民泊や簡易宿所の運営会社では、物件が増えても経理は担当者1人と社長の2人で回している、という形をよく見かけます。清掃会社やリネンの業者への支払、消耗品の購入、修繕の発注と、物件の数だけ支払が増えるのに、それを作るのも、銀行で振り込むのも、帳簿に付けるのも同じ1人です。社長は月末に試算表を見るだけ、ということも珍しくありません。
この形のまま困るのは、誤りに気づく人がいないことです。振込先の口座番号を1桁間違えても、同じ請求書を2回払っても、作った本人が見落とせばそのまま通ります。領収書が月末に集まらず、どの物件の費用か分からない支払も残ります。担当者の注意力の問題として片付けられることではありません。1人で全部を確かめる形そのものに無理があります。
この記事では、人を増やさずに支払の誤りと漏れを防ぐ方法を書きます。軸は3つです。支払を作る人と承認する人を分けること、領収書を支払1件ごとに結び付けること、費用を物件ごとに分けることです。予約サイトからの入金の照合については、民泊の入金が予約と合わない理由と月末の照合のしかたで書いています。
少人数の経理で起きやすいこと
まず、担当者1人で経理を回しているときに起きやすいことを並べます。どれも、作る人と確かめる人が同じであることから起きます。
- 同じ請求書を2回払う。清掃会社から紙とPDFの両方で請求書が届き、別々に支払を作ってしまう
- 振込先の口座を誤る。業者から口座変更の連絡がメールで届き、確認しないまま登録を書き換える
- 領収書がそろわない。現地のスタッフが立て替えた消耗品の領収書が、月末になっても届かない
- どの物件の費用か分からない。まとめて買った備品を、物件ごとに分けずに記録してしまう
- 担当者が休むと支払が止まる。手順が本人の頭の中にしかない
2つ目の口座の書き換えは、請求書を装った詐欺の入り口にもなります。取引先を名乗るメールで振込先の変更を頼まれ、確認せずに書き換えてしまう手口です。作る人と承認する人が分かれていれば、承認する人が「この業者の口座が今月から変わっている」と気づく機会ができます。
こうしたことを防ぐのに、経理の人数を増やす必要はありません。社長が承認だけを受け持てば、2人で二重のチェックができます。そのために、社長が見るものを絞り、承認にかかる時間を短くします。
支払を作る人と、承認する人を分ける
支払の流れを、作る、承認する、振り込む、の3段に分けます。担当者が請求書から支払を作り、社長が承認し、承認された支払だけを振込のデータにします。担当者は承認されていない支払を振り込めず、社長は自分で支払を作りません。
| 段階 | 誰が | 何を確かめるか |
|---|---|---|
| 支払を作る | 経理担当 | 請求書の金額・支払期日・振込先。同じ請求書がすでに登録されていないか |
| 承認する | 社長 | 金額が相場から外れていないか。振込先の口座が前回から変わっていないか |
| 振込データを作る | 経理担当 | 承認済みの支払だけがデータに入っているか。合計金額と件数 |
| 銀行で振り込む | 経理担当（承認は銀行側でも設定できる） | 振込データの合計と、銀行の画面の合計が一致するか |
振込のデータは、銀行のインターネットバンキングに取り込める形で作ると、手入力の誤りがなくなります。多くの銀行は、全国銀行協会が定めた形式（全銀協フォーマット）の総合振込のファイルを受け付けています。総合振込は、企業が多数の振込を一度に頼むときの明細のことです。承認済みの支払だけからこのファイルを作るようにすれば、承認を経ない支払が銀行に届くことはありません。
社長の承認は、スマートフォンで済む形にしておくと止まりません。承認の画面には、金額、支払先、物件、請求書の画像、前回の支払との違いだけを出します。口座が前回と違う支払や、同じ業者に同じ金額の支払が月に2回あるものは、目立つように印を付けておくと、社長は印の付いた支払だけをじっくり見ればよくなります。
