの構築

マスタ連携が完了したら、次に工数アプリを構築します。工数アプリには、以下のようなフィールドが必要です。

3-1. 基本フィールドの設定

工数アプリには、以下のような基本フィールドを設定します。

プロジェクト: 参照フィールド（プロジェクトアプリを参照）
作業内容: テキストフィールド
工数: 数値フィールド（時間）
日付: 日付フィールド
担当者: ユーザー選択フィールド

3-2. プロセス管理の設定

工数アプリにプロセス管理を設定します。具体的には、以下のようなステータスを設定します。

下書き: 工数データを作成した状態
承認中: 工数データを承認中の状態
承認済み: 工数データが承認された状態

3-3. 承認フローの設定

プロセスの各ステップに承認者を設定します。具体的には、以下のような承認フローを設定します。

下書き→承認中: 担当者が申請
承認中→承認済み: プロジェクトマネージャーが承認

ステップ4：工数管理の連携設定

工数アプリの構築が完了したら、次に工数管理の連携設定を行います。

4-1. 工数管理の連携設定

freee for kintoneのメニューから「機能連携」を選択します
「工数管理の連携」の「設定」ボタンをクリックします
連携するkintoneアプリ（工数アプリ）を選択します
freeeの項目とkintoneのフィールドをマッピングします
プロジェクト: kintoneのプロジェクトフィールド
工数: kintoneの工数フィールド
日付: kintoneの日付フィールド
担当者: kintoneの担当者フィールド
など
「連携」ボタンをクリックします

これで、kintoneの工数データがfreee工数管理に自動連携されます。

4-2. 自動連携の条件設定

工数管理の連携設定で、自動連携の条件を設定します。具体的には、以下のような条件を設定します。

ステータスが「承認済み」の場合のみ連携: 承認が完了した工数データのみをfreeeに連携する
日付が設定されている場合のみ連携: 日付が設定されている工数データのみをfreeeに連携する

ステップ5：テスト運用を行う

連携設定が完了したら、テスト運用を行います。

5-1. テストデータの作成

kintoneでテスト用の工数データを作成します
承認フローで承認します
freeeに連携されることを確認します

5-2. 連携結果の確認

freee工数管理で工数データが正しく連携されたことを確認します
原価計算が正しく実行されることを確認します
エラーが発生していないことを確認します

5-3. エラー処理の確認

意図的にエラーを発生させます（例：必須項目を空にする）
エラーメッセージが正しく表示されることを確認します
エラー時の処理フローを確認します

ステップ6：本番運用への移行

テスト運用が成功したら、本番運用に移行します。

6-1. 本番データの移行

既存の工数データをkintoneに移行します（必要に応じて）
マスタデータを確認します

6-2. 運用体制の整備

運用マニュアルを作成します
担当者を決定します
エラー時の対応フローを整備します

6-3. モニタリングの開始

連携結果を定期的に確認します
エラーログを確認します
必要に応じて設定を調整します

実務事例と導入のポイント

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する成功事例と失敗事例、よくある課題と解決方法を紹介します。

成功事例1：従業員50名規模のIT企業

企業概要:
– 業種: IT企業（システム開発）
– 従業員数: 50名
– 月間プロジェクト数: 20プロジェクト

導入前の課題:
– 工数集計に月10時間かかっていた
– 原価把握が平均10日遅れていた
– 月に1〜2件の工数データの不整合が発生していた
– 経理担当者が月20時間の残業をしていた

導入内容:
– API連携を使用した連携
– 工数アプリとfreee工数管理の連携
– プロセス管理による承認フローの設定

導入後の効果:
– 工数集計時間が月1時間に削減（90%削減）
– 原価把握が即日に（100%改善）
– 工数データの不整合が0件に（100%防止）
– 残業時間が月3時間に削減（85%削減）
– 年間約599万円の効果を実現

