kintone導入で業務改善を実現: 田村直大公認会計士税理士事務所の成功事例
kintone導入で、顧客管理、業務効率、そして顧客満足度が劇的に向上！
田村直大公認会計士税理士事務所様は、顧客管理の効率化を目的にクラウド型業務アプリ構築ツール「kintone」を導入されました。その結果、業務効率化、顧客満足度向上、従業員の満足度向上など、様々な効果が得られました。本記事では、田村様から直接伺った導入背景、課題解決策、導入後の効果、そして今後の展望をご紹介します。
田村直大公認会計士税理士事務所様が抱えていた主な業務課題
- 顧客情報の管理の複雑化
顧客情報をスプレッドシートで管理しており、複数のスプレッドシートに同じ情報を何度も記載するなど、複雑なフローが発生し、情報共有が難しくなっていました。 - 定型業務の非効率性
見積書などの作成が手作業で行われており、ミスが発生していました。 - 日程調整における非効率
商談申し込みがチャットツールなどにリアルタイムで共有されず、対応が遅れることがありました。 - 顧客対応の標準化の不足
従業員の増加に伴い、商談後のフォローアップにムラがあり、顧客満足度に影響を及ぼしていました。 - 勤怠管理の非効率性
勤怠情報の管理が手間となり、正確な把握が難しい状況でした。
これらの課題は、多くの税理士事務所でも共通して抱えるものでしょう。
kintone導入による課題解決：業務効率化と顧客満足度向上
- 顧客情報の一元管理
顧客情報をスプレッドシートからkintoneへ移行し、効率的な情報更新とリアルタイムな情報共有を実現しました。kintoneのアプリ連携機能により、顧客情報の変更は他のアプリにも自動的に反映されます。 - 定型業務の自動化
見積書作成を自動化するために、freeeとkintoneを連携。議事録管理アプリ内で見積金額を自動転送し、PDF化してkintone上でダウンロードできるようにしました。 - リアルタイムな日程調整
商談申し込みが行われた際に、自動でSlackの「商談アポ」チャンネルに通知が送信される仕組みを整備。これにより、商談やアポイントメントへの迅速な対応が可能になりました。 - 顧客対応の標準化
商談後の見積りやお礼メールを自動送信する仕組みを導入。kintoneのアクションボタンを活用し、顧客対応の品質が一貫して保たれるようになりました。 - 勤怠管理の効率化
勤怠情報を自動集計し、請求書が月末にワンクリックで発行可能となりました。煩雑な勤怠管理から解放され、正確な把握ができるようになりました。
kintone導入後の効果
Q: kintoneを導入してから顧客管理はどのように変わりましたか？
田村：「kintoneを導入してから、業務がかなりスムーズになりましたよ。顧客情報をスプレッドシートからkintoneに移行したことで、情報の検索や更新が非常に迅速になりました。これまではバラバラに管理していたので、情報共有に時間がかかっていたんですが、一元管理のおかげでリアルタイムでの情報共有ができるようになり、業務の効率が格段に向上しました。」
「商談後の見積りやお礼メールの自動送信機能もとても良いと思います。これによって、顧客対応が標準化され、一貫した対応ができるようになりました。結果的に、顧客満足度が向上しています。」
Q: 顧客管理以外の点についても教えてください
田村：「見積書作成の自動化も素晴らしい効果を発揮しています。以前は手作業でやっていたのでミスが多かったんですが、freeeとkintoneの連携で、見積書が自動で作成されるようになりました。これで手間も減り、業務がかなり効率的に進むようになりました。」
「勤怠管理も大きな改善がありました。勤怠情報の自動集計と請求書のワンクリック発行が可能になったおかげで、勤怠管理がかなり楽になりましたし、正確性も向上しました。」
kintone導入後の効果まとめ
kintoneの導入により、田村様は顧客情報管理と業務自動化の各面で大幅な効率化・品質の向上を実現しました。これにより、従業員の負担が軽減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。
- 顧客情報の一元管理によるリアルタイムな情報共有
- 見積書作成の自動化によるミス削減と業務効率化
- 商談申し込みの自動通知による迅速な対応
- 顧客対応の標準化による顧客満足度向上
- 勤怠管理の効率化による業務負担軽減
今後の展望
今後は、さらなる業務改善を目指して、kintoneの活用範囲を拡大する予定です。顧客の売上高や資本金の管理、各種報告書の自動生成など、さらなる効率化と精度向上を目指します。
税理士法人や税理士事務所の皆様、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか？業務の効率化だけでなく、顧客対応の品質向上にも繋がります。