銀行のインターネットバンキングにも、振込を作る人と承認する人を分ける設定を持つものがあります。法人向けのサービスでは、担当者が振込のデータを登録し、別の利用者が承認して初めて振込が実行される形を選べることが多いので、お使いの銀行の設定を確かめてみてください。社内の承認と銀行の承認を両方そろえておけば、社内の画面を経ずに銀行で直接振込を作られた場合にも気づけます。
承認の記録は残しておきます。誰がいつ支払を作り、誰がいつ承認し、いつ振込データにしたかが後から追えれば、税務調査や銀行の融資の審査で経理の流れを聞かれたときにも答えられます。操作の履歴を残す考え方は、SaaSで経理を回していてもIT統制が要る理由でも書いています。
領収書は、支払1件ごとに結び付ける
領収書や請求書は、月末にまとめて集めようとすると必ず漏れます。支払を作るときに、その支払の証憑を1件ずつ結び付け、証憑のない支払がいくつあるかを毎週数えるようにします。数が見えていれば、誰に何を頼めばよいかがすぐに分かります。
電子で受け取った請求書や領収書は、電子のまま保存します。電子帳簿保存法により、2024年1月からは、メールで届いたPDFや、ウェブサイトからダウンロードした領収書などの電子取引のデータを、紙に印刷して保存するだけでは足りなくなりました。国税庁の資料によると、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務署からデータのダウンロードを求められたときに応じられるようにしておけば、検索の要件は求められません。予約サイトの精算明細や、清掃会社から届くPDFの請求書もこの対象です。
| 証憑 | よくある受け取り方 | 保存のしかた |
|---|---|---|
| 清掃・リネンの請求書 | メールでPDF | データのまま保存し、支払に結び付ける |
| 消耗品の購入 | 通販サイトのダウンロード、店頭のレシート | ダウンロードしたデータはそのまま、紙のレシートは撮影か原本 |
| 修繕の見積書・請求書 | 紙、またはPDF | 受け取った形に合わせて保存。見積と請求を並べて確かめる |
| 予約サイトの精算明細・手数料の請求書 | 管理画面からのダウンロード | 毎月ダウンロードしてデータのまま保存 |
証憑を結び付けるときは、適格請求書の登録番号も確かめます。取引先が適格請求書発行事業者かどうかで、仕入税額控除の扱いが変わるためです。インボイス制度の確かめ方はインボイス制度の最終チェックリストに、請求書の読み取りから仕訳の下書きまでを自動にする例は請求書のOCRから仕訳までを自動化する記事にまとめています。
立て替えた人に提出を頼むときは、未提出の支払の一覧と、提出の期限を添えて送ると返事が早くなります。例えば現地スタッフ3人に未提出が合わせて12件あるなら、人ごとに件数と金額を出し、それぞれに自分の分だけを送ります。全員に同じ一覧を送ると、誰が出すべきかがぼやけて返事が遅れます。
費用を物件ごとに分けると、見えるもの
民泊の経理で、もう1つ欠かせないのが物件ごとの集計です。売上は予約ごとに物件が決まっていますが、費用は放っておくと会社全体の数字に混ざります。清掃費、リネン代、消耗品、修繕費、光熱費を物件ごとに付けておけば、どの物件が利益を出していて、どの物件が赤字かを月ごとに見られます。
難しいのは、複数の物件にまたがる費用です。まとめて買ったタオルや洗剤、複数の物件を回る清掃スタッフの交通費、予約管理システムの月額料金などは、1つの物件に寄せると数字がゆがみます。物件ごとの泊数で分ける、部屋数で分ける、といった分け方をあらかじめ決めておき、毎月同じ方法で分けます。例えば共通の消耗品が月30,000円で、A棟が40泊、B棟が20泊なら、A棟に20,000円、B棟に10,000円を付けます。分け方を毎月変えると、物件ごとの損益を月で比べられなくなるので、決めた方法は書き残しておきます。