導入期間: 3週間（要件整理1週間、開発2週間）

導入時の工夫:
– まず1プロジェクトでテスト運用を開始
– 2週間で効果を確認し、全プロジェクト展開
– 運用マニュアルを作成し、担当者に教育

成功事例: あるIT企業では、まず1プロジェクトでテスト運用を開始しました。2週間で効果を確認し、工数集計時間が月10時間から月1時間に削減できたことを実証しました。その後、全プロジェクト展開を行い、年間約599万円の効果を実現しました。

成功事例2：従業員100名規模のコンサルティング企業

企業概要:
– 業種: コンサルティング
– 従業員数: 100名
– 月間プロジェクト数: 30プロジェクト

導入前の課題:
– 工数集計に月15時間かかっていた
– 原価把握が平均15日遅れていた
– 月に2〜3件の工数データの不整合が発生していた
– 経理担当者2名が月40時間の残業をしていた

導入内容:
– API連携を使用した連携
– 工数アプリとfreee工数管理の連携
– 原価レポートの自動生成も実現

導入後の効果:
– 工数集計時間が月2時間に削減（87%削減）
– 原価把握が即日に（100%改善）
– 工数データの不整合が0件に（100%防止）
– 残業時間が月6時間に削減（85%削減）
– 年間約1,198万円の効果を実現

導入期間: 1ヶ月（要件整理2週間、開発2週間）

導入時の工夫:
– 既存システムとの統合を考慮した設計
– エラーハンドリングを充実させた
– 運用体制を整備し、24時間監視を実現

成功事例: あるコンサルティング企業では、API連携を使用して、工数アプリとfreee工数管理の連携を実現しました。また、原価レポートの自動生成も実現し、経営判断のスピードアップを実現しました。導入から3ヶ月で効果を実感し、年間約1,198万円の効果を実現しました。

失敗事例：システム開発企業での導入失敗

企業概要:
– 業種: システム開発
– 従業員数: 30名
– 月間プロジェクト数: 15プロジェクト

失敗の内容:
– 最初に全プロジェクト展開を試みたが、データマッピングの不備により連携エラーが多発
– kintoneのフィールド名とfreeeの項目名の不一致が原因
– エラーハンドリングが不十分で、エラーが発生しても気づかない場合があった

失敗の原因:
1. 要件整理が不十分: データマッピングを事前に確認していなかった
2. テスト運用が不十分: テストデータで十分な検証を行わなかった
3. エラーハンドリングが不十分: エラー時の処理フローを整備していなかった

対策:
1. 段階的な導入: まず1プロジェクトでテスト運用を行い、データマッピングを確認
2. 十分なテスト: テストデータで十分な検証を行い、エラーケースも確認
3. エラーハンドリングの整備: エラー時の処理フローを整備し、エラーログを監視

結果:
– 対策を実施した結果、3週間で正常に連携できるようになった
– 現在は、月間15プロジェクトの工数を自動連携し、月7.5時間の作業時間を削減

失敗事例: あるシステム開発企業では、最初に全プロジェクト展開を試みましたが、データマッピングの不備により連携エラーが多発しました。原因は、kintoneのフィールド名とfreeeの項目名の不一致でした。対策として、まず1プロジェクトでテスト運用を行い、データマッピングを確認してから全プロジェクト展開することで解決しました。

よくある課題と解決方法

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する際には、以下のような課題が発生することがあります。

課題1：データマッピングの不一致

問題: kintoneのフィールド名とfreeeの項目名が一致しないため、連携エラーが発生する

解決方法:
– 事前にデータマッピングを確認する
– フィールド名の対応表を作成する
– テストデータで十分な検証を行う

課題2：プロジェクトの紐付けが難しい

問題: kintoneのプロジェクトとfreeeのプロジェクトの紐付けが難しい

解決方法:
– プロジェクトコードを統一する
– プロジェクト名の対応表を作成する
– テストデータでプロジェクトの紐付けを確認する

課題3：APIレート制限に引っかかる

問題: freeeのAPIレート制限に引っかかって、連携が失敗する

解決方法:
– API呼び出し頻度を調整する
– バッチ処理を使用して、一度に大量のデータを連携しない
– エラーハンドリングを充実させ、リトライ処理を実装する

課題4：承認フローの設定が複雑

問題: 承認フローが複雑で、連携タイミングを設定するのが難しい

解決方法:
– プロセス管理の設定を簡素化する
– 承認済みステータスのみを連携対象にする
– 承認フローの設定を文書化する

課題5：エラー時の処理が不明確

問題: 連携エラーが発生した場合の処理フローが不明確

解決方法:
– エラーハンドリングを充実させる
– エラーログを監視する
– エラー時の処理フローを文書化する

導入時の注意点

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する際には、以下の点に注意が必要です。

データの整合性を保つ

連携を開始する前に、既存データの整合性を確認します。特に、以下の点に注意が必要です。

プロジェクトマスタの整合性: kintoneとfreeeのプロジェクトマスタが一致しているか
工数データの整合性: 過去の工数データとkintoneの工数データが一致しているか
日付データの整合性: 工数の日付が正しいか

段階的な導入を心がける

最初から全プロジェクト展開するのではなく、段階的に導入します。具体的には、以下のような手順を推奨します。

1プロジェクトでテスト運用: まず1プロジェクトでテスト運用を開始
効果の確認: 2週間〜1ヶ月で効果を確認
全プロジェクト展開: 効果が確認できたら、全プロジェクト展開

運用体制を整備する

連携を開始する前に、運用体制を整備します。具体的には、以下のような体制が必要です。

担当者の決定: 連携の運用を担当する人を決定
運用マニュアルの作成: 運用マニュアルを作成し、担当者に教育
エラー時の対応フロー: エラー時の対応フローを整備

導入後の「運用のリアル」：失敗しないためのポイント

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する仕組みを構築した後も、継続的な運用が必要です。ここでは、運用時の注意点と、失敗しないためのポイントを解説します。

日常的な運用作業

連携を開始した後は、以下のような日常的な運用作業が必要です。

連携結果の確認

毎日、連携結果を確認します。具体的には、以下の点を確認します。

連携件数: 予定通りの件数が連携されているか
エラー件数: エラーが発生していないか
連携データの整合性: 連携されたデータが正しいか

エラーログの確認

エラーログを定期的に確認します。エラーが発生した場合、以下の点を確認します。

エラーの原因: なぜエラーが発生したのか
影響範囲: どのデータに影響があるか
対応方法: どのように対応するか

データの整合性確認

定期的に、kintoneとfreeeのデータの整合性を確認します。具体的には、以下の点を確認します。

工数データ: kintoneの工数データとfreeeの工数データが一致しているか
プロジェクトデータ: kintoneとfreeeのプロジェクトマスタが一致しているか
原価データ: 原価計算が正しいか