住宅宿泊事業法で届け出た民泊は、人を泊められる日数が1年に180日までと決められています。この1年は4月1日の正午から翌年4月1日の正午までです。180日の上限がある物件と、旅館業の許可を取って上限のない物件とでは、同じ稼働率でも売上の伸びしろが違います。物件ごとの損益を見ていれば、上限に近づいた物件の費用をどう抑えるか、あるいは旅館業の許可を取り直すかといった判断の材料になります。
住宅宿泊事業者は、届け出た住宅ごとに、2・4・6・8・10・12月の15日までに、前の2か月分の宿泊日数、宿泊者数、延べ宿泊者数、国籍別の内訳を都道府県知事などへ報告する義務もあります。この報告に使う数字は、売上の照合で使う予約一覧から出せます。経理と報告で別々に数えると数字が食い違うので、同じ予約一覧から両方を出すようにしておくと、報告の手間も減ります。
月の締めも、社長の承認で終える
支払と同じように、月の締めも作る人と承認する人を分けます。担当者は予約サイトごとの売上と入金の差の表を作り、差のすべてに理由を書いて社長に出します。社長が承認した月だけを会計ソフトへ仕訳として送るようにすれば、確かめていない数字が帳簿に入ることはありません。
社長が見るのは、差の理由と、先月から大きく動いた数字です。細かい明細までは追いません。例えば、ある予約サイトの手数料が先月より2割増えていれば、料率の変更か、予約が増えただけかを担当者に聞けば済みます。照合の表の作り方は、民泊の入金が予約と合わない理由と月末の照合のしかたで詳しく書きました。
| 社長が承認するもの | 承認の前に見る点 | かかる時間の目安 |
|---|---|---|
| 支払（振込） | 金額、支払先、口座の変更の有無、証憑の有無 | 1件数十秒。印の付いたものだけ詳しく見る |
| 月次の照合 | 予約サイトごとの差と、その理由 | 月に1回、15分ほど |
| 会計ソフトへの仕訳 | 照合が承認済みであること | 照合を承認すれば出力できる形にしておく |
表の時間はあくまで目安ですが、社長の仕事を承認に絞れば、毎月かかる時間は大きくありません。その代わり、経理担当が1人で抱えていた確認のうち、支払と締めの可否を決める部分を社長が引き受けることになります。
仕組みにするときの進め方
ここまでのことは、表計算とメールでも始められます。支払の一覧に「作成者」「承認者」「証憑」の列を足し、社長が承認した行だけを振込に回す、という運用からでも効果はあります。まずはこの運用を1か月続けて、どこで止まるかを確かめてください。
- 支払の一覧に、作成者・承認者・証憑の有無・物件の列を足す
- 振込は、社長が承認した行だけから作ると決める
- 証憑のない支払の件数を、毎週数えて担当者に知らせる
- 月末に、予約サイトごとの差の表を作り、社長が承認する
- 1か月回して、時間がかかった作業と漏れた作業を書き出す
1か月回すと、手作業のままでは回らないところが見えてきます。物件や予約サイトが増えて明細の取り込みに時間がかかる、振込データを手で作るのが怖い、承認がメールに埋もれる、といったところです。そこから先は、明細の取り込み、振込データの作成、承認の画面を仕組みにすると、少人数のまま締めを早められます。経理の仕組みを試作から本番へ移した手順は経理業務を試作から本番へ移した手順で書いています。
はてなベースでは、民泊・簡易宿所の運営会社向けに、入金の照合、支払と証憑、社長の承認を通した振込データ、会計ソフトへの仕訳までを1つの画面で締める仕組みを作っています。予約管理システム、銀行、会計ソフトはお使いのものに合わせ、公認会計士と税理士が仕訳と証憑の扱いを決めます。画面の例は民泊の売上入金管理のページでご覧いただけます。
少人数の経理で、承認と証憑の流れを作りたい方へ
今の支払と締めの流れを伺い、作る人と承認する人を分けた画面を操作しながらご説明します。お使いの銀行と会計ソフトに合わせて組み立てます。