よくある運用ミスとその回避方法

運用時には、以下のようなミスが発生することがあります。

ミス1：データマッピングの変更を忘れる

問題: kintoneのアプリ構造を変更したが、freee側のデータマッピングを更新し忘れた

回避方法:
– アプリ構造を変更する前に、データマッピングへの影響を確認
– 変更後は、必ずテストデータで連携を確認
– 変更履歴を文書化する

ミス2：承認フローの変更を忘れる

問題: 承認フローを変更したが、連携設定を更新し忘れた

回避方法:
– 承認フローを変更する前に、連携設定への影響を確認
– 変更後は、必ずテストデータで連携を確認
– 変更履歴を文書化する

ミス3：エラーログを確認しない

問題: エラーログを確認せず、エラーが発生していることに気づかない

回避方法:
– エラーログを毎日確認する習慣をつける
– エラー通知を設定する（可能な場合）
– 定期的にデータの整合性を確認する

メンテナンス時の注意点

連携システムをメンテナンスする際には、以下の点に注意が必要です。

メンテナンス前の準備

メンテナンスを開始する前に、以下の準備を行います。

バックアップの取得: 連携データのバックアップを取得
メンテナンス計画の作成: メンテナンスの計画を作成
影響範囲の確認: メンテナンスによる影響範囲を確認

メンテナンス中の対応

メンテナンス中は、以下の点に注意が必要です。

連携の停止: メンテナンス中は連携を停止する
データの整合性: メンテナンス後は、データの整合性を確認
エラーログの確認: メンテナンス後は、エラーログを確認

メンテナンス後の確認

メンテナンス後は、以下の点を確認します。

連携の再開: 連携が正常に再開されているか
データの整合性: データの整合性が保たれているか
エラーの有無: エラーが発生していないか

データバックアップの方法とタイミング

連携データのバックアップは、以下のタイミングで取得します。

日次バックアップ

毎日、連携データのバックアップを取得します。具体的には、以下のデータをバックアップします。

連携ログ: 連携の実行ログ
エラーログ: エラーの発生ログ
設定データ: 連携設定のデータ

週次バックアップ

毎週、以下のデータのバックアップを取得します。

マスタデータ: プロジェクトマスタ、部門マスタなど
連携データ: 過去1週間の連携データ

月次バックアップ

毎月、以下のデータのバックアップを取得します。

全データ: 過去1ヶ月の全データ
設定データ: 連携設定の全データ

セキュリティと統制

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する際には、セキュリティと内部統制に配慮する必要があります。ここでは、セキュリティと統制の観点から、注意すべき点を解説します。

kintoneとfreeeのセキュリティ機能

kintoneとfreeeは、それぞれセキュリティ機能を提供しています。連携を実現する際には、これらのセキュリティ機能を適切に活用することが重要です。

kintoneのセキュリティ機能

kintoneは、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。

アクセス権限の管理: アプリごとにアクセス権限を設定できる
データの暗号化: 通信データと保存データを暗号化している
監査ログの記録: データのアクセス履歴を記録している
IPアドレス制限: 特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可できる

freeeのセキュリティ機能

freeeは、以下のようなセキュリティ機能を提供しています。

アクセス権限の管理: 事業所ごとにアクセス権限を設定できる
データの暗号化: 通信データと保存データを暗号化している
監査ログの記録: データのアクセス履歴を記録している
二要素認証: ログイン時に二要素認証を設定できる

連携時のセキュリティ考慮事項

kintoneとfreeeを連携させる際には、以下のセキュリティの観点を考慮する必要があります。

アクセス権限の管理

連携を実現する際には、適切なアクセス権限の管理が必要です。

最小権限の原則: 連携に必要な最小限の権限のみを付与する
権限の定期見直し: 定期的に、アクセス権限を見直す
権限の記録: 権限の変更履歴を記録する

データの整合性確保

連携データの整合性を確保することで、セキュリティを強化できます。

データの検証: 連携データを検証する
エラーハンドリング: エラー時の処理を明確化する
データの監査: 定期的にデータを監査する

監査ログの記録

連携の実行ログを記録することで、監査に対応できます。

ログの記録項目: 実行日時、実行ユーザー、連携データ、実行結果、エラー情報などを記録する
ログの保存期間: 実行ログは1年間、エラーログは3年間、監査ログは7年間保存する（必要に応じて）

内部統制への対応

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期する際には、内部統制への対応が必要です。

承認フローの標準化

承認フローを標準化することで、内部統制を強化できます。

承認者の明確化: 承認者を明確に設定する
承認条件の明確化: 承認条件を明確に設定する
承認履歴の記録: 承認履歴を記録する

データの整合性確保

データの整合性を確保することで、内部統制を強化できます。

データの検証: 連携データを検証する
エラーハンドリング: エラー時の処理を明確化する
データの監査: 定期的にデータを監査する

よくある質問（FAQ）

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するに関するよくある質問と回答をまとめました。

Q1: 工数管理と原価把握の自動化は、どのような場合に有効ですか？

A: 工数管理と原価把握の自動化は、以下のような場合に有効です。

月間プロジェクト数が多い場合: 月間10プロジェクト以上の工数を集計する場合
原価把握が遅れている場合: 原価把握が平均5日以上遅れている場合
工数集計に時間がかかっている場合: 月間5時間以上の時間が工数集計に費やされている場合

Q2: 工数管理と原価把握の自動化に必要な費用はどのくらいですか？

A: freee for kintoneは無料で利用できます。API連携の場合は、開発費用がかかりますが、最低料金10万円～から始められます。連携ツールを使用する場合は、ツールの料金がかかります。

費用の内訳:
– freee for kintone: 無料
– API連携: 開発費用（最低10万円～）
– 連携ツール: ツールの料金（月額数千円〜数万円）

Q3: 非エンジニアでも運用できますか？

A: はい、freee for kintoneを使用すれば、非エンジニアでも運用できます。ただし、API連携の場合は、エンジニアの知識が必要です。

運用に必要な知識:
– freee for kintone: 基本的なPC操作とfreee/kintoneの操作知識
– API連携: プログラミングの知識とAPIの知識

Q4: 工数管理と原価把握の自動化で、原価把握の遅延は改善できますか？

A: はい、工数管理と原価把握の自動化により、原価把握の遅延を大幅に改善できます。工数データの連携と同時に原価計算が実行されるため、原価把握が即日で可能になります。

改善効果:
– 自動化前: 原価把握まで平均10日
– 自動化後: 工数データの連携と同時に原価計算（即日）

Q5: 工数管理と原価把握の自動化で、どのような効果が期待できますか？

A: 工数管理と原価把握の自動化により、以下のような効果が期待できます。

工数集計時間の削減: 月10時間から月1時間に削減（90%削減）
原価把握の遅延改善: 平均10日から即日に（100%改善）
工数データの不整合防止: 月1〜2件から0件に（100%防止）
残業時間の削減: 月20時間から月3時間に削減（85%削減）

Q6: 工数管理と原価把握の自動化で、セキュリティは大丈夫ですか？

A: はい、kintoneとfreeeは、それぞれセキュリティ機能を提供しています。連携を実現する際には、これらのセキュリティ機能を適切に活用することで、セキュリティを確保できます。

セキュリティ機能:
– アクセス権限の管理: 連携に必要な最小限の権限のみを付与
– データの暗号化: 通信データと保存データを暗号化
– 監査ログの記録: データのアクセス履歴を記録

Q7: 工数管理と原価把握の自動化で、カスタマイズは可能ですか？

A: はい、カスタマイズは可能です。freee for kintoneでは、基本的なカスタマイズが可能です。より高度なカスタマイズが必要な場合は、API連携を使用します。

カスタマイズの範囲:
– freee for kintone: 基本的なカスタマイズ（フィールドマッピングなど）
– API連携: 高度なカスタマイズ（複雑な連携パターンなど）

Q8: 工数管理と原価把握の自動化で、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できますか？

A: はい、工数管理と原価把握の自動化により、プロジェクトの収益性をリアルタイムで把握できます。工数データの連携と同時に原価計算が実行されるため、プロジェクトの収益性を即座に確認できます。

効果:
– リアルタイムでの原価把握: 工数データの連携と同時に原価計算
– プロジェクトの収益性の可視化: 原価レポートを自動生成
– 経営判断のスピードアップ: 原価データを即座に確認できる

まとめとCTA

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期することで、手動での転記作業を自動化し、以下のような効果を実現できます。

工数集計時間を90%削減: 月10時間から月1時間に削減
原価把握の遅延を100%改善: 平均10日から即日に改善
工数データの不整合を100%防止: 月1〜2件の不整合を0件に
年間約599万円の効果: 工数集計時間削減、原価把握の遅延改善、工数データの不整合防止、残業時間削減の合計

従業員50名規模の企業では、年間約599万円の効果が期待できます。従業員100名規模の企業では、効果は約2倍の約1,198万円になります。

まずは無料相談から始めましょう

kintoneで工数を集計しfreee工数管理と同期するためには、まず現状の課題を整理し、最適な連携方法を選定する必要があります。はてなベース株式会社では、御社の現在のkintoneアプリを見ながら、最適な連携方法を一緒に考えます。

最低料金10万円～から始められる、小規模導入にも対応した料金設定です。まずは1つのプロジェクトから始めて、効果を確認してから拡大することも可能です。要件整理からアプリ設計、連携設定まで、最低料金10万円～でサポートします。運用伴走サービスも追加可能です。